Jika Salah Satu Hal Berikut Terjadi, Saatnya Anda Memberikan Surat Peringatan Karyawan


Bekerja bersama tim besar ataupun kecil tentu selalu melibatkan manusia sebagai karyawan utama. Karyawan merupakan satu elemen penting dalam berjalannya suatu perusahaan. Meski demikian, karyawan merupakan manusia, tentu tidak lepas dari kesalahan dan kealpaan yang terjadi. Kesalahan kecil mungkin tidak memberikan efek yang signifikan bagi kinerja perusahaan secara keseluruhan. Namun, ketika kesalahan yang ditimbulkan cukup besar dan repetitif, ini saatnya Anda untuk memberikan surat peringatan karyawan.

Beberapa alasan bisa menjadi pemicu atau dasar diberikannya surat peringatan terhadap karyawan yang bersangkutan. Pemberian surat peringatan karyawan bermaksud untuk menegur secara formal sehingga diharapkan karyawan dapat berubah menjadi lebih baik. Sedikitnya ada 5 alasan yang bisa dijadikan dasar penulisan surat ini, diantaranya adalah sebagai berikut

  1. Melakukan Pelanggaran Prosedur Keamanan

    Ketika perusahaan Anda sedang dalam masa perbaikan atau memang sedang berhubungan dengan hal-hal konstruksi, tentu terdapat prosedur keselamatan dan keamanan standar yang diterapkan. Prosedur tetap ini dibuat agar diikuti oleh setiap karyawan yang beraktivitas di area tersebut untuk menjamin keselamatan dan terhindar dari hal-hal berbahaya. Ketika terdapat karyawan yang tidak mematuhi prosedur atau bermain-main dengan keselamatan, Anda harus bertindak tegas. Langkah pertama adalah dengan memberikannya surat peringatan karyawan atas isu pelanggaran prosedur keamanan.

    Langkah ini perlu dilakukan karena faktor keselamatan dalam bekerja telah menjadi satu hal yang amat penting untuk dijaga. Risiko cedera hingga risiko fatal lain tidak bisa dianggap enteng. Selain menjaga keselamatan kerja karyawan yang notabene adalah aset perusahaan, prosedur ini juga dibuat sebagai kewajiban perusahaan atas keselamatan karyawannya. Teguran secara langsung dan resmi adalah langkah yang tepat.

  2. Buruknya Kinerja Karyawan dalam Satu Periode

    Performa kinerja karyawan juga menjadi faktor yang perlu diperhatikan. Untuk mengukurnya, Anda bisa melihat target kerja harian dan tujuan setiap akhir periode waktu dan membandingkannya dengan kinerja karyawan. Jika kemudian ditemukan ketidakcocokan antara keduanya, maka ada baiknya Anda menegur karyawan tersebut sebagai langkah awal dengan harapan si karyawan dapat menyadari kekurangannya dan memperbaiki dikemudian hari.

    Namun, jika karyawan tersebut secara berkelanjutan tidak menunjukkan kemajuan signifikan, saatnya Anda memberikan teguran berupa surat peringatan karyawan. Surat ini sebagai pengingat dan teguran secara resmi yang menunjukkan bahwa karyawan tersebut tidak memberikan perubahan yang progresif dan bisa berisiko pada pemecatan. Memang tidak serta merta setelah surat peringatan pertama kemudian dipecat, namun jika tidak memberikan perubahan yang dibutuhkan, Anda harus mempertimbangkan hal tersebut.

  3. Kelakuan Buruk & Memengaruhi Karyawan Lain

    Tidak peduli di mana pun Anda berada akan selalu ada beberapa orang karyawan yang memiliki kelakuan buruk dan menjadi beban bagi tim atau perusahaan. Untuk hal kecil dan tidak mengganggu secara luas, kelakuan buruk dan tidak menyenangkan ini bisa dimaafkan dan mungkin diberikan teguran secara lisan. Perilaku yang buruk bisa menyebabkan suasana kantor menjadi tidak nyaman dan mengganggu kinerja karyawan lain, ini sebabnya perlu diberikan perhatian secara cepat.

    Namun, perilaku ini jika telah semakin parah dan membawa kerugian bagi perusahaan, misalnya saja ada karyawan lain yang dilecehkan atau mengundurkan diri akibat menerima perlakuan buruk, Anda harus bertindak tegas. Berikan surat tertulis berupa peringatan keras pada karyawan berkelakuan buruk ini dan tegur secara resmi atas nama otoritas yang lebih besar baik sebagai atasan atau perusahaan.

  4. Keterlambatan & Masalah Kehadiran Karyawan

    Kedua hal ini mungkin merupakan kesalahan kecil yang awam terjadi. Keterlambatan dan masalah kehadiran. Tapi jika dibiarkan, ketidakdisiplinan ini bisa jadi bencana untuk perusahaan pada jangka panjang. Terlambat dan tidak hadir tentu memengaruhi bisnis jika terus dilakukan, performa dan produktivitas terganggu serta perusahaan sulit untuk tumbuh. Hal ini bisa dicegah dengan menumbuhkan employee engagement yang baik sehingga setiap karyawan memiliki etos kerja yang tinggi. Jika keterlaluan, Anda juga bisa memberikan surat peringatan karyawan karena masalah ini.

Beberapa masalah di atas tadi adalah alasan yang bisa Anda pakai sebagai dasar memberikan surat peringatan karyawan. Masalah-masalah kecil yang tidak segera dibereskan berpotensi menjadi masalah lebih besar dan bisa menghambat kinerja serta pertumbuhan perusahaan. Seperti misalnya saja kehadiran dan keterlambatan, itu bukan masalah besar jika terjadi hanya sesekali bukan? Maka dari itu, sebaiknya Anda mengontrol hal kecil seperti kehadiran atau keterlambatan karyawan. Monitor terhadap hal tersebut bisa dengan mudah dilakukan dengan layanan Sleekr, satu layanan HR yang hadir untuk membantu mengelola SDM yang Anda miliki. Sleekr bisa membantu Anda untuk mencatat kehadiran, keterlambatan, cuti, hari libur, bahkan hingga pemberian gaji.