Employee Self Service (ESS) merupakan sebuah sistem teknologi yang memungkinkan karyawan dapat melihat data pegawai, data kehadiran, data gaji, data HRD lainya, serta pengajuan cuti atau ijin secara mandiri. Konsep ESS ini telah diperkenalkan pada awal tahun 2000 oleh beberapa perusahaan di Amerika Serikat. Konsep ini muncul bertujuan untuk mempermudah proses input administrasi HRD.

Proses permintaan data dan pengajuan ijin yang semula dilakukan secara manual melalui form cetak yang diajukan kepada admin HRD, lalu admin HRD melakukan input ke dalam sistem, kini proses tersebut dipercepat dengan proses penginputan data secara elektronik melalui portal. Dengan adanya sistem ESS, maka dapat memangkas proses administrasi lebih cepat karena input ke dalam sistem yang dulunya dilakukan oleh admin kini dapat dilakukan oleh tiap karyawan sendiri dengan mudah. Aplikasi HRIS yang berbasis mobile apps memegang peranan penting untuk ESS di perusahaan. Ketahui penjelasan selengkapnya di bawah ini.

1. Pentingnya Mobile Apps untuk ESS

   Penerapan ESS dalam bentuk mobile apps telah populer dalam kurun waktu 5 tahun terakhir dan akan semakin populer dalam jangka waktu 5 hingga 10 tahun mendatang. Perkembangan teknologi yang sangat cepat ini harus disadari oleh setiap perusahaan. Update teknologi seperti ESS berbasis mobile apps akan meningkatkan kinerja karyawan perusahaan secara tidak langsung. Ada beberapa manfaat yang akan dirasakan dengan penerapan aplikasi ESS berbasis mobile apps, yaitu:

   1. Aplikasi ESS berbasis mobile apps dapat mengurangi kebutuhan karyawan atas akses aplikasi desktop, menginput manual form kertas atau mengirim email kepada bagian HRD. Dengan menggunakan ESS berbasis mobile apps, setiap karyawan dapat dengan mudah mengajukan permohonan izin atau cuti dan mengakses data kepegawaian mereka secara langsung melalui smartphone mereka masing-masing.
   2. Keuntungan menggunakan ESS berbasis mobile apps lainnya adalah proses penginputan transaksi dapat dilakukan secara lebih cepat dan real-time.  Dengan kecepatan ini, maka HRD dapat melakukan pengambilan keputusan dengan cepat tanpa harus menunggu email atau form kertas atau manual disampaikan.
   3. Aplikasi ESS berbasis mobile apps sangat nyaman dan cepat untuk digunakan.  Dengan performa yang dihasilkan oleh aplikasi ini, bagian HR dapat menghemat waktu lebih banyak.  Dengan begitu, bagian HR akan lebih fokus untuk melakukan hal lain yang lebih bermanfaat.
   4. Aplikasi mobile apps telah didesain dengan tampilan yang intuitive dan sesuai dengan pengalaman para pengguna. Karena layar yang terbatas, aplikasi ini didesain dengan tampilan sederhana tapi juga mampu mengakomodasi kebutuhan pengguna.  Karena tampilan yang sederhana tersebut, informasi yang diinputkan ke dalam aplikasi akan menjadi lebih mudah dan pengalaman pengguna untuk melakukan input informasi yang akurat akan semakin tinggi.

2. Memilih Aplikasi HRIS Terbaik

   Dalam rangka mengelola SDM dalam sebuah perusahaan, ada berbagai macam aplikasi HRIS dengan fitur yang hampir sama namun dengan harga yang sangat bervariasi. Agar Anda tidak merasa bingung dalam menentukan pilihan, berikut ini beberapa tips memilih aplikasi HRIS terbaik yang perlu Anda ketahui.

   1. Pastikan fitur aplikasi HRIS yang Anda pilih lengkap. Anda perlu melakukan sebuah riset kecil untuk memastikan bahwa Anda akan mendapatkan satu aplikasi HRIS dengan fitur terlengkap. Pastinya Anda harus membandingkan beberapa aplikasi dengan mengulik informasi pada website mereka.

   2. Pastikan Anda mendapatkan free demo. Jika dengan melihat fitur-fitur pada situs website belum membuat Anda mengerti betul cara kerja aplikasi tersebut, pastikan mereka memberikan free demo. Dengan demo, Anda akan lebih memahami fitur dan modul yang tersedia serta cara kerjanya secara lebih jelas. Dengan begitu, Anda akan lebih mudah untuk menentukan aplikasi HRIS mana yang paling sesuai untuk digunakan pada perusahaan Anda.

   3. Menelusuri media sosial perusahaan terkait. Selain membaca artikel pada laman blog, menelusuri media sosial perusahaan terkait juga merupakan hal penting. Biasanya, informasi yang disediakan melalui media sosial lebih diutamakan sehingga lebih up to date dibandingkan dengan laman-laman lainnya. Oleh karena itu, Anda dapat mengintip media sosial mereka seperti Facebook, Instagram, dan lainnya.

Berdasarkan beberapa uraian dan tips di atas, kini Anda tidak perlu bingung bagaimana cara memilih aplikasi HRIS terbaik. Yang terpenting adalah Anda harus melakukan riset terlebih dahulu melalui website aplikasi HRIS yang kira-kira sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Salah satu aplikasi atau HR Software terbaik di Indonesia adalah Mekari Talenta.

Talenta menyediakan fitur-fitur terbaik untuk menunjang kesuksesan manajemen perusahaan Anda. Dengan menggunakan software HR Sleekr, manajemen HR di perusahaan Anda akan lebih terintegrasi. Mulai dari absensi dan cuti online, pengajuan klaim atau reimbursement, perhitungan payroll atau penggajian, dan lain sebagainya. Hubungi Mekari Talenta sekarang di sini dan rasakan manfaatnya!