Absensi Online untuk Transisi Perusahaan Berbasis Digital

April 22, 2019 Berita, Client Sleekr HR

Absensi Online untuk Transisi Perusahaan Berbasis DigitalPerusahaan digital, menjadi satu ‘spesies’ baru dalam dunia industri saat ini. Kecepatan arus informasi yang kini telah memiliki fasilitas yang memungkinkan aktivitas bisnis berjalan begitu dinamis, sehingga menghemat banyak waktu. Perlu diingat, bahwa kecepatan informasi ini harus diadaptasi secara efektif, dengan mempertimbangkan employee experience, salah satunya dengan absensi online.

Mengapa kemudian penting untuk mempertimbangkan employee experience pada perusahaan? Karena pada akhirnya karyawan akan berhadapan dengan user yang memiliki pengetahuan pada sistem yang cepat, ringkas, dan efektif. Inilah iklim yang dibawa oleh digitalisasi diberbagai bidang industri. Jika karyawan gagal melayani user dengan karakteristik seperti ini, eksistensi perusahaan tak lagi bisa diharapkan.

Penting untuk membiasakan karyawan menghadapi perubahan yang terjadi, terlebih jika perusahaan Anda adalah perusahaan konvensional. Tentu telah banyak sekali referensi yang menjadikan perusahaan digital sebagai bahasan utama. Sementara, perusahaan tradisional perlu usaha yang keras untuk dapat mengimplementasikan budaya dan cara kerja perusahaan digital ini.

Dikatakan sangat keras, karena karyawan perusahaan konvensional tidak memiliki pola dan interaksi yang terjadi pada perusahaan digital. Perusahaan digital terbiasa berhadapan dan memanfaatkan kecanggihan teknologi serta kecepatan informasi. Mereka terlahir dari lingkungan seperti ini. Sedangkan karyawan pada perusahaan konvensional harus belajar kembali dan beradaptasi dengan teknologi ‘baru’ ini.

Maka dari itu, salah satu pengenalan dan pembiasaan bisa dilakukan dengan menerapkan sistem absensi online. Hal ini bagus untuk pengenalan karena absen adalah hal pertama yang dilakukan karyawan ketika masuk kerja. Dengan pembiasaan ini, karyawan akan mempu lambat laun beradaptasi dengan penggunaan teknologi, dan mudah melakukan adaptasi lain.

Untuk penerapan sistem ini, Anda sebagai HRD atau pengelola perusahaan bisa melakukan serangkaian tahapan berikut ini. Upayakan memberi contoh di lingkungan karyawan sendiri, tanpa harus merujuk pada karyawan di perusahaan lain. Contoh yang ditunjukkan oleh kepala bagian atau manajer, dapat diikuti dengan mudah karena karyawan merasa lebih dekat.

  1. Penyadaran Perubahan

    Absensi Online untuk Transisi Perusahaan Berbasis DigitalSejatinya manusia memiliki sifat dasar untuk menghadapi perubahan dengan rasa takut. Ini yang kemudian jadi penyebab mengapa beberapa perusahaan besar akhirnya tidak bisa bertahan. Karyawan yang dimiliki tidak dapat beradaptasi, atau tidak mau, dengan perubahan industri yang sedang terjadi.

    Tahap pertama dalam proses implementasi teknologi informasi adalah dengan penyadaran. Penyadaran bahwa ketika karyawan tidak dapat mengikuti perkembangan dan perubahan, maka secara mikro pekerjaannya dapat digantikan oleh software atau AI. Secara makro, eksistensi perusahaan terancam.

    Sadarkan bahwa perubahan adalah hal yang tengah dihadapi perusahaan, dan karyawan memegang peranan besar atas keberhasilan perusahaan beradaptasi. Ketika karyawan menyadari bahwa perubahan ini penting, maka mereka akan tergerak. Karyawan yang sadar bahwa perlu adanya perubahan akan memudahkan proses transisi penggunaan teknologi.

  2. Menginspirasi

    Absensi Online untuk Transisi Perusahaan Berbasis DigitalKetika karyawan telah menyadari ada yang harus diubah, maka tahap pertama telah berhasil dilaksanakan. Selanjutnya adalah proses memberikan contoh atau inspirasi. Tentu banyak diantara berbagai bahasan selalu mengambil contoh mengenai keberhasilan Silicon Valley, atau mungkin pengusaha seperti Jack Ma.

    Nyatanya, contoh nyata yang bisa dilihat oleh karyawan dapat membawa dampak lebih besar. Lakukan perubahan pada atasan atau salah satu karyawan yang ada di dalam tim. Karyawan lain yang melihat perubahan dan keuntungan yang diberikan akan secara otomatis memiliki motivasi untuk meniru contoh nyata tersebut.

    Contohnya adalah penerapan absensi online. Ambil satu karyawan dan ajarkan hingga karyawan tersebut mampu  menggunakan sistem ini. Ketika pagi hari, karyawan lain akan mengantre di mesin absensi satu persatu. Tugaskan karyawan tersebut untuk datang tepat ketika antrian memanjang, dan minta karyawan tersebut menunjukkan betapa praktisnya sistem absensi baru digunakan tanpa harus mengantre.

  3. Memberikan Fasilitas

    Absensi Online untuk Transisi Perusahaan Berbasis DigitalSetelah melihat keuntungan dari teknologi baru seperti absensi tersebut, maka karyawan lain akan mengikuti langkah karyawan contoh tadi. Di sinilah kemudian HRD atau perusahaan masuk untuk memberikan fasilitas dan pelatihan pada karyawan. Pengenalan dan pelatihan pada karyawan menjadi penting agar penggunaan sistem baru bisa berjalan efektif secepatnya.

    Ketika karyawan telah terbiasa dengan sistem online, maka karyawan juga akan lebih mudah untuk melayani user dengan basis sistem online pula. Transisi perusahaan akan jauh lebih ringan, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan diri dengan lebih cepat. Tentu cepat di sini tidak dapat diartikan satu atau dua bulan, karena yang harus diadaptasi adalah sebuah sistem besar yang digunakan perusahaan.

Sistem absensi online sendiri memang terkesan sistem yang kecil untuk perubahan perusahaan. Namun demikian, pembiasaan penggunaan sistem berbasis online yang jadi sasaran utamanya. Untuk HRD sendiri, dapat menggunakan sistem pengelolaan HR, yang mencakup absensi juga tentunya, seperti Sleekr. Layanan ini bisa membantu HRD untuk meningkatkan kinerjanya, dengan efektivitas waktu dan penggunaan basis data tunggal yang terintegrasi dengan berbagai sistem lain.