Pada umumnya, setiap perusahaan lebih menyukai karyawan yang kurang cakap dalam bekerja tetapi rajin berangkat ke kantor setiap hari. Daripada karyawan yang sangat cakap dalam bekerja tetapi sering tidak masuk kerja. Hal ini disebut ketergantungan, yaitu perusahaan membutuhkan orang-orang yang dapat diandalkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Kehadiran rutin dan tepat waktu dapat menunjukkan bahwa karyawan memiliki etika kerja yang baik. Ketepatan waktu bukan hanya tentang tiba di kantor pada waktu yang tepat setiap pagi, namun juga tidak terlambat kembali ke kantor saat jam istirahat.

Mengapa kehadiran karyawan di kantor dianggap penting? Kehadiran karyawan tentu akan mempengaruhi tugas karyawan lainnya dan klien perusahaan. Kehadiran yang kurang baik akan membawa dampak buruk pada karyawan lain yang taat akan peraturan dan memiliki etika kerja yang baik. Ketidakhadiran karyawan dapat menimbulkan lebih banyak pekerjaan untuk karyawan lain atau menyebabkan pekerjaan penting yang seharusnya diselesaikan dalam tim menjadi terbengkalai. Ketahui apa saja dampak kehadiran karyawan terhadap lingkungan kerja di perusahaan Anda secara keseluruhan.

1. Pentingnya Kehadiran Karyawan di Kantor

   Di perusahaan yang sektor usaha atau jenis pekerjaannya menuntut kehadiran karyawannya, pemberlakukan jam kerja yang ketat merupakan sebuah keniscayaan. Jika tidak, bisnis tidak akan berjalan lancar dan menjadi kacau. Misalnya, karyawan yang terlambat masuk kantor dapat menyebabkan klien tidak terlayani dengan baik. Atau karyawan yang membolos akan berdampak pada target harian di sebuah divisi yang tidak tercapai.

   Namun, tidak demikian dengan jenis pekerjaan tertentu yang tidak membutuhkan kehadiran karyawan. Tenaga marketing atau sales misalnya yang biasanya mendapatkan pengecualian untuk tidak selalu hadir di kantor. Atau misalnya tenaga marketing hanya diwajibkan hadir di kantor selama dua atau tiga hari dalam seminggu. Seorang marketing atau sales hampir menghabiskan sebagian besar jam kerjanya di lapangan karena terkait dengan promosi dan penjualan produk atau jasa kepada konsumen. Oleh karena itu, kebanyakan perusahaan menilai hasil kerja marketing berdasarkan target, bukan pada jam kerja. Asal target penjualan atau pencarian klien baru dapat tercapai, maka perusahaan tidak akan mempersoalkan ketidakhadirannya di kantor.

2. Meningkatkan Jumlah Kehadiran Karyawan di Kantor

   Banyaknya karyawan yang hadir di kantor memang bukan merupakan satu-satunya indikator kesuksesan suatu perusahaan. Namun setidaknya jumlah kehadiran yang tinggi dapat menunjukkan bahwa para karyawan memiliki sikap profesionalitas dalam bekerja. Jumlah ketidakhadiran karyawan yang tinggi harus segera diatasi agar tidak semakin berlarut-larut. Simak beberapa tips di bawah ini untuk mengatasi banyaknya absensi karyawan.

   1. Meningkatkan kedisiplinan budaya kerja

   Hal pertama yang harus diperhatikan perusahaan adalah penerapan budaya kerja yang disiplin. Semua karyawan harus mengetahui bahwa perusahaan akan bertindak tegas terhadap karyawan yang jumlah absensinya terlalu tinggi. Bahkan, perusahaan juga tidak perlu segan untuk memberlakukan sanksi khusus bagi karyawan yang sering melakukan absen. Sehingga hal tersebut akan menjadi pembelajaran berharga bagi seluruh karyawan di perusahaan.

   2. Melakukan evaluasi terhadap absensi

   Setiap perusahaan wajib melakukan evaluasi terhadap jumlah kehadiran seluruh karyawan setiap bulan. Dengan begitu, perusahaan akan mengetahui karyawan-karyawan yang tingkat absensinya tergolong tinggi. Selanjutnya, perusahaan dapat mengingatkan karyawan yang sering melakukan absen untuk meningkatkan jumlah kehadirannya. Cara ini akan jauh lebih efektif daripada hanya menggunakan sistem absensi karyawan untuk melakukan penilaian performa kerja secara keseluruhan.

   3. Menerapkan sistem kerja remote

   Banyaknya karyawan dengan jumlah absen yang tergolong tinggi biasanya disebabkan oleh beragam faktor. Misalnya, jarak kantor yang sangat berjauhan dengan rumah, harus menyelesaikan pekerjaan di lapangan, atau sering jatuh sakit. Alasan-alasan tersebut juga kerap membuat para karyawan perempuan yang juga berstatus sebagai ibu rumah tangga mengorbankan jumlah kehadiran di kantor. Karena jumlah kehadiran tidak selalu berbanding lurus dengan pencapaian perusahaan, maka perusahaan dapat membuat kebijakan untuk mengizinkan sebagian karyawan untuk menyelesaikan pekerjaannya secara remote. Terutama jika mayoritas pekerjaan karyawan tersebut memang dapat diselesaikan secara mandiri tanpa mengganggu urusan pekerjaan karyawan lainnya. Jumlah kehadiran tidak akan menjadi masalah besar jika perusahaan dapat menyikapinya dengan cara yang tepat. Karyawan akan tetap produktif dan profesional dan mampu menyelesaikan pekerjaannya saat berada di kantor maupun ketika bekerja secara remote.

   4. Memberlakukan sistem insentif

   Setiap karyawan pasti senang jika mendapatkan insentif dari perusahaan. Jadi, tidak ada salahnya jika perusahaan menerapkan sistem pemberian insentif bulanan untuk mendukung jumlah kehadiran karyawan yang tinggi. Karyawan yang hadir secara penuh setiap hari kerja berhak untuk mendapatkan insentif tertentu. Sehingga karyawan yang sering izin atau absen akan lebih termotivasi untuk bekerja lebih giat. Jika seluruh karyawan selalu standby di kantor, maka koordinasi untuk urusan pekerjaan dapat dilakukan secara lebih mudah.

Kehadiran setiap karyawan di kantor sangat penting karena bisnis perusahaan tidak dapat berjalan tanpa tenaga kerja. Hanya saja, ada jenis pekerjaan yang memungkinkan karyawan boleh untuk tidak selalu hadir di kantor, tergantung dengan kebijakan setiap perusahaan atau masing-masing divisi. Hingga saat ini, ternyata masih ada beberapa perusahaan masih menggunakan proses pencatatan kehadiran karyawan secara manual. Padahal proses manual sering dianggap kurang efektif karena adanya risiko potensial untuk terjadi kesalahan. Selain juga dapat menghalangi tim HR untuk menjadi lebih produktif. Untuk menggantikan sistem manual, Anda dapat mulai menggunakan software HR yang dapat mengotomatisasi proses-proses yang berhubungan dengan kehadiran karyawan.

Walaupun perusahaan telah menerapkan kebijakan fleksibilitas jam kerja di kantor, namun Anda tetap harus dapat menelusuri absensi karyawan. Anda akan sangat terbantu jika menggunakan software HR Talenta yang dapat menelusuri absensi karyawan. Sleekr sangat cocok untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam hal urusan administrasi karyawan. Dengan Talenta, manajemen perusahaan akan terintegrasi sehingga dapat dikelola secara lebih mudah dan praktis. Setiap karyawan juga dapat melakukan absensi, cuti, klaim atau reimbursement kapan dan di mana pun, cukup menggunakan aplikasi di smartphone mereka masing-masing. Ayo segera gunakan Talenta dengan menghubungi tim kami sekarang juga di sini.