Bagi HR, produktivitas karyawan merupakan salah satu hal yang paling penting untuk dimonitor dan dievaluasi. Tidak semua karyawan memiliki kecepatan yang sama dalam bekerja. Beberapa karyawan mungkin akan segera menyelesaikan pekerjaan mereka. Namun beberapa yang lain akan menunggu hingga batas akhir waktu pengerjaan akan berakhir (deadline). Atau yang lebih buruk, pekerjaan sampai menumpuk tapi masih banyak yang belum diselesaikan.

Ketika Anda menemukan masalah karyawan yang produktivitasnya rendah seperti itu, Anda perlu memberi mereka beberapa pelatihan agar mereka dapat meningkatkan cara kerja mereka selama ini. Karena pekerjaan kantor yang tidak segera selesai bukan hanya merugikan perusahaan namun juga karyawan itu sendiri. Pekerjaan itu akan menjadi beban tersendiri baginya dan bisa menjadi penyebab timbulnya stres bekerja.

Cepat selesai juga bukan jaminan karyawan Anda memiliki produktivitas yang tinggi apabila hasil pekerjaan belum maksimal. Atasan mereka akan mengetahui dan meneliti apakah pekerjaan mereka memiliki hasil yang baik atau hanya asal selesai. Maka Anda sebagai HR adalah mengupayakan adanya peningkatan kemampuan dan disiplin pada karyawan Anda secara keseluruhan atau minimal karyawan yang ada di bidang HR bersama Anda. Maka Anda, baik sebagai HR atau karyawan biasa perlu memperhatikan beberapa tips mengefektifkan waktu bekerja berikut ini.

1. Manajemen Waktu

   Salah satu cara mengatur waktu yang baik adalah menggunakan target-target tertentu pada jam atau menit tertentu yang Anda buat sendiri. Misal, hari ini harus menyelesaikan ini dan ini pada jam sekian, kemudian mempersiapkan ini dan ini untuk pekerjaan besok hingga jam sekian, dan seterusnya. Usahakan waktu yang Anda butuhkan dengan estimasi yang Anda buat tidak jauh berbeda dan secara realistis. Tidak baik juga jika sewajarnya Anda menyelesaikan suatu pekerjaan selama 2 jam, namun Anda memaksakan diri untuk menyelesaikannya dalam waktu 1 jam. Hal ini selain memberi Anda tekanan yang berlebih, hasilnya pun bisa diragukan karena Anda tidak berhati-hati.

   Apabila pekerjaan Anda bermacam-macam dan memiliki deadline yang berbeda-beda atau bahkan hampir bersamaan, gunakan beberapa pengingat seperti sticky notes yang dapat ditempel pada komputer. Dengan begitu Anda dapat meminimalisir terjadinya lalai atau lupa pada suatu pekerjaan karena mengerjakan hal lain. Sticky notes semacam itu juga bisa menjadi penyemangat Anda dalam bekerja dengan menuliskan quotes yang menggugah semangat Anda.

   Meskipun Anda memiliki banyak target dalam 1 hari, perhatikan juga kesehatan mata. Anda harus memiliki waktu untuk mengistirahatkan mata Anda dari layar komputer minimal 1 jam sekali. Waktunya dapat beragam antara 5-10 menit untuk melihat pada objek-objek yang paling jauh yang bisa Anda lihat. Manfaatnya otot mata menjadi tidak kaku karena terlalu lama melihat objek yang dekat.

2. Kondisikan Tempat Bekerja

   Tempat bekerja yang nyaman dan rapi akan membuat konsentrasi semakin lama. Anda harus membatasi benda apa saja yang Anda taruh di meja Anda agar tidak terlihat penuh dengan barang. Jika perlu atur barang-barang Anda dalam rak-rak kecil dan sebagainya. Atau dapat juga menambahkannya dengan hiasan seperti vas bunga kecil atau foto keluarga dengan bingkai favorit Anda.

3. Tetap Fokus dan Konsentrasi

   Salah satu gangguan Anda untuk fokus adalah pemberitahuan media sosial pada smartphone Anda. Jauhkan gawai Anda jika tidak ingin menghubungi siapapun. Anda dapat mengeceknya ketika istirahat makan siang atau ketika ada panggilan penting seperti miscall. Konsentrasi tinggi juga bisa Anda dapat dengan rutin minum air putih atau menyediakan cemilan ringan seperti permen di meja Anda. Selain terhindar dari rasa bosan dan mengantuk, air juga akan menjaga tubuh Anda tetap sehat selama bekerja.

4. Mendengarkan Musik

   Cara lainnya juga bisa dengan mendengarkan musik dengan earphone atau headphone. Musik yang sedang tren untuk membangkitkan semangat atau yang sedang Anda sukai dapat menjadi alternatif pilihan. Selain terhindar dari berbicara dengan teman di meja sebelah Anda, musik juga akan membantu mengalirkan ide-ide yang cemerlang. Namun perlu diperhatikan bahwa maksimal Anda menggunakan earphone dan semacamnya adalah 2 jam. Telinga Anda juga harus istirahat seperti mata dan anggota tubuh yang lain.

Anda harus mencoba beberapa cara di atas, mudah bukan? Selain itu, Anda juga harus memahami bahwa dengan pekerjaan kantor Anda cepat selesai dan tetap memiliki hasil yang memuaskan akan berpengaruh juga pada waktu istirahat Anda. Semakin cepat Anda menyelesaikannya, semakin banyak pula waktu istirahat yang dapat Anda peroleh. Anda dapat menghindari lembur akibat terlalu menumpuknya pekerjaan kantor. Sudah saatnya Anda mengubah sistem bekerja Anda menjadi lebih baik.

Produktivitas karyawan meningkat berarti produktivitas dan pertumbuhan perusahaan akan meningkat pula. Coba aplikasi HR Talenta untuk menunjang kinerja karyawan perusahaan Anda dan mempersiapkan pertumbuhan dan perkembangan perusahaan. Dengan aplikasi HR Talenta, pekerjaan Anda sebagai HR juga menjadi lebih produktif, di mana Anda tidak perlu lagi mengurus absensi, cuti, lembur, dan sebagainya. Anda hanya perlu fokus bagaimana mengembangkan karyawan Anda dan membuat mereka lebih produktif. Coba di sini sekarang!