Terdapat berbagai cara untuk melihat kedisiplinan karyawan. Salah satunya adalah dengan melihat tingkat kehadiran atau absensi selama bekerja di perusahaan. Absensi kehadiran karyawan merupakan salah satu acuan yang sangat tepat digunakan untuk melakukan penilaian ketaatan karyawan terhadap peraturan perusahaan. Dengan absensi kehadiran karyawan, perusahaan dapat melihat karyawan mana yang benar-benar semangat dalam bekerja dan karyawan mana yang tidak. Hingga saat ini, sudah ada banyak metode absensi yang dapat digunakan oleh perusahaan. Mulai dari absensi karyawan manual, absensi menggunakan mesin ceklok, hingga model absensi menggunakan fingerprint.

Penggunaan sistem absensi manual sangat mudah untuk dimanipulasi. Sehingga data absensi karyawan menjadi tidak akurat. Selain itu, data absensi juga tidak bisa didapatkan secara real-time. Oleh karena itu, penggunaan absensi karyawan online tentu saja akan sangat membantu perusahaan dalam hal yang berkaitan dengan absensi karyawan. Apalagi biaya yang diperlukan tergolong sedikit, bahkan tidak memerlukan biaya perawatan. Fitur apa saja yang wajib ada pada sistem absensi online yang baik? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

1. Kelebihan Sistem Absensi Online

   Ada berbagai alasan penting mengapa sistem absensi online lebih baik bagi perusahaan dibandingkan dengan sistem manual, antara lain:

   1. Lebih praktis dan tidak membutuhkan biaya perawatan. Sistem absensi secara online tidak membutuhkan mesin absensi sidik jari dan lainnya yang harus dipasang di lokasi absen. Perusahaan juga tidak perlu menyediakan komputer dengan ruang penyimpanan untuk mencatat data absen karyawan.

   2. Sistem yang otomatis terintegrasi. Absensi secara online akan terintegrasi dengan data karyawan yang tersimpan di server cloud, sehingga perusahaan tidak perlu repot menginput data untuk setiap jenis pekerjaan.

   3. Data lebih akurat dan real-time. Berbeda dengan sistem manual, sistem absensi secara online akan mencatat kehadiran karyawan secara real-time, sehingga memudahkan dalam mendapatkan data. Selain itu, perusahaan juga akan lebih mudah untuk mengetahui siapa dan berapa orang yang tidak masuk kerja tepat pada jam absen.

   4. Lebih fleksibel dan memungkinkan absen di berbagai lokasi. Misalnya, jika perusahaan Anda memiliki banyak cabang atau mempekerjakan karyawan luar kantor yang tersebar di beberapa kota, maka penggunaan sistem absensi secara online menjadi solusi terbaik. Dengan sistem absensi ini, karyawan di berbagai kantor cabang akan lebih mudah dalam melaporkan kehadirannya. Dan pada saat yang sama, perusahaan juga dapat memantau kapan karyawan melakukan clock-in dan clock-out, karyawan mana yang terlambat, serta karyawan mana yang tidak hadir.

2. Fitur yang Wajib Ada Pada Aplikasi Absensi Online

   Aplikasi absensi online dapat memungkinkan setiap karyawan mencatat jadwal kerjanya di aplikasi sehingga memudahkan perusahaan untuk melakukan pemantauan. Karyawan dengan mobilitas yang tinggi juga dapat dipantau lewat real-time report. Kemampuan aplikasi absensi online yang dapat diandalkan oleh perusahaan adalah yang memiliki fitur-fitur seperti di bawah ini:

   1. Akses melalui smartphone

   Smartphone bukan sekedar bagian dari gaya hidup modern, melainkan juga merupakan kebutuhan yang perlu dipenuhi demi kelancaran komunikasi baik bagi karyawan maupun perusahaan. Contoh yang paling sederhana perihal penggunaan smartphone untuk mendukung komunikasi perusahaan adalah keberadaan grup chat kantor untuk mendiskusikan hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan itu sendiri. Penyedia layanan HRIS idealnya harus memberikan akses khusus untuk masing-masing karyawan. Menyediakan aplikasi dalam bentuk mobile apps juga sangat penting. Dengan begitu, baik karyawan maupun pengelola perusahaan dapat dengan mudah mengakses serta mengelola informasi penting perusahaan secara lebih fleksibel. Fleksibilitas semacam ini membuat karyawan dapat langsung melakukan absensi tanpa perlu mengantri di depan mesin absensi setiap harinya.

   2. Kemampuan geo-tagging

   Beberapa perusahaan modern bisa saja tidak mewajibkan setiap karyawannya untuk hadir secara penuh pada hari kerja. Ada beberapa kondisi yang memungkinkan setiap karyawan tetap bekerja tanpa perlu datang ke kantor secara langsung. Misalnya, ada karyawan tertentu yang diminta untuk mewakili perusahaan untuk meeting di luar kantor atau melakukan perjalanan bisnis ke luar kota. Meskipun secara fisik tidak hadir ke kantor, kondisi-kondisi tersebut tentu saja dapat membuat karyawan tetap dihitung masuk kerja. Itulah mengapa sistem absensi online sangat penting dimiliki oleh perusahaan. Dengan begitu, perhitungan masuk kerja tetap dapat dilakukan di lokasi yang sudah disepakati lantaran kemampuan absensi gps dengan fitur geo-tagging pada aplikasi HRIS.

   3. Kemampuan untuk melakukan absensi menggunakan foto

   Selain kemampuan geo-tagging yang memungkinkan perusahaan mengetahui lokasi karyawan, sistem absensi secara online dapat juga dilakukan dengan cara mengirimkan foto diri. Lokasi serta waktu pengambilan foto dapat diketahui secara otomatis sehingga akan meminimalisir kemungkinan manipulasi kehadiran karyawan. Data absensi dapat langsung ditampung dalam database dan akan terintegrasi dengan data-data personal karyawan lainnya.

Revolusi teknologi internet memang telah menawarkan cara mengelola usaha secara lebih efisien. Salah satunya adalah popularitas cloud, yaitu sebuah teknologi penyimpanan data secara online yang mudah, murah, aman, dan menawarkan akses yang lebih fleksibel. Karena kelebihannya itu, cloud menjadi andalan para pengembang aplikasi digital, termasuk software HR untuk mengelola administrasi karyawan termasuk untuk keperluan absensi online. Saat ini, para HR dan finance di berbagai perusahaan sudah meninggalkan software on-premise maupun cara-cara manual yang berbiaya besar dan kurang fleksibel. Mereka mulai beralih ke HRIS yang serba otomatis, seperti Talenta.

Talenta merupakan software HR yang andal dengan banyak fitur yang dapat memberi kemudahan dalam pencatatan kehadiran karyawan. Bukan hanya memudahkan dalam hal absensi karyawan, software HR Talenta juga memungkinkan setiap karyawan untuk melakukan pengajuan cuti secara online. Segera hubungi Talenta sekarang juga! Dengan Talenta, seluruh administrasi karyawan sudah terselesaikan dengan mudah dan praktis.