Pekerjaan tim HR dapat dikatakan kompleks karena tidak hanya pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia saja. Tapi juga harus mengolah data-data administrasi yang berkaitan dengan karyawan perusahaan. Keduanya sama-sama penting bagi perusahaan karena menyangkut karyawan sebagai penggerak berjalannya perusahaan. Maka tidak heran jika Anda dituntut melaksanakan semua tugas tersebut secara maksimal. Sebisa mungkin tidak ada kesalahan.

Dewasa ini banyak HR yang mulai menggunakan aplikasi HR untuk membantu tugas administrasi karyawan. Aplikasi yang digunakan beragam. Mulai dari aplikasi dasar hingga aplikasi yang lebih kompleks namun dapat mencakup berbagai pekerjaan sekaligus. Aplikasi yang sering digunakan adalah aplikasi HR berbasis cloud. Aplikasi cloud HR adalah software penyimpanan data yang memungkinkan penggunanya untuk menghemat ruang data di PC atau laptop karena data sudah disimpan dalam server cloud yang digunakan.

Namun banyak juga tim HR yang masih bertahan dengan bantuan aplikasi dasar seperti Spreadsheet, Ms. Excel, dan sebagainya. Biasanya karena alasan biaya yang memberatkan perusahaan. Padahal manfaat yang dirasakan akan lebih besar. Maka jika Anda termasuk dalam tim HR yang masih ragu dengan keunggulan aplikasi HR berbasis cloud, ada baiknya Anda menyimak alasan aplikasi HR masih lebih baik daripada aplikasi HR biasa berikut ini.

1. Tanpa Biaya Perawatan Alat

   Ketika Anda sudah menggunakan aplikasi cloud HR, biasanya Anda tidak akan dikenakan biaya server dan biaya pemeliharaan. Karena hal tersebut sudah termasuk dalam harga untuk berlangganan. Artinya perusahaan hanya melakukan pembayaran satu kali di awal pendaftaran atau berlangganan. Anda juga tidak akan direpotkan dengan upgrade software secara berkala seperti ketika Anda masih menggunakan aplikasi HR biasa atau aplikasi dasar. Sebagai contoh, Anda tentu akan memperbarui Ms. Excel yang Anda gunakan untuk mendapatkan pelayanan maksimal. Contoh lainnya jika Anda menggunakan aplikasi HR jenis On-Premise HR Software. Anda juga harus mengeluarkan biaya, meskipun lebih murah daripada cloud HR. Namun proses update aplikasinya lebih susah.

   Sedangkan jika menggunakan aplikasi cloud HR, Anda tidak memerlukan hal semacam ini. Selain itu, perusahaan juga tidak perlu menyediakan bidang khusus untuk mengurusi aplikasi ini, misal tim IT. Karena tim penyedia aplikasi sudah mengurus kenyamanan Anda sebagai pelanggan mereka. Lebih mudah bukan?

2. Data Lebih Aman

   Cloud HR dapat memastikan keamanan data Anda karena ketika data sudah disimpan atau diunggah ke dalam server, file tersebut akan disana selamanya. Server yang digunakan pun memiliki keamanan dengan tingkat tinggi. Dengan fitur enkripsi file, data-data tertentu hanya akan terlihat dan dapat dibaca oleh orang atau pihak tertentu, misal pimpinan perusahaan.

   Kemudian Anda juga dapat menghindari resiko-resiko seperti kerusakan data karena human error yang tidak terduga. Misal, ketidaksengajaan Anda atau karyawan lain yang me-reset komputer, dan sebagainya. Kasus lain bisa terjadi jika menggunakan aplikasi penyimpanan data secara tradisional dengan server yang hanya bergantung pada daya listrik. Ketika terjadi mati listrik mendadak, server bisa down dan data yang sedang dikerjakan dapat hilang.

3. Mempermudah Self-Service Karyawan

   Alasan yang tidak kalah penting adalah dibutuhkannya aplikasi ini oleh para karyawan. Apalagi karyawan masa kini yang lebih suka jika semuanya praktis dan dapat diakses dengan gawai masing-masing di mana pun dan kapan pun. Para karyawan dapat melakukan absensi dan mengajukan cuti secara online. Sehingga manajemen cuti mereka juga akan lebih baik dan secara langsung tidak akan mempengaruhi kinerja mereka. Jika kinerja karyawan memiliki tingkat kepuasan yang baik, produktivitas perusahaan juga akan meningkat.

   Hal ini juga dapat meningkatkan komunikasi antara karyawan dan atasan mereka dalam perusahaan. Karena mereka akan lebih mudah mengakses informasi terkait pekerjaan atau program pengembangan skill yang Anda buat melalui akun masing-masing. Mereka juga dapat melakukan evaluasi bagi perusahaan melalui akun tersebut. Sehingga komunikasi terjadi secara 2 arah.

4. Sistem Pelaporan Terintegrasi

   Karena aplikasi HR jenis ini sudah mencakup hampir semua data karyawan Anda, Anda dapat mengerjakan semua laporan bulanan HR secara tersistem dan sekaligus pengerjaannya. Salah satu contohnya, hanya dari data kehadiran karyawan saja, Anda dapat membuat laporan absensi, laporan gaji, dan laporan cuti karyawan. Sehingga Anda tidak memerlukan banyak waktu untuk memastikan akurasi data dari laporan-laporan tersebut. Karena hanya dengan memastikan keakuratan data kehadiran, Anda sudah hampir dapat memastikan keakuratan laporan bulanan.

   Ketika data dan laporan bulanan tertib dan mudah dibaca, Anda atau manajer dari bagian lain akan mudah pula mengambil keputusan karena semua data ada dalam 1 wadah dan sudah terolah. Selain itu juga akan membantu perusahaan melakukan evaluasi kinerja keuangan.

Penjelasan diatas seharusnya sudah cukup bagi Anda untuk membuat Anda mempertimbangkan aplikasi HR berbasis cloud sebagai alat pengolah data karyawan perusahaan. Alasan-alasan diatas menunjukkan bahwa manfaat yang didapat dari teknologi ini tidak hanya Anda rasakan, namun juga karyawan dan perusahaan. Mekari Talenta menjadi salah satu aplikasi HR berbasis cloud yang terbaik di Indonesia. Yuk coba dengan hubungi tim Talenta di sini.