Hingga saat ini pertanyaan terkait bagaimana cara perhitungan masa kerja karyawan yang seharusnya masih menjadi pertanyaan yang sering ditanyakan. Apakah dihitung saat pertama kali karyawan masuk sebagai karyawan PKWT seperti status kontrak, status percobaan atau status harian. Atau akan dihitung saat karyawan sudah diangkat menjadi karyawan PKWTT, yaitu dengan status karyawan tetap. Karena perhitungan masa kerja karyawan dapat menentukan besar kecilnya tunjangan yang akan diperoleh, maka setiap perusahaan memiliki kewajiban untuk memberikan informasi terkait hal ini kepada seluruh karyawannya. Biasanya tugas ini dilakukan oleh HRD perusahaan, dengan cara memberikan sosialisasi kepada seluruh karyawan atau memberikan penjelasan kepada karyawan saat pertama kali masuk kerja. Itulah mengapa tim HRD perusahaan harus mengetahui dan memahami bagaimana cara menghitung masa kerja karyawan menurut Undang-undang yang berlaku.

1. Masa Kerja Menurut Undang-undang Ketenagakerjaan

   Perhitungan masa kerja karyawan dihitung sejak pertama kali terjadinya hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan, berdasarkan Perjanjian Kerja. Ketentuan ini telah diatur di dalam Pasal 50 Undang-Undang nomor 13 tahun 2003, yaitu “Hubungan kerja terjadi karena adanya perjanjian kerja antara pihak pengusaha dan pekerja/buruh”. Selanjutnya di dalam Pasal 1 angka 14, dijelaskan bahwa “Perjanjian Kerja adalah perjanjian antara pihak pengusaha atau pemberi kerja dengan pekerja/buruh yang memuat syarat-syarat kerja, hak serta kewajiban para pihak”. Kemudian di dalam Pasal 56 ayat 1, dijelaskan juga bahwa “Perjanjian Kerja dibuat untuk jangka waktu tertentu atau untuk jangka waktu tidak tertentu”,

   Jadi, setiap karyawan yang diangkat sebagai karyawan tetap selama masih berada di dalam 1 perusahaan yang sama, maka perhitungan masa kerjanya adalah semenjak pertama kali terjadinya hubungan kerja antara perusahaan dengan karyawan. Yaitu saat karyawan yang bersangkutan bergabung pertama kali di perusahaan sebagai karyawan dengan perjanjian PKWT.

2. Ketentuan Masa Kerja Bagi Karyawan Swasta

   Memang tidak ada satupun pasal di dalam Undang-undang Ketenagakerjaan tentang masa kerja yang wajib dihitung sejak hari pertama kerja untuk karyawan swasta. Tidak seperti PNS, di mana menurut Undang-undang Pensiun PNS disebutkan masa kerja sejak mulai bekerja (baik tetap, temporer atau lainnya) dan digaji dengan APBN. Pada Pasal 1 ayat 15 Undang-undang nomor 13 Tahun 2003, tentang Hubungan Kerja diatur secara jelas bahwa hubungan kerja itu muncul karena adanya Perjanjian Kerja. Perjanjian Kerja yang dimaksud adalah karena adanya unsur-unsur seperti di bawah ini:

   1. Perintah.
   2. Upah atau gaji.
   3.  Adanya pekerjaan yang diperjanjikan.

3. Masa Kerja Karyawan PKWTT/Permanen

   Menurut Pasal 60 ayat (2) Undang-undang nomor 13 tahun 2003, PKWTT atau karyawan permanen dapat mensyaratkan adanya masa percobaan paling lama 3 bulan. Oleh karena itu, masa kerja bagi karyawan PKWTT atau permanen akan dihitung atau dimulai sejak tanggal selesainya masa percobaan sebagaimana tercantum dalam Perjanjian Kerja. Atau sejak tanggal yang tertulis di dalam surat pengangkatan bagi karyawan yang bersangkutan. Namun, terkadang ada kalanya Perjanjian Kerja tidak dibuat secara tertulis. Dalam hal PKWTT dibuat secara lisan, maka pihak perusahaan wajib membuat surat pengangkatan bagi karyawan yang bersangkutan. Dan status permanen karyawan yang bersangkutan tersebut terhitung sejak tanggal pengangkatan yang tercantum di dalam surat pengangkatan tersebut.

   Di dalam praktiknya, terkadang karyawan pada mulanya akan dipekerjakan sebagai karyawan dengan perjanjian PKWT atau kontrak. Namun, kemudian oleh perusahaan akan diangkat menjadi karyawan PKWTT/permanen. Sebelum diangkat menjadi karyawan permanen, perusahaan dapat mensyaratkan karyawan tersebut untuk melalui masa percobaan. Dengan begitu, ketentuan yang sama juga berlaku. Yaitu masa kerja permanen terhitung sejak diangkatnya karyawan tersebut (sesuai dengan yang tercantum di dalam surat pengangkatan) menjadi pekerja permanen. Jadi, masa kerja karyawan terhitung sejak tanggal selesainya masa percobaan. Sebagaimana yang tercantum di dalam Perjanjian Kerja atau sejak tanggal pengangkatan dalam surat pengangkatan menjadi karyawan PKWTT. Bukan terhitung dari hari pertama karyawan yang bersangkutan bekerja dalam masa percobaan.

4. Masa Kerja PKWT/Karyawan Kontrak

   Masa kerja bagi karyawan kontrak akan dihitung mulai dari tanggal kontrak yang pertama kali dilakukan. Jika karyawan kontrak di PHK ketika karyawan tersebut dalam status PKWT dan bukan atas kesalahan karyawan. Maka perusahaan wajib membayarkan upah penuh untuk periode yang belum dijalani. Ketentuan ini dapat dilihat pada Pasal 62 Undang-undang nomor 13 tahun 2003. Pembayaran upah tersebut bukan merupakan pembayaran uang pesangon. Kemudian jika status hubungan kerja telah berubah menjadi PKWTT, ketentuan tentang uang pesangon dapat dilihat pada Pasal 156 Undang-undang nomor 13 tahun 2003.

Semakin lama masa kerja karyawan di sebuah perusahaan, maka semakin besar pula jumlah gaji yang akan karyawan terima. Itulah mengapa perhitungan masa kerja harus dipahami dengan baik agar terhindar dari kesalahan dalam pemberian gaji kepada karyawan. Dengan begitu hubungan antara perusahaan dengan karyawan dapat terus terjaga. Sehingga setiap karyawan dapat memberikan kontribusi penuh terhadap kemajuan perusahaan. Penggunaan software khusus HRD dapat membantu tim HRD di perusahaan Anda agar dapat mengelola administrasi karyawan secara lebih akurat. Gunakan software HR Sleekr sekarang juga! Dengan menggunakan software HR Talenta, absensi dan cuti karyawan dapat dilakukan secara online, proses penggajian atau payroll dapat dilakukan dengan mudah, dan masih banyak lagi. Ketahui lebih lanjut dan coba sekarang!