Perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak, tentu membutuhkan usaha yang lebih banyak lagi untuk mengontrol seluruh karyawan. Mulai dari tingkat ketepatan kehadiran karyawan hingga kecenderungan karyawan ketika akan mengambil cuti, dan sebagainya. Beberapa perusahaan memiliki cara yang berbeda-beda dalam mengawasi karyawannya. Ada perusahaan yang menggunakan fingerprint absensi, ada pula yang menggunakan absensi online. Bahkan tidak jarang juga masih menggunakan absensi konvensional atau manual bagi perusahaan yang karyawannya masih sedikit.

Dewasa ini banyak HR yang mulai beralih dari mesin fingerprint dan mulai menggunakan absensi online sebagai teknologi aplikasi berbasis internet yang memungkinkan penggunanya untuk melakukan presensi atau absensi secara online melalui smartphone masing-masing. Lalu apa saja manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan absensi online?

1. Mengurangi Potensi Kecurangan

   Absensi online memiliki data realtime, artinya ketika saat itu karyawan melakukan absensi, maka menit itu juga akan terekam oleh aplikasi. Kemungkinan kecurangan lain yang bisa dihindari dengan absensi online adalah titip absen. Setiap karyawan memiliki akunnya masing-masing dengan password sehingga tidak mungkin jika akun tersebut digunakan oleh orang lain atau diisikan oleh orang lain. Selain itu, ada beberapa aplikasi absensi seperti Talenta yang telah menggunakan sistem geo-tagging  yang dapat merekam data seperti titik lokasi, pengambilan foto, jam, dan sebagainya. Sehingga karyawan dapat membuat absensi online namun tidak dapat memanipulasi data dengan mudah. Hal ini tentu mengurangi kecurangan absensi karyawan.

2. Meningkatkan Kinerja Karyawan

   Perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi misalnya, banyak melakukan pekerjaan lapangan akan sangat terbantu dengan adanya aplikasi ini. Karena kemungkinan besar tempat proyek atau daerah tempat bekerja memiliki jarak yang cukup jauh dengan kantor induk. Belum lagi jika terletak di daerah dengan tingkat kemacetan yang tinggi. Jika menggunakan absensi fingerprint yang mengharuskan setiap karyawan datang ke kantor terlebih dahulu, akan mengurangi kinerja karyawan yang seharusnya bisa saja langsung pergi ke lapangan. Waktu yang dikeluarkan tidak akan terbuang sia-sia karena karyawan dapat melakukan absensi tanpa harus datang ke kantor.

3. Mengurangi Biaya Mesin Fingerprint

   Dalam satu kantor induk yang memiliki jumlah karyawan puluhan bahkan mungkin ratusan, pasti akan membutuhkan lebih dari 1 titik untuk menempatkan mesin fingerprint. Belum lagi jika terjadi penumpukan kehadiran karyawan di pintu masuk kantor. Padahal harga 1 mesin fingerprint dengan fitur dan ukuran sedang berharga kurang lebih Rp1.000.000 dan yang paling mahal mencapai Rp3.000.000 dengan fitur pembaca wajah. Ditambah dengan biaya pemeliharaan beberapa unit mesin tersebut. Dengan hadirnya absensi online, biaya-biaya tersebut dapat dikurangi karena setiap karyawan dapat melakukan absensi menggunakan ponsel masing-masing.

4. Analisa Kinerja Karyawan

   Dengan data absensi yang akurat, Anda akan lebih mudah memonitor kinerja karyawan, hal ini tentu mempermudah Anda ketika ingin melakukan proses evaluasi kerja. Data absensi kantor yang sudah terekam beserta waktu kehadiran dapat direkap secara langsung tanpa menunggu. Dengan begitu, evaluasi kinerja dapat Anda lakukan lewat analisis pada pola-pola kehadiran karyawan yang dikaitkan dengan situasi dan kondisi sosial dan alam yang sedang terjadi, misal bencana banjir atau pengaruh isu politik, dan sebagainya.

5. Hanya Bermodal Smartphone & Koneksi Internet

   Karena aplikasi ini dimiliki oleh semua karyawan dalam perangkatnya masing-masing, sehingga kantor hanya perlu menyediakan jaringan internet atau WiFi saja. Hanya dengan koneksi internet, baik karyawan maupun tim HR dapat mengakses aplikasi absensi di mana pun. Anda juga dapat membuka laporan kehadiran kapan pun pimpinan Anda membutuhkannya. Fasilitas WiFi sebenarnya sudah biasa ada pada kantor-kantor, apalagi perusahaan yang operasionalnya bergantung pada koneksi internet. 

6. Keakuratan dan Kecepatan Data

   Data kehadiran untuk hari atau tanggal tertentu dapat diakses tanpa ada perubahan karena ada sistem kunci setiap harinya. Sehingga jika pimpinan perusahaan ingin melihat jumlah kehadiran karyawannya pada hari itu, Anda bisa mengakses pada saat itu juga tanpa harus menunggu jam kantor selesai. Termasuk data mengenai siapa saja yang izin, sakit, dan cuti. Karena setiap karyawan juga dapat mengajukan izin yang sifatnya mendadak, misal sakit atau kecelakaan melalui aplikasi ini. Sehingga informasi izin sakit ini dapat diketahui hari itu juga.

Selain manfaat yang sudah disebutkan di atas, absensi online juga dapat menghindari kesalahan-kesalahan fatal penghitungan kehadiran karyawan. Karena kesalahan dalam merekap kehadiran karyawan akan merusak laporan-laporan lain seperti laporan gaji, laporan izin/sakit, dan sebagainya. Tentu hal ini bukanlah sesuatu yang diinginkan oleh Anda dan tentu karyawan akan dirugikan jika terjadi kesalahan dalam urusan gaji. Maka dari itu, absensi online penting bagi tim HR. Talenta merupakan software HR yang menyediakan aplikasi absensi dengan banyak manfaat sekaligus, sehingga pengelolaan HRD tidak akan menjadi masalah dan beban di akhir bulan karena beberapa data karyawan sudah secara otomatis tersimpan dan terolah. Dalam hal ini sudah termasuk data kehadiran atau absensi karyawan. Jadi tunggu apalagi? Hubungi Mekari Talenta sekarang di sini dan dapatkan kemudahan dalam mengelola absensi karyawan Anda.