Sistem aplikasi karyawan adalah sebuah cara kerja yang membantu Anda sebagai HR untuk mengelola semua data karyawan dengan sebuah aplikasi. Data karyawan yang dimaksud dapat meliputi data diri karyawan, jumlah kehadiran setiap bulan, slip gaji, hingga rekam jejak karyawan selama bekerja di perusahaan, serta data lainnya. Tidak sedikit perusahaan yang masih mengelola data karyawan ini dengan aplikasi dasar yang membuat semua data-data tersebut terpisah karena cara pengolahannya yang berbeda. Misal penghitungan gaji menggunakan Ms. Excel tapi data kehadiran diolah dengan Spreadsheet. Hal ini memang sah saja namun sangat berisiko terjadi kesalahan.

Itulah kenapa aplikasi karyawan mulai diminati berbagai perusahaan. Tidak hanya perusahaan besar dengan banyak karyawan, namun juga perusahaan yang sedang berkembang. Mengingat banyaknya manfaat yang didapat ketika Anda mengintegrasikan sistem aplikasi karyawan Anda. Simak daftar manfaatnya berikut ini.

• Mengurangi Pekerjaan Manual

  Tidak semua pekerjaan HR akan selesai hanya dengan 1 aplikasi, bahkan aplikasi yang sudah terintegrasi sekalipun. Anda masih memiliki pekerjaan manual yang hanya bisa dikerjakan dengan hadirnya Anda sebagai pemikir. Misal menjawab konsultasi karyawan dan memikirkan program bagi pengembangan SDM. Namun dengan aplikasi karyawan ini, Anda akan menyelesaikan pekerjaan administrasi lebih cepat. Sehingga Anda akan memiliki waktu jauh lebih banyak untuk fokus ke pekerjaan Anda yang sama pentingnya dengan tugas administrasi.

  Jika Anda sudah menggunakan aplikasi karyawan untuk mengerjakan hampir semua data karyawan, Anda tidak perlu membutuhkan banyak waktu untuk memastikan keakuratan laporan tersebut. Misalnya, ketika Anda hanya memastikan keakuratan data kehadiran, Anda sudah tidak perlu memeriksa keakuratan dari laporan kehadiran, laporan cuti, laporan gaji, dan laporan lain yang berkaitan dengan data kehadiran.

• Data & Informasi Karyawan Lebih Rapi

  Karena Anda hanya menggunakan 1 aplikasi yang sudah meliputi banyak data, maka data-data Anda akan ada dalam 1 wadah yang terstruktur. Sehingga ketika Anda membutuhkan suatu data dari karyawan tertentu, misalnya, akan lebih mudah dicari dengan memasukkan nomor ID karyawan tersebut. Kemudian laporan-laporan umum mengenai karyawan tersebut dapat Anda temukan dengan mudah. Mulai dari informasi keluarga, payroll, jabatan, absensi, cuti, dan sebagainya. Dan ketika ada bagian yang membutuhkan data karyawan, Anda dapat langsung memberikannya dengan mudah, dan tidak perlu lagi mengumpulkan data satu per satu. 

• Mengurangi Risiko Data Hilang & Rusak

  Ketika Anda menggunakan aplikasi karyawan yang terintegrasi, biasanya Anda akan difasilitasi pemberi layanan aplikasi tersebut dengan server atau cloud penyimpanan data. Sehingga nantinya setiap data akan Anda unggah ke server tersebut. Data-data yang dikirimkan ke server akan tersimpan selamanya tanpa membebani PC Anda dengan ruang penyimpanan yang besar. Anda juga dapat melihat data-data lama jika diperlukan tanpa harus membuka banyak aplikasi. Banyak aplikasi juga memungkinkan reiiko kerusakan data akibat aplikasi yang jarang di update. Serta risiko human error menjadi lebih besar.

• Dapat Diakses Langsung Oleh Karyawan

  Dengan aplikasi ini, karyawan Anda tidak perlu lagi repot ketika ingin mengetahui beberapa hal, misalnya slip gaji. Karena mereka dapat langsung melihat data-data yang ia perlukan tanpa harus memintanya kepada HR atau bagian lain. Tentu saja Anda tetap bisa melindungi data perusahaan yang tidak perlu diketahui semua karyawan.

  Selain itu Anda sendiri juga akan dimudahkan ketika Anda harus memberi orientasi kepada karyawan baru. Karena aplikasi yang digunakan seragam, Anda hanya perlu memberi pengantar mengenai sistem tersebut. Kemudian lebih mengusahakan bagaimana caranya agar komunikasi di antara karyawan baru dan karyawan lama terjalin dengan baik.

• Mempermudah Proses Analisis Data

  Dalam 1 tahun bekerja atau 1 periode masa kerja, perusahaan Anda tentu akan mengadakan evaluasi dan monitoring kinerja karyawan dan kinerja perusahaan minimal 1 kali. Evaluasi kinerja ini akan membutuhkan banyak data dan laporan yang dikeluarkan pada tahun atau periode tersebut. Bahkan untuk evaluasi kinerja perusahaan, Anda membutuhkan laporan pada periode sebelumnya. Jika Anda menggunakan 1 aplikasi karyawan yang terintegrasi, Anda akan lebih mudah mengumpulkan data dan laporan tersebut dan tidak butuh waktu yang lama akibat  aplikasi yang terlalu banyak.

  Selain itu, data dari aplikasi karyawan yang terintegrasi juga akan memudahkan perusahaan dalam mengambill keputusan yang terkait dengan kebijakan karyawan. Begitu juga dengan Anda dalam membuat program pengembangan SDM. Anda dapat menyesuaikan program yang akan dilaksanakan dengan tren yang sedang terjadi pada karyawan, dilihat dari data dan laporan bulanan yang ada.

Manfaat-manfaat di atas akan cukup meyakinkan Anda untuk segera membuat sistem aplikasi karyawan Anda terintegrasi. Tidak harus menunggu perusahaan Anda menjadi besar tapi jadikan aplikasi karyawan ini sebagai titik balik besarnya perusahaan Anda. Dimulai dari baiknya pengelolaan administrasi karyawan, kepuasan kinerja karyawan akan meningkat. Kemudian secara tidak langsung produktivitas perusahaan juga meningkat. Sleekr (Talenta) adalah salah satu aplikasi pengelola karyawan yang memiliki berbagai fitur yang akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan administrasi karyawan.

Bukan hanya itu, Talenta juga dapat mempermudah Anda mengelola administrasi perusahaan lainnya, mulai dari mengelola absensi, cuti, klaim dan reimbursement, hingga menghitung payroll lebih cepat. Ketahui lebih lanjut dan coba demo Talenta di sini.