Divisi Pengembangan Sumber Daya Manusia, atau lebih sering disebut Human Development Department (HRD) adalah satu divisi dalam perusahaan yang  tugasnya mengelola sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan. Pengelolaannya tidak sekedar terkait pendataan kehadiran saja, namun meliputi semua aspek seperti pembayaran gaji, cuti, shift kerja, program pelatihan karyawan, review kinerja karyawan, perekrutan, hingga pemecatan. Tadinya semua hal ini dilakukan dengan cara manual yakni pencatatan dan penghitungan di atas kertas. Namun seiring perkembangan zaman, mulai digunakan program komputer dengan sebutan Human Resources Information System (HRIS). Beberapa jenis HRIS Indonesia banyak dikenal dan kemudian digunakan untuk mempermudah pekerjaan divisi HR.

HRIS sendiri dapat diartikan sebagai perangkat lunak atau program online untuk melakukan peng-input-an data, pelacakan data, dan informasi hingga rekapitulasi berbagai data yang diperlukan dalam bidang HR. Program ini juga bisa diaplikasikan oleh pihak manajemen serta divisi akuntansi karena memang memiliki beberapa fitur yang relevan dengan pekerjaan bidang tersebut.

1. Pemberlakuan Sistem Pengolahan Terpadu

   Sistem HRIS memungkinkan Anda untuk memberlakukan sistem seragam untuk semua karyawan pada beberapa bidang sekaligus. Misalnya saja ketika ada karyawan baru yang masuk dan perlu dimasukkan pada database perusahaan. Anda bisa dengan mudah memberikan akses pada karyawan tersebut untuk melakukan pengisian data dirinya sehingga data karyawan masuk ke dalam sistem operasional HRIS yang digunakan.

2. Urusan Payroll, Lembur, Cuti dan yang Terkait Kehadiran Karyawan

   Data ini juga kemudian akan terhubung dengan sistem pembayaran payroll setiap bulan. Pembayaran payroll sendiri dilakukan dengan rincian yang sudah ditentukan sebelumnya. Sehingga orang yang berkewajiban dalam hal ini hanya tinggal memasukkan data baru seperti jumlah lembur, potongan cuti, dan beberapa hal lain yang memengaruhi besaran payroll. Penggunaan HRIS kemudian dapat memberikan laporan payroll yang rinci sehingga karyawan tahu benar rincian pemotongan dan tambahan yang terjadi pada gajinya.

3. Pajak dan Potongan Wajib dari Penghasilan

   Selain database karyawan dan pembayaran payroll, program HRIS juga bisa digunakan untuk urusan lain seperti pembayaran pajak dan iuran BPJS. Keuda potongan wajib ini secara otomatis akan diambil dari gaji karyawan, serta disesuaikan dengan besaran jumlah tanggungan berdasarkan regulasi yang saat ini berlaku. Misalnya untuk karyawan terdapat potongan PPh 21 dengan batas PTKP dan ketentuan lain yang terkait. Penggunaan sistem HRIS memungkinkan perhitungan ini dilakukan dengan otomatis, tanpa harus menghitungnya satu persatu.

Pengelolaan urusan HR yang dilakukan oleh manusia umumnya memiliki tingkat kesalahan pada titik tertentu yang mungkin masih bisa ditolerir. Penggunaan HRIS untuk membantu kerja HR akan menurunkan tingkat titik tersebut sehingga kesalahan yang terjadi terkait dengan bidang ke-HR-an bisa ditekan mendekati nol. Tentu saja hal ini akan bisa dijamin ketika orang yang bertugas di bidang HR bisa mengoperasikan dengan benar program HRIS sehingga kombinasi kerja manusia dan mesin bisa terjalin sangat baik dan membawa hasil maksimal.

Salah satu keunggulan utama HRIS sebenarnya terletak pada aksesibilitasnya yang bisa dikatakan tidak terbatas ruang dan waktu. HRIS berbasis web atau cloudstore bisa diakses dari mana saja dan oleh siapa saja. Tentu akses ini bisa diatur tingkat dan hak aksesnya sehingga setiap bagian memiliki hak akses sesuai dengan porsi kepentingannya masing-masing. Sebagai pengusaha, Anda tidak lagi diharuskan hadir ketika harus mengurus payroll misalnya, karena persetujuan bisa dilakukan dari jarak jauh. Selain itu, pembayaran payroll tidak terkendala dengan hari libur atau gangguan waktu lain karena dilakukan secara online dan hanya melalui proses yang amat singkat.

Secara singkat sebenarnya keberadaan HRIS Indonesia sendiri sangat membantu meningkatnya efektivitas pengelolaan HR di negara ini. Selain lebih murah karena bisa merampingkan divisi HR dengan tingkat kinerja yang sama, HRIS juga menghemat waktu pengelolaan sehingga bisa dialokasikan pada pos-pos lain yang lebih strategis terkait pengembangan usaha. Dengan demikian waktu yang dimiliki pengusaha akan semakin banyak.

Satu produk HRIS Indonesia yang banyak digunakan adalah Mekari Talenta. HRIS yang satu ini memiliki fitur lengkap serta penggunaan yang sederhana sehingga sangat mudah dipahami. Hubungi Mekari Talenta sekarang di sini dan rasakan manfaatnya!