Dunia bisnis selalu bersinggungan dengan urusan pekerja dan pemberi kerja, dalam istilah lain adalah karyawan dan perusahaan. Setiap pihak memiliki aturan main berupa hak dan kewajiban yang diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan. Terkait hal ini, salah satu hak pekerja merupakan cuti. Karena majunya sistem informasi, pengajuan hak ini bisa melalui cuti online.

Cuti online sendiri diartikan sebagai proses pengurusan dan pengajuan cuti secara online, melalui aplikasi HR yang disediakan atau digunakan oleh perusahaan. Proses pengajuannya dilakukan setiap saat dan di mana pun, selama karyawan memiliki koneksi internet. Pengajuan juga dapat diproses saat itu juga, tanpa harus menunggu jam kerja atau hari kerja efektif. Beberapa manfaat yang bisa dirasakan langsung dengan penggunaan sistem cuti online ini diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Koordinasi Langsung Walau Pengajuan Dilakukan Secara Mendadak

   

   Penggunaan aplikasi HR yang memiliki fitur cuti online akan sangat memudahkan karyawan yang harus mengajukan cuti mendadak. Hal ini sangat terasa manfaatnya sebab dengan menggunakan sistem ini, karyawan bisa mengajukan cuti saat itu juga. Cuti akan masuk pada sistem, sehingga akan dapat secara langsung dilihat oleh atasan untuk ditindaklanjuti.

   Misalnya saja ketika mendadak ada kerabat yang meninggal dunia, atau harus berurusan dengan proses hukum seperti menjadi saksi persidangan, kedua hal ini merupakan alasan yang tidak dapat diprediksi secara tepat waktunya sehingga pengajuan cuti jauh-jauh hari akan tidak seefektif pengajuan cuti dadakan dengan sistem online.

2. Pendelegasian Tugas yang Lebih Cepat

   

   Ketika karyawan mengambil cuti secara mendadak, tentu terdapat beberapa tugas yang kemudian tidak dapat ia kerjakan. Cuti yang diajukan akan secara langsung terlacak pada sistem absen kantor, sehingga supervisor atau atasan dapat dengan cepat menindaklanjuti pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan ini.

   Dengan sigap, pekerjaan bisa langsung dibagi atau dialihkan pada karyawan lain yang sekiranya memiliki workload lebih rendah dibandingkan yang lain. Memang terdengar sepele, namun keperluan mendadak yang mengharuskan karyawan mengambil cuti akan sedikit banyak mengganggu proses produksi di perusahaan jika pekerjaan yang harusnya selesai pada hari itu harus tertunda.

   Pendelegasian tugas atau pekerjaan bisa berjalan lebih cepat karena sistem cuti dan absen terintegrasi pada satu aplikasi yang sama. Memungkinkan setiap bagian bisa melihat siapa yang mengambil cuti dan apa pekerjaan yang ditinggalkannya. Kemudian menjadi tugas atasan untuk membagi pekerjaan ini agar tetap selesai tepat waktu dan tidak mengganggu keseluruhan sistem produksi perusahaan.

3. Pengajuan Cuti Online Memudahkan Proses

   

   Dalam konteks keperluan cuti mendadak ini yang kemudian sangat terasa kemudahannya. Keperluan yang mendadak dan menuntut kehadiran karyawan, biasanya tidak dapat diduga kapan waktunya dan berapa lama karyawan tersebut akan off dari pekerjaannya.

   Dengan menggunakan cuti online, pengajuan cuti bisa dilakukan melalui aplikasi pada smartphone karyawan dan langsung ditujukan pada pihak perusahaan. Nantinya perusahaan dapat meninjau cuti tersebut, lengkap dengan alasan dan jadwal yang diajukan, dan kemudian bisa disetujui  dengan cepat.

   Kejelasan pengambilan cuti pada situasi dan kondisi yang bisa dianggap khusus ini kemudian harus disikapi dengan pembagian kerja yang baik pada karyawan yang masuk pada hari tersebut. Pembagian porsi kerja yang ideal bisa membuat perusahaan tetap memiliki kinerja optimal meski mengalami pengurangan karyawan pada jangka waktu sementara ini.

4. Konfirmasi & Kejelasan Cuti yang Lebih Cepat

   

   Pengajuan yang dilakukan secara online, memungkinkan tindak lanjut yang juga lebih cepat. Hal ini karena setiap data yang masuk akan secara realtime juga terproses pada sistem, sehingga dapat dikonfirmasi atau direspon lebih cepat.

   Untuk karyawan, hal ini sangat membantu karena karyawan akan mendapat kejelasan cuti yang lebih cepat. Tidak perlu menunggu dalam waktu yang lama dengan alasan atasan sedang keluar kota atau sedang tidak hadir di kantor, karyawan bisa langsung melakukan follow up dari aplikasi yang dimiliki pada ponsel pintarnya.

   Sistem cuti online juga memberikan kemudahan bagi perusahaan karena dapat mengelola cuti, pembagian tugas, serta respon yang sangat menghemat waktu. Jika dahulu cuti harus melewati berbagai proses dan menuntut kehadiran dari beberapa atasan untuk meninjau dan menyetujui, kini perusahaan dapat dengan cepat dan hanya melalui proses hitungan menit saja dalam melakukan pengelolaan cuti yang diajukan oleh karyawan.

Sistem software HR yang canggih dapat membantu proses pengajuan cuti online karena di dalamnya memiliki fitur yang mengakomodasi hal ini. Talenta, sebagai salah satu software HR terbaik di Indonesia, menyediakan fitur pengajuan cuti secara online dengan dasar database yang tersimpan pada cloudstore. Penggunaan software HR seperti ini tentu akan memudahkan kerja HRD dan manajer terkait pengelolaan cuti, lengkap dengan kelengkapan fitur pemotongan PPh 21 dan iuran BPJS Ketenagakerjaan. Jadi tunggu apalagi? Hubungi Mekari Talenta sekarang di sini dan rasakan manfaatnya!