6 Tips Memilih Software Payroll Terbaik untuk Bisnis Anda

Sleekr December 24, 2018 Human Resources (HR)

Di era digital, perhitungan gaji di perusahaan kian dimudahkan dengan penggunaan software payroll. Software payroll terbaik memiliki peran penting bagi berjalannya administrasi karyawan setiap bulannya. Dengan penggunaan software payroll terbaik, perusahaan Anda dapat menjadikan proses administrasi personalia karyawan menjadi lebih efektif dan efisien. Dengan begitu, Anda sebagai HR tidak perlu menghabiskan waktu berlama-lama hanya untuk menghitung gaji karyawan setiap bulannya.

Perhitungan gaji karyawan setiap bulan tentunya memakan waktu yang tidak sebentar. Seluruh komponen gaji karyawan harus dihitung dengan baik, seperti yang kita tahu komponen gaji karyawan di Indonesia juga harus disesuaikan dengan peraturan perpajakan dan juga BPJS (Kesehatan dan Ketenagakerjaan). Jadi perusahaan pun harus memilih software payroll terbaik agar perhitungan gaji karyawan dapat terselesaikan dengan cepat dan akurat. Di bawah ini adalah beberapa kriteria yang bisa dijadikan pertimbangan sebelum memilih software payroll untuk perusahaan Anda.

  1. Tampilan Simpel dan Bahasa Sederhana

    Salah satu tujuan utama perusahaan memutuskan untuk menggunakan software payroll adalah untuk menyederhanakan perhitungan gaji karyawan. Dengan demikian, tampilan atau interface software tersebut tentu harus didesain sesederhana mungkin. Tampilan yang sederhana ini wajib pula didukung dengan pemilihan bahasa yang mudah dipahami.

    Tampilan yang simpel serta pemilihan bahasa yang mudah dipahami membuat pengelola tidak perlu terlalu kesulitan mempelajari software tersebut. Terlebih apabila software payroll tidak terlalu banyak menggunakan berbagai istilah teknis yang kelewat rumit.

  2. Kelengkapan Fitur

    Dalam perhitungan gaji karyawan, terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan yang membuat gaji tiap-tiap karyawan tidak selalu sama. Komponen-komponen tersebut diantaranya berupa data kehadiran, jam kerja, pajak, tunjangan lembur, serta tunjangan-tunjangan lainnya. Masing-masing perusahaan tentu sudah menentukan berbagai komponen tersendiri dalam perhitungan gaji karyawan. Kelengkapan fitur-fitur yang mendukung komponen-komponen tersebutlah yang wajib menjadi pertimbangan dalam pemilihan software payroll.

  3. Perhitungan Akurat

    Melakukan perhitungan gaji karyawan secara manual tentu akan memakan banyak waktu. Terlebih apabila perusahaan Anda memiliki puluhan karyawan dengan komponen pembayaran gaji yang beragam. Fungsi penting dari software payroll adalah untuk mempermudah perhitungan gaji karyawan perusahaan. Perhitungan yang dilakukan tentu harus selalu tepat dan senantiasa akurat. Untuk itu, Anda wajib memastikan bahwa software payroll yang Anda pilih merupakan software terpercaya yang mampu menghitung gaji karyawan secara cermat dan akurat.

  4. Keamanan Data Perusahaan

    Data-data terkait karyawan dan keuangan perusahaan tentu merupakan data-data penting yang bersifat rahasia. Dengan kata lain, data-data ini tidak boleh sampai bocor dan disalahgunakan oleh sembarang orang. Ketika memilih software payroll, keamanan data perusahaan harus senantiasa terjaga. Dengan kata lain, pastikan data-data yang terkumpul dalam software payroll yang Anda pilih hanya dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan saja. Idealnya, Anda dapat mengatur siapa saja yang boleh mengakses data tersebut. Termasuk membedakan data yang dapat diakses oleh karyawan maupun pemegang jabatan tertentu di perusahaan.

  5. Proses Perhitungan Cepat dan Selalu Update

    Keunggulan software payroll apabila dibandingkan dengan perhitungan gaji secara manual adalah proses perhitungannya yang lebih cepat. Tak sekadar cepat, perhitungan ini juga harus selalu update, mengingat komponen perhitungan gaji karyawan bisa saja berubah seiring dengan perkembangan perusahaan. Misalnya, ketika perusahaan semakin besar dan pemasukan meningkat, bisa saja perusahaan menambahkan besar tunjangan makan siang bagi karyawan. Contoh lain adalah apabila terjadi perubahan terkait perhitungan pajak yang dibebankan pada karyawan. Hal-hal semacam ini sepintas tampak sederhana, namun justru rawan untuk dilupakan di tengah padatnya berbagai urusan perusahaan.  

  6. Dapat Diakses Karyawan

    Memasuki era keterbukaan informasi, karyawan berhak mengetahui secara jelas perihal gaji yang diterima setiap bulan. Termasuk pemotongan gaji terkait pajak atau jumlah jam kerja karyawan tidak sesuai dengan ketentuan perusahaan. Besaran tunjangan yang diberikan pada hari raya juga bisa membuat karyawan menerima gaji yang berbeda tiap bulannya.

Software payroll pada masa kini sebaiknya turut memungkinkan karyawan mengakses data-data terkait gaji mereka masing-masing. Dengan demikian, pembagian gaji dapat dilakukan secara lebih adil dan transparan. Karyawan pun betul-betul paham mengenai rincian pemasukan yang diterima dari perusahaan. Apabila ada rincian yang kurang sesuai, karyawan juga dapat dengan mudah melakukan konfirmasi.

Pastikan software payroll yang Anda pilih memenuhi keenam hal di atas. Anda bisa mencoba untuk menggunakan aplikasi HR Sleekr yang memiliki fitur software payroll. Aplikasi ini memiliki beragam fitur yang dapat dipilih sesuai dengan ketentuan penggajian perusahaan yang Anda kelola. Termasuk terkait dengan perhitungan pajak untuk karyawan serta tunjangan BPJS kesehatan. Dengan menggunakan fitur software payroll pada aplikasi Sleekr, Anda dapat menghemat waktu sekaligus melakukan perhitungan gaji karyawan secara tepat dan akurat.