#CatatanHR Tokopedia: Tentang Nakama dan Kisah Tokopedia sebagai “Rumah Kedua” bagi Nakama

Nakama ini artinya keluarga. Sama seperti Tokopedia, kita pengen mengajak orang-orang yang bisa bersama-sama berjuang mengembangkan dan mencapai visi dan misi Tokopedia – Tyas, Head of People Tokopedia

Beberapa waktu lalu, Sleekr berkesempatan untuk mengunjungi Tokopedia. Salah satu unicorn Indonesia, yang juga merupakan pengguna dari Sleekr HR. Tim Sleekr berkesempatan untuk bertemu dengan Head of People Tokopedia, Pramesti Tyas Wibawanti. Tyas (sapaan akrabnya) bergabung dengan Tokopedia sebagai karyawan ke 53, kini Tyas merupakan “Ibu” bagi 2000 karyawan Tokopedia. Berawal dari mengelola rekrutmen di Tokopedia, Tyas berhasil menjadikan Tokopedia sebagai tempat yang nyaman seperti rumah kedua bagi karyawan-karyawannya. Berikut kisah suksesnya

• HR Tokopedia, Tantangan dan Cara Mengatasinya

  
  Q: Bagaimana cakupan kerja HR di Tokopedia dan bagaimana peran besar HR Tokopedia?
  
  A: Kalau di divisi People sendiri kita ada tim sekitar 30 orang, kita handle semuanya, mulai dari rekrutmen sampai retention. Terbagi jadi 3 divisi besar. Pertama ada HR Operation, divisi ini handle payroll dan compensation & benefit. Kedua ada HR Recruitment, divisi ini handle untuk rekrutmen in house dan overseas, karena kita juga open rekrutmen di luar negeri. Selain itu mereka juga handle employer branding. Terakhir ada divisi HR Learning and People Development yang handle People Development yaitu pengembangan kompetensi karyawan dan ada juga bagian Talent Management. HR yang handle semuanya dari awal Nakama (kita menyebut karyawa kita sebagai Nakama) ini masuk harus memastikan kalau compensation dan benefit yang diberikan ke karyawan ini efektif dan tentunya memberi manfaat juga untuk perkembangan company.

  Q: Wah banyak sekali ya yang dilakukan oleh HR. Dari sekian banyak pekerjaan HR, menurut Mba Tyas bagian mana yang paling menyita waktu atau yang paling sulit? Dan bagaimana Mba Tyas mengatasinya?
  
  A: HR paling banyak perintilannya itu tentu di administrasinya. Kita ngga boleh miss sama sekali di data karyawan, disini makanya kita kerjasama dengan divisi Legal juga. Dari awal join yang kita masih 50 karyawan sampai sekarang ribuan, pasti administrasinya semakin rumit. Kalau saya dari awal pengen semuanya itu terpusat based on system. Dulu saya masih pakai Google Drive untuk pull data-data karyawan. Sekarang, karena kita perusahaan tech yang harus tech savy, kita explore lagi dan menemukan Sleekr. Sekarang kita sudah terbantu dengan Sleekr, semua terpusat di satu sistem.

• Tentang Nakama, keluarga nyaman dibalik kesuksesan Tokopedia

  

  Q: Wah menarik sekali, oh iya Mba Tyas boleh diceritakan mungkin tentang Nakama?

  A: Jadi history nya adalah founder kita itu suka sama komik jepang One Piece. Mereka ini pengen jadi bajak laut terhebat, tapi banyak yang mencibir gitu. Nah mereka akhirnya bangun kapal dan mengajak orang2 yang mau diajak mengarungi laut bersama-sama dan menjadi bajak laut terhebat. Nakama ini artinya keluarga. Sama seperti Tokopedia, kita pengen mengajak orang-orang yang bisa bersama-sama berjuang mengembangkan dan mencapai visi dan misi Tokopedia. Visi Tokopedia sendiri yaitu pemerataan ekonomi secara digital. Dari awal Nakama join, kita ada Nakama Academy yang merupakan program on boarding mereka selama satu minggu untuk mengenalkan tentang bagaimana bisnis Tokopedia, ada tim-tim apa aja, dan mengarahkan mereka misal ada task A mereka harus komunikasi ke siapa, kemudian misal mereka nemu problem X itu mereka harus tau larinya kemana. Selain itu kita juga ada ‘Buddy Tokped’, yang fungsinya untuk sharing-sharing tentang tim, atau sekedar untuk tanya ‘disini biasanya makan enak dimana ya?’ gitu.

  Q: Kira-kira value apa saja yang ada di seorang Nakama itu sendiri Mba? Dan bagaimana caranya untuk mengkomunikasikan ke Nakama tentang value company dan share ke mereka untuk mencapai visi misi bersama?

  A: Bisnisnya Tokopedia bener-bener setia sama visinya yang bisa membantu banyak orang. Tokopedia punya DNA ‘Make it happen, make it better’. Jadi ada Nakama di bagian engineer, dulu kita belum ada tim iOS kan, nah terus kita tanya, gimana kerjaannya, mereka jawab ‘kita seperti bikin baby sendiri, develop sendiri, kemudian launching diluar dan dipakai banyak orang’. Hal ini sejalan dengan DNA kita yang ‘Make it happen’ dan juga mencapai visi yang memberi manfaat ke orang banyak. Tidak berhenti disitu, kita support juga agar si baby ini terus diperbarui semakin baik lagi agar sesuai dengan DNA kita yang ‘Make it better’. Selain itu, kita juga punya DNA ‘Focus on consumer’. Disini misalnya kita di divisi HR, kita bikin kebijakan atau policy harus yang memberikan manfaat untuk consumer kita, yaitu karyawan. Ketiga, kita punya DNA ‘Growth mindset’, ini bagaimana kita menciptakan Nakama yang memiliki pemikiran terbuka.Disini HR tidak bisa sendirian, perlu kerjasama juga dengan Nakama-Nakama lain.

  Q: Bagaimana cara mengkomunikasikan ke Nakama tentang value company dan share ke mereka untuk mencapai visi misi bersama?

  A: Bagaimana cara menyamakan visi misi ini sebenernya kita sudah mulai dari rekrutmen. Kita tidak hanya lihat kompetensi saja, tapi perlu melihat juga apakah mereka punya visi misi dan culture yang cocok dengan Tokopedia. Sehingga saat mereka masuk ke tim, mereka akan mudah menyesuaikan diri dan kita juga ada program-program engagement seperti acara Townhall yang rutin diadakan sebulan sekali atau setuap quarter sekali di masing-masing divisi. Di townhall ini kita ngga cuma presentasi tentang apa saja yang sudah dilakukan, tapi juga ada games-games atau performance. Yaa sebagai bentuk refreshing mereka dan media untuk memastikan divisi ini keep on track. Ada juga Nakama Day, jadi ini acara besar Nakama yang panitianya juga kita ambil dari masing-masing divisi. Di acara ini ada penampilan dari masing-masing divisi, ada yang tau-tau jadi penyanyi, dancer, bahkan stand up comedy. Seru deh..

• Lingkungan Kerja Senyaman Mungkin untuk mengelola Milennials

  Q: Kalau Nakama ini kan kebanyakan millennials ya Mba? Mungkin gen X atau gen Y, adakah challenge tersendiri mengelolanya? Dan bagaimana overcome challenge tersebut mba?
  
  A: Dari awal saya pegang rekrutmen itu kebanyakan sudah gen Y ya mereka, kita ciptakan lingkungan kerja yang nyaman untuk mereka, jangan sampai mereka merasa tertekan berada di kantor. Kita juga memfasilitasi mereka dengan diberikan kebebasan. HR ini jadi sahabat mereka, mereka bisa curhat issue-issue yang mereka temukan. Bisa jadi issue itu kan hanya pikiran-pikiran negatif mereka saja atau hanya sekedar miss communication, kita sebagai HR harus menguraikan issue atau problem mereka. Jangan sampai saat mereka dapat suatu pressure atau kritikan malah membuat mereka down, kita perlu support mereka untuk menjadikan hal tersebut jadi motivasi dan tantangan baru bagi mereka.  Kita kasih kesempatan mereka untuk explore dan berkembang. Dari sisi jam kerja juga kita ada flexy hour, jadi bisa pilih jam masuk kerja. Dan sekarang kita pengen karyawan kita self service. Seperti mereka sekarang bisa cek sendiri saldo cuti mereka tinggal berapa tanpa harus tanya berulang-ulang ke HR. Setelah itu, kita juga ada program-program retention dan pengembangan kompetensi Nakama. Jadi mereka ngga merasa kewajiban mereka disini itu cuma sebatas kerja atau cari nafkah aja, kita pengen mereka nyaman disini seperti rumah sendiri. Makanya kita ada playing room, ada family area, ada quite room untuk mereka baca-baca atau sekedar istirahat melepas penat. Pada dasarnya kita support semua yang related ke pekerjaan dan produktifitas.

• Pesan untuk HR Wanita di Indonesia

  
  Q: Terakhir nih Mba Tyas, apa pesan Mba Tyas untuk HR wanita di Indonesia?
  
  A: Yang paling penting adalah kita setia sama mimpi kita itu apa, cita-cita kita itu apa, yang kita suka itu apa. Jangan kita kebanyakan denger kata orang. Kaya dulu saya masuk psikologi, banyak orang bilang ‘mau jadi apa masuk psikologi?’ tapi karena pada dasarnya suka sama people, jadi awal masuk ke people. Jadi bertanggungjawablah dengan pilihan kamu. Saya kuliah di psikologi, awalnya saya masuk di HR megang cuma rekrutmen, tapi karena saya saking cintanya dengan HR saya explore sendiri, apalagi sih yang dibutuhin untuk mengembangkan people di company ini. Ya itu salah satunya adalah dengan sistemnya, organisasinya, dan lain-lainnya. Jangan sampai kita stuck hanya karena kata orang yang “wanita harusnya dirumah aja”.