Human Resource Department (HRD) adalah  komponen penting dalam suatu perusahaan. Salah satu tugas dari HR adalah membuat laporan bulanan mengenai hasil kinerja karyawannya. Dengan adanya laporan-laporan ini, perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap karyawan sekaligus meneliti kesehatan keuangan perusahaan setiap bulannya. Itulah mengapa pekerjaan HR di akhir bulan bisa menumpuk dan sangat mungkin dalam mempengaruhi kinerja seluruh karyawan perusahaan.

Banyak pilihan metode bagi HR untuk membuat laporan bulanan, mulai dari yang berbentuk konvensional atau manual hingga laporan yang dibantu dengan aplikasi HR. Semakin majunya teknologi informasi, tentu semakin banyak HRD yang menggunakan aplikasi HR untuk membantu pekerjaannya. Apalagi jika mengingat ada beberapa risiko yang bisa terjadi jika pengerjaan laporan bulanan HRD ini dikerjaan bersamaan dengan metode yang tidak efektif dan efisien. Maka dari itu apa saja sebenarnya laporan bulanan HRD yang harus dikerjakan bagian HR di akhir bulan?

1. Laporan Kehadiran

   Dalam laporan jenis ini, HR akan membuat rekapan mengenai jumlah absen atau presensi setiap karyawan dalam satu bulan. Hal ini tentunya akan sangat berbeda untuk setiap karyawan karena dipengaruhi oleh beberapa jenis laporan yang lainnya. Maka dari itu, aplikasi HR untuk menghitung presensi setiap karyawan sering dibutuhkan dalam membuat laporan kehadiran secara otomatis, sehingga dapat menghindari dampak negatif membuat banyak laporan di akhir bulan. Otomatis artinya, HR tidak perlu merekap satu persatu jumlah kehadiran setiap karyawan karena setiap bulan data tersebut sudah diolah. Apalagi jika terbantu dengan adanya teknologi fingerprint di kantor atau aplikasi presensi secara online, salah satunya Talenta HR.

2. Laporan Upah/Gaji

   Laporan gaji tidak hanya bermanfaat bagi karyawan yang menerimanya, namun juga bagi perusahaan. Selain untuk pembukuan keuangan perusahaan, juga diperlukan bagi departemen keuangan untuk menghitung beban pajak penghasilan PPh 21 sehingga laporan keuangan perusahaan dapat diprediksi untuk beberapa bulan kedepan. Jika dibantu dengan aplikasi HR yang efektif, laporan ini dapat tersimpan secara online sehingga dapat dibuka sewaktu-waktu ketika membutuhkan data gaji pada bulan tertentu. Selain itu juga akan diolah secara otomatis secara terintegrasi dengan laporan kehadiran diatas.

3. Laporan Izin/Sakit

   Laporan izin atau sakit merupakan salah satu contoh laporan absensi karyawan bulanan yang penting untuk HR. Laporan inilah yang akan berbeda bagi setiap karyawan dan memengaruhi laporan kehadiran. Laporan ini juga akan menunjukkan pola atau kecenderungan karyawan dalam meminta izin sehingga secara tidak langsung dapat menunjukkan evaluasi setiap karyawan dalam mengambil izin beserta alasannya. Bahkan untuk keuntungan jangka panjangnya, perusahaan dapat mulai mempertimbangkan untuk menerima karyawan magang maupun karyawan baru. Dengan bantuan aplikasi HR, tim HR akan mendapat rekapan waktu izin dan alasannya sehingga dapat memastikannya dengan adanya bukti pemberian izin dari atasan atau pimpinan perusahaan.

4. Laporan Cuti

   Tidak jauh berbeda dengan jenis laporan sebelumnya, laporan cuti juga akan menunjukkan kecenderungan karyawan memilih hari atau tanggal-tanggal untuk mengajukan cuti. Apalagi jika karakteristik perusahaan yang memiliki karyawan yang berasal dari luar kota atau daerah tempat perusahaan berada. Karena tidak dapat dipungkiri juga budaya liburan yang meningkat di Indonesia ikut memengaruhi kecenderungan cuti pada tanggal-tanggal merah atau libur yang berdekatan.

   Selain itu, laporan cuti dibutuhkan untuk melakukan evaluasi kebijakan cuti perusahaan, misal penambahan atau pengurangan jumlah maksimal hari untuk cuti bagi karyawan. Manfaat lainnya adalah sebagai pengingat bagi setiap karyawan berapa jumlah hari cuti yang sudah dan yang belum digunakan. Informasi ini akan menjadi penting ketika karyawan memutuskan resign atau mendapat PHK dari perusahaan sehingga data klaim atas cuti dapat diperhitungkan secara terintegrasi. Dengan bantuan aplikasi HR, laporan ini bisa dikeluarkan bersamaan dengan ketiga laporan di atas sekaligus.

Dari beberapa poin yang harus dilakukan HR di akhir bulan tersebut, dapat terlihat bahwa pekerjaan atau tugas HR membutuhkan beberapa fokus yang harus dikerjakan sekaligus ketika akhir bulan tiba. Sehingga tidak dipungkiri jika mulai banyak tim HR yang beralih dari sistem manual ke sistem online. Selain itu juga karena laporan bulanan HRD akan menjadi salah satu faktor berkualitasnya laporan keuangan perusahaan. Maka dari itu, aplikasi HR lebih dipilih dalam membantu pekerjaan-pekerjaan tersebut secara terintegrasi.

Salah satu aplikasi yang dapat digunakan HR adalah Talenta yang efektif dan efisien dalam menyelesaikan keempat jenis laporan di atas. Talenta merupakan aplikasi dengan banyak manfaat sekaligus sehingga pengelolaan HRD tidak akan menjadi momok akhir bulan karena beberapa data karyawan sudah secara otomatis tersimpan dan terolah. Jadi tunggu apalagi? Gunakan software HR dari Talenta dan dapatkan kemudahan dalam membuat laporan HRD bulanan Anda. Ketahui lebih lanjut dan coba demo Talenta di sini.