Pembuatan beragam laporan HR tentu memiliki fungsi atau tujuan tertentu yang pada akhirnya berpengaruh pada perkembangan perusahaan. Entah berupa laporan mingguan, bulanan, maupun tahunan, laporan semacam ini tentu tidak pernah lepas dari kebijakan yang dianut oleh perusahaan itu sendiri. Ketahui fungsi beragam laporan HR yang wajib dibuat secara bulanan melalui uraian berikut ini.

1. Kehadiran Karyawan

   Menyandang status sebagai karyawan sebuah perusahaan tentu menuntut karyawan untuk senantiasa hadir ke kantor pada waktu yang ditentukan. Dalam rentang waktu satu minggu, karyawan wajib untuk bekerja di kantor selama lima hari atau enam hari kerja. Penentuan jumlah hari kerja dalam seminggu ini tergantung pada kebijakan perusahaan.

   Laporan bulanan mengenai kehadiran karyawan dapat digunakan sebagai  patokan untuk mengetahui kinerja karyawan perusahaan. Kehadiran karyawan pada waktu yang sudah ditentukan menunjukkan kedisiplinan karyawan itu sendiri. Selain itu, laporan kehadiran juga amat penting apabila perusahaan Anda memberlakukan tunjangan harian yang hanya didapat oleh karyawan yang hadir di kantor.

2. Keterlambatan Karyawan

   Pada umumnya, perusahaan memiliki kebijakan yang menentukan waktu kerja efektif bagi karyawannya. Penentuan waktu kerja ini mampu menjaga ritme kerja tiap-tiap karyawan sehingga mampu mencapai tuntutan perusahaan. Waktu kerja ini pada umumnya berkisar antara tujuh sampai delapan jam per hari. Jam kerja sendiri biasanya dimulai dari pukul 8 atau 9 pagi waktu setempat dengan selang waktu istirahat makan siang selama satu jam.

   Dengan adanya jam kerja, karyawan dituntut untuk mampu membagi waktu dan bekerja secara efektif. Khususnya apabila pekerjaan tersebut dilakukan dalam tim sehingga keterlambatan karyawan dapat dipandang sebagai hambatan rekan satu timnya. Keterlambatan karyawan pun kerap diganjar dengan potongan gaji tertentu. Hal ini tentu berpengaruh secara langsung pada perhitungan gaji karyawan perusahaan Anda sehingga perlu dirangkum dalam bentuk laporan HR bulanan.

3. Ketidakhadiran Karyawan Karena Izin atau Sakit

   Karena satu dan lain hal, ada kalanya karyawan tidak dapat hadir ke kantor. Alasan yang paling lazim ditemui adalah karyawan tersebut tengah sakit sehingga kondisinya tidak mendukung untuk dapat bekerja di kantor. Selain itu, karyawan bisa juga mengajukan izin lantaran terjadi hal-hal darurat seperti anggota keluarganya mengalami kecelakaan atau meninggal dunia.

   Pembuatan laporan HR terkait hal-hal semacam ini dapat membantu pihak HR mengetahui kebutuhan karyawan secara personal. Sebagai contoh, ketika karyawan sedang dalam kondisi berduka, tentu pekerjaan yang dibebankan tidak seberat karyawan lainnya.

4. Pengambilan Jatah Cuti Karyawan

   Cuti yang diberikan oleh perusahaan dapat berupa jatah cuti bulanan yang dapat diakumulasi, maupun cuti untuk waktu-waktu tertentu seperti cuti hamil dan melahirkan. Apabila memang dirasa perlu, karyawan perempuan yang tengah mengalami menstruasi hingga kesulitan bekerja pun boleh pula mengajukan cuti. Artinya, cuti merupakan hak karyawan, meski dalam kondisi tertentu perusahaan tidak memberikan jatah cuti lantaran karyawan tersebut masih baru.

   Perhitungan cuti juga dapat dijadikan sebagai pedoman perhitungan gaji. Artinya, apabila seluruh jatah cuti telah terpakai namun karyawan tetap tidak masuk kerja tanpa alasan jelas, maka akan dikenakan pula pemotongan gaji. Maka, tidak heran apabila laporan semacam ini merupakan laporan HR yang wajib dikerjakan setiap bulan. Selain itu, perusahaan pun dapat merumuskan kebijakan secara lebih tepat dan akurat lantaran mengetahui kecenderungan waktu cuti karyawannya.

    

Beragam laporan HR yang wajib dibuat setiap bulan itu tadi secara garis besar berpengaruh pula pada perhitungan gaji karyawan. Untuk mempermudah perhitungan gaji serta pelaporan kehadiran maupun keterlambatan karyawan, pihak HR bisa mencoba aplikasi HR Sleekr. Aplikasi ini memiliki fitur payroll yang mampu melakukan perhitungan gaji karyawan secara tepat dan akurat. Pengalokasian jam kerja atau shift pun dapat disesuaikan dengan mudah berdasarkan kebijakan yang berlaku di perusahaan.

Selain dilengkapi fitur payroll, Sleekr juga memungkinkan karyawan melakukan absensi secara online. Hal ini karena Sleekr (Mekari Talenta) sudah didukung dengan fitur absensi dan dapat diakses melalui aplikasi mobile. Karyawan pun dapat melakukan absensi hanya bermodalkan akun khusus, koneksi internet, serta aplikasi yang tersemat pada smartphone masing-masing. Pihak HR pun dapat dengan mudah melakukan pemantauan secara komprehensif lantaran seluruh data karyawan terintegrasi melalui sistem database berbasis cloud. Dengan demikian, pembuatan laporan HR bulanan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien. Ketahui lebih lanjut dan coba demo Talenta di sini dan dapatkan kemudahan membuat laporan HR setiap bulannya.