Seorang HRD yang profesional dituntut untuk mengatur waktu seefisien dan seefektif mungkin. Namun mempraktekan hal tersebut ternyata tidaklah mudah. Meskipun kelihatannya pekerjaan tim HRD tidak terlalu berat, tetapi pada kenyataannya tugas-tugas yang dikerjakan oleh tim HRD cukup sulit. Karena membutuhkan konsentrasi yang tinggi, kehati-hatian dan memakan waktu yang lama. Pekerjaan yang terlihat sepele tersebut sebenarnya harus dikerjakan dengan sangat teliti, misalnya saat melakukan perhitungan gaji. Jika seorang HRD melakukan kesalahan dalam proses perhitungan gaji dapat berdampak buruk bagi perusahaan. Atau saat HRD salah dalam melakukan perhitungan absensi karyawan, maka karyawan akan dirugikan. Krena karyawan tersebut tidak mendapatkan hak yang seharusnya didapatkan. Ditambah lagi harus mengurus proses perekrutan karyawan baru, melakukan tes, melakukan wawancara kerja, dan masih banyak lagi.

Ketika tugas-tugas HRD terus bertambah sementara tugas-tugas yang lain belum juga terselesaikan, berarti sudah saatnya perusahaan harus menggunakan sistem aplikasi. Sistem aplikasi tersebut tentu saja yang dapat membantu mengurangi beban tugas HRD. Di era digital seperti sekarang ini, telah ada banyak pilihan yang dapat membuat segala pekerjaan menjadi lebih mudah. Salah satunya adalah penggunaan sistem aplikasi HRD yang tepat. Sehingga mampu meringankan tugas-tugas dan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan HRD perusahaan.

1. Kebutuhan HRD Perusahaan

   Pada dasarnya setiap perusahaan membutuhkan sistem human resource management yang dapat mengelola dua kebutuhan kepegawaian. Kedua kebutuhan tersebut yaitu HR Strategic dan HR Operation. Permasalahan yang mungkin muncul ketika pendataan kepegawaian masih bersifat manual, seorang Manager HRD akan sangat sibuk dalam menyortir untuk mencari data yang diperlukan. Perusahaan berskala menengah dan besar memiliki tantangan yang lebih besar dalam mengelola Perekrutan, Kompetensi, Tingkat Performance Pegawai, Absensi Pegawai, Penggajian, Pinjaman, Asuransi, Kesehatan, Pelatihan serta Personalia. Hal tersebut dikarenakan perusahaan berskala menengah dan besar mempunyai banyak karyawan. Dengan banyaknya jumlah karyawan pada suatu perusahaan pasti berdampak pada rumitnya sistem data karyawan, sistem absensi, lembur, pelatihan sampai dengan sistem payroll seperti gaji dan pajak. Itulah mengapa perusahaan membutuhkan penggunaan sistem aplikasi HR yang berbasis HRIS dan HRMS. Dengan begitu, seorang Manager HRD lebih mudah dalam mendata serta menganalisa kebutuhan perusahaan untuk mengambil keputusan.

2. Keunggulan Penggunaan Sistem Aplikasi HRD

   1. Penggunaan sistem aplikasi HRD memungkinkan perusahaan untuk mengelola berbagai macam administrasi secara lebih cepat dan efisien. Pasalnya, ada banyak fungsi atau fitur yang dimiliki oleh aplikasi tersebut yang bisa dipilih dan disesuaikan dengan masing-masing kebutuhan perusahaan, apalagi jika dapat digunakan melalui perangkat mobile.

   2. Aplikasi HRD juga memungkinkan terjadinya komunikasi antar rekan kerja dengan mudah. Misalnya, ketika seorang manajer ingin memberikan umpan balik bagi karyawan atau ketika ada karyawan ingin berdiskusi mengenai sesuatu dengan rekan timnya, dapat memanfaatkan penggunaan sistem aplikasi tersebut tanpa harus bertemu secara fisik. Fungsi dari aplikasi HRD juga bisa menjadi sarana untuk pemberian reward kepada karyawan. Informasi mengenai reward dapat tersebar luas bagi setiap karyawan lainnya secara langsung.

   3. Selain itu, aplikasi HR juga dapat digunakan untuk mengelola payroll, data absensi dan juga penjadwalan kerja seperti pengaturan shift. Pekerjaan yang bisa dilakukan secara otomatis tersebut juga akan mengurangi error dan misscommunication yang biasa terjadi ketika HRD mengolah terlalu banyak data karyawan secara manual.

   4. Digunakan untuk memudahkan proses perekrutan dan perencanaan suksesi. Memiliki modul khusus proses rekrutmen akan memudahkan perusahaan dalam membuat informasi lowongan kerja hingga melakukan proses onboarding karyawan baru. Di samping itu, aplikasi HR juga membantu perusahaan untuk mempersiapkan karyawan berpotensi yang akan menempati posisi baru atau dipromosikan.

   5. Selain fitur untuk membuat report secara berkala, aplikasi HR juga bisa mendukung perusahaan dalam pengambilan keputusan dengan menyediakan data yang diperoleh dari hasil analytic tool. Data report dapat tersedia secara real-time dan mampu membantu perusahaan untuk menilai karyawan, mengelola jadwal lembur hingga mengurus aspek dalam bidang HR lainnya.

3. Tujuan Penggunaan Sistem Aplikasi HRD

   Harapan setiap perusahaan menggunakan aplikasi HRD yang terbaik adalah agar dapat meningkatkan efisiensi dan waktu pengolahan data. Terutama jika dibandingkan dengan sistem manual. Penggunaan sistem aplikasi HRD dapat dengan mudah mengakomodasi perubahan yang sesuai dengan peraturan, serta peraturan perpajakan Indonesia yang berlaku saat ini.

Sebelum perusahaan Anda memutuskan untuk menggunakan sistem aplikasi HRD, penting bagi Anda untuk mengetahui fitur apa saja yang seharusnya Anda dapatkan. Selain menawarkan kemampuan operasional, sebuah aplikasi HRD atau Software HRIS harus memberikan berbagai fungsi yang dapat menunjang kesuksesan perusahaan Anda. Talenta memiliki layanan software HR yang telah dipercaya oleh ribuan perusahaan di Indonesia.

Software HR Talentadilengkapi dengan fitur-fitur terbaiknya untuk manajemen perusahaan Anda secara lebih praktis. Manajemen perusahaan Anda akan lebih terintegrasi, mulai dari absensi dan cuti online, klaim atau reimbursement, perhitungan gaji atau payroll, dan lain sebagainya. Ketahui lebih lanjut dan coba demo Talenta di sini.