Penggunaan aplikasi HR untuk membantu kerja divisi HR kini semakin populer digunakan. Dengan cepatnya arus informasi dan meningkatnya penggunaan teknologi, pekerjaan divisi HR lebih difokuskan pada penyusunan rencana pengembangan dan meningkatkan kualitas karyawan. Hal ini tentu memerlukan banyak waktu sehingga diperlukan perangkat untuk menciptakan waktu yang dibutuhkan ini.

Bagian HR sendiri termasuk dari salah satu bagian paling sibuk yang ada di suatu perusahaan. Bukan hanya kuantitas pekerjaannya yang memang tergolong banyak, bagian HR juga bertanggung jawab atas seluruh anggota dan staf perusahaan. Peningkatan kinerja, kontrol absensi, pembagian jadwal kerja dan peningkatan kualitas kinerja karyawan jadi beberapa tugas utama dari bagian ini.

Dahulu, setiap pekerjaan ini harus dilakukan secara manual. Teknologi yang digunakan sebatas membantu komputasi dengan menggunakan spreadsheet saja. Memang terbilang sudah banyak membantu, karena bisa memproses banyak data yang serupa lebih praktis. Namun demikian, seiring bertambahnya pekerjaan yang ada, bagian ini perlu perangkat yang lebih mutakhir.

Disinilah aplikasi HR hadir dan memberikan perannya. Aplikasi ini tidak hanya membantu satu atau dua pekerjaan bagian HR saja, namun hampir mencakup seluruh jobdesc dari bagian HR sendiri. Hal ini memungkinkan HR memiliki waktu yang lebih banyak untuk menyusun langkah strategis terkait tenaga yang dimiliki perusahaan.

1. Alokasi Waktu untuk Pekerjaan Redundan

   Tidak bisa dipungkiri, pekerjaan HR sebenarnya banyak yang bisa dibilang cenderung redundan. Misalnya saja dalam penghitungan gaji, rekapitulasi absensi dan penghitungan lembur, pembayaran asuransi dan pajak penghasilan, serta perhitungan dan penjadwalan cuti untuk karyawan. Meski redundan, pekerjaan ini akan menghabiskan waktu yang tidak sedikit untuk diselesaikan.

   Di luar pekerjaan redundan tersebut, staf HR masih harus memikirkan strategi untuk meningkatkan kinjerja karyawan, menganalisa performa setiap divisi dan anggotanya serta menyusun langkah agar karyawan dapat merasa nyaman ketika bekerja. Dengan waktu kerja yang sama dengan setiap bagian lain, tanggung jawab HR menjadi sangat banyak.

   Aplikasi HR hadir untuk membantu HR menyelesaikan berbagai pekerjaan redundan tersebut agar staf HR dapat fokus ke urusan lebih penting. Setiap keperluan administrasi bisa dikelola oleh sistem yang ada dan disesuaikan dengan keperluan perusahaan. Waktu yang tadinya termakan akibat proses administrasi, bisa dipangkas dan digunakan lebih maksimal.

2. Peningkatan Kinerja dengan Data

   Penyusunan rencana atau strategi pengembangan setiap SDM yang dimiliki, memerlukan data yang jelas dan akurat terkait performa setiap karyawan. Pencatatan performa mau tidak mau harus dilakukan, agar bagian HR memiliki rekam jejak jelas performa setiap karyawan untuk menyusun cara meningkatkan kinerja karyawan secara umum.

   Data yang diperlukan kemudian akan berkutat pada tingkat produktivitas karyawan, jumlah jam kerja dan lembur, jumlah cuti yang diambil, serta tingkat kepuasan karyawan ketika bekerja di perusahaan tersebut. Setiap variabel ini perlu diketahui secara akurat, agar langkah yang direncanakan oleh bagian HR bisa tepat sasaran.

   Lalu bagaimana cara mendapatkan data ini secara akurat? Apakah dengan memberikan kuesioner detail? Atau dengan pengamatan orang per orang yang ada di perusahaan?

   Penyebaran kuesioner memang dapat merekam data tersebut, tapi penyebaran dan pengisiannya akan memakan waktu yang justru bisa menurunkan produktivitas karyawan. Sedangkan cara lain seperti pengamatan satu per satu, akan memakan banyak tenaga serta waktu untuk pelaksanaannya. Disinilah aplikasi HR memberikan perannya.

   Perekaman setiap variabel tersebut bisa dilakukan secara otomatis. Nantinya setiap absensi atau output yang dihasilkan karyawan akan terekam secara otomatis dengan berdasar laporan karyawan secara mandiri. Aplikasi semacam ini juga memungkinkan perusahaan memberikan pertanyaan secara langsung pada karyawan secara interaktif sehingga perekaman data bisa dilakukan lebih fleksibel tanpa mengganggu jam kerja  karyawan.

3. Software Bernilai Tinggi

   Dikatakan demikian karena sejatinya aplikasi ini tidak hanya membantu seputar administrasi harian saja, namun juga memiliki banyak fitur lain. Perekaman kenaikan jabatan, perubahan besaran pajak dan iuran wajib, serta data lain terkait karyawan akan tersimpan pada database yang disediakan oleh penyedia layanannya.

   Hal ini penting karena selanjutnya database akan berisi informasi lengkap terkait seluruh data karyawan. Database ini bisa digunakan oleh setiap bagian di luar HR, sebagai acuan data tunggal. Data yang aktual akan membuat penyusunan langkah strategis menjadi lebih valid dan tepat sasaran. Secara tidak langsung, akan meningkatkan kualitas perusahaan secara umum.

Penggunaan aplikasi HR untuk membantu kerja bagian HR sendiri memang menunjukkan bukti nyata. Naiknya efektivitas kerja bagian HR memungkinkan bagian ini memberikan output strategi dan kebijakan yang lebih tepat sasaran demi tercapainya target perusahaan. Talenta, sebagai salah satu aplikasi terpadu, merupakan pilihan yang sangat tepat. Selain tampilannya yang modern, Talenta juga memiliki fitur lengkap, sehingga perusahaan tak perlu lagi menggunakan software lain untuk mengelola SDM yang dimiliki. Jadi tunggu apalagi? Daftarkan perusahaan Anda di Talenta sekarang juga!