Mengetahui secara akurat data kehadiran setiap karyawan yang dimiliki perusahaan penting untuk pengelolaan SDM secara keseluruhan. Akurasi ini harus dapat dipertanggungjawabkan, sebab akan menjadi dasar penyusunan keputusan strategis perusahaan terkait SDM yang dimiliki. Penggunaan software absensi kemudian dianggap jadi solusi untuk akurasi data ini.

Sebelum adanya software semacam ini, perusahaan mengandalkan sistem absensi menggunakan mesin. Wujudnya beragam, mulai dari mesin absensi sidik jari hingga yang paling canggih adalah pemindai retina mata. Tentu saja di satu sisi terdapat kelebihan, karena data yang terekam akan valid. Namun demikian cara ini juga memiliki kekurangan.

Utamanya adalah mengenai sisi praktis dari pelaksanaan absensi oleh SDM yang dimiliki. Secanggih apapun mesin yang digunakan, tetap ada keterikatan sistem dengan mesin atau alat secara fisik. Secara langsung sistem ini memerlukan pengadaan mesin yang digunakan, pada setiap pos yang ditunjuk sebagai lokasi absensi.

Analisa ini yang mendasari munculnya penggunaan software absensi pada sistem absensi untuk perusahaan. Meski sama-sama memerlukan alat, namun basis operasional sistem absensi ini berada pada cloudstore, yang terhubung pada smartphone setiap karyawan. Alokasi dana yang digunakan untuk menyediakan mesin atau alat, bisa dipangkas cukup signifikan.

Jenis dari software semacam ini juga sangat banyak. Dalam menentukan pilihan, tentu harus mempertimbangkan beberapa hal. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan ketika memilih software yang tepat adalah sebagai berikut.

1. Kebutuhan Perusahaan secara Umum

   Pertama dan utama, perusahaan harus memahami benar software seperti apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Apakah cukup hanya dengan software yang dapat mengakomodir kepentingan absen masuk dan keluar saja? Atau yang lengkap dengan pencatatan lembur? Atau yang terhubung pada satu database tunggal yang terintegrasi dengan fitur lainnya?

   Memang tidak setiap perusahaan memerlukan fitur yang terlalu banyak karena posisi software ini sendiri juga berbeda pada setiap perusahaan. Pilih program yang paling tepat dengan kebutuhan perusahaan, agar penggunaan software ini bisa efektif dan efisien. Tidak ada software yang baik jika tidak digunakan dengan maksimal bukan?

2. Kelengkapan Fitur

   Ketersediaan fitur yang lengkap, akan menunjang aktivitas perekaman absensi yang dilakukan oleh karyawan. Hal ini memungkinkan perusahaan mendapatkan data yang valid terkait banyak hal, mulai dari absen masuk, absen keluar, lembur, cuti berbayar, hingga pekerjaan yang harus dilakukan di luar area perusahaan atau karyawan yang bekerja remote.

   Fitur yang wajib ada tentu yang berhubungan dengan perekaman absensi masuk dan keluar serta lembut. Fitur absensi karyawan remote bisa jadi tambahan yang berguna ketika perusahaan menerapkan cara kerja ini. Selain itu sebagai fitur validasi data, laporan absensi menggunakan foto terbaru juga bisa jadi konfirmasi absensi yang sangat valid ketika karyawan bekerja di luar area kantor.

3. Pengalaman dan Rekam Jejak

   Ketika memilih satu produk software tentu perusahaan juga harus melihat rekam jejak dari software tersebut. Pilihan harus ditentukan dari pertimbangan logis, apakah layanan yang akan dipilih telah berpengalaman atau masih dalam taraf entry level. Untuk perusahaan yang memerlukan software absensi yang solid, sangat disarankan untuk memilih yang sudah berpengalaman.

   Ketika software tersebut sudah digunakan oleh berbagai perusahaan lain, tentu ini menjadi bukti nyata bahwa software tersebut dapat diandalkan. Cermati rekam jejak setiap pilihan yang ada, dan ambil yang memiliki rekam jejak paling baik. Logikanya jika layanan tersebut tidak solid, perusahaan besar tidak akan mempercayakan kepentingannya pada layanan tersebut.

4. Service Penyedia Software

   Tidak sedikit penyedia layanan software absensi kerja yang memiliki produk solid, namun tidak memiliki cara pelayanan yang baik. Kedua faktor ini harus menjadi syarat utama demi lancarnya operasional perusahaan ketika menggunakan software yang dipilih. Jika hanya memiliki salah satunya saja, maka potensi terjadinya gangguan akan senantiasa muncul dan menghambat kinerja perusahaan.

   Lakukan penelitian kecil terkait software yang akan digunakan. Cari tahu apakah software tersebut menawarkan demo sebelum melakukan pembelian dan kerjasama. Selain itu, penting untuk memastikan bahwa software tersebut juga memiliki jaminan pendampingan dan layanan pelanggan bilamana terjadi kesulitan dikemudian hari.

   Dengan memastikan kedua hal tersebut, perusahan setidaknya tidak akan membeli ‘kucing dalam karung’. Perusahaan akan lebih memahami operasional dan fitur yang ditawarkan, sehingga dapat menilai apakah software ini cocok atau tidak dengan keperluan perusahaan dalam hal software absensi yang akan digunakan.

Mekari Talenta, merupakan salah satu penyedia layanan software absensi yang memiliki produk solid dan layanan baik. Terbukti telah digunakan berbagai perusahaan besar sebagai partner kerja, Talenta menjadi salah satu penyedia layanan software paling dipercaya di Indonesia. Selain software terkait absensi, Talenta juga menyediakan berbagai fitur lain yang akan sangat berguna untuk boosting kinerja bagian HRD untuk output yang lebih maksimal. Untuk selengkapnya hubungi tim Talenta di sini sekarang!