Ada kalanya seorang karyawan mau tidak mau harus keluar dari perusahaan atau memutuskan untuk resign. Kondisi tersebut bisa jadi akibat perusahaan merasa perlu untuk mengurangi jumlah karyawan sehingga kemudian melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). Karyawan juga dapat secara sadar mengajukan resign karena ingin sekolah lagi, menikah, atau menciptakan lapangan kerja sendiri. Kemungkinan-kemungkinan tersebut membuat karyawan tidak lagi dapat datang ke kantor setiap hari. Terlebih apabila karyawan tersebut juga memutuskan untuk pindah ke luar kota maupun luar negeri.

Ketika karyawan tersebut sudah terdaftar dalam program-program BPJS Ketenagakerjaan, perusahaan tentu sempat melakukan pemotongan gaji untuk iuran program tersebut. Pemotongan gaji ini dilakukan sepanjang karyawan tersebut resmi bekerja di perusahaan hingga akhirnya berhenti atau diberhentikan. Dengan demikian, karyawan tersebut memiliki hak atas iuran BPJS Ketenagakerjaan yang sudah dibayarkan. Meski pengelolaan iuran ini dilakukan oleh perusahaan, karyawan tetaplah merupakan pihak yang harus merasakan manfaat dari program tersebut. Pengelola HR pun dapat membantu karyawan untuk memahami cara mencairkan BPJS Ketenagakerjaan dalam uraian berikut ini.

1. Rincian Dokumen yang Dibutuhkan

   

   Sebelum mengetahui cara mencairkan BPJS Ketenagakerjaan, karyawan yang hendak resign perlu untuk mempersiapkan beragam dokumen yang penting dan relevan. Berikut berbagai macam dokumen yang diperlukan untuk mencairkan BPJS Ketenagakerjaan.

   – Kartu Tanda Penduduk: Pencairan BPJS Ketenagakerjaan tentu membutuhkan KTP sebagai bukti identitas resmi karyawan perusahaan. Hal ini lantaran nama yang tertera pada dokumen-dokumen resmi pada dasarnya menggunakan KTP sebagai pedoman.

   – Kartu Keluarga: Selain KTP, kartu keluarga juga diperlukan dalam pencairan dana BPJS Ketenagakerjaan. Kartu Keluarga dapat menjadi bukti yang memperkuat jumlah tanggungan karyawan yang bersangkutan.

   – Kartu Peserta BPJS Ketenagakerjaan: Sebagai bukti bahwa karyawan tercatat sebagai penerima jaminan sosial dalam program BPJS Ketenagakerjaan, tentu perusahaan memastikan bahwa karyawan tersebut memiliki kartu peserta

   – Surat Keterangan Dari Perusahaan: Terdapat dua jenis surat keterangan dari perusahaan yang digunakan untuk pencairan dana BPJS Ketenagakerjaan. Surat pertama dikenal sebagai Paklaring atau surat keterangan yang menyatakan bahwa seseorang pernah bekerja di sebuah lembaga dengan jangka waktu dan jabatan tertentu. Termasuk keterangan yang menyatakan bahwa masa kerja karyawan tersebut dinyatakan sudah berakhir. Dan surat kedua yang perlu dibuat oleh HRD adalah surat keterangan pengunduran diri karyawan. Surat keterangan ini dialamatkan pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Disnakertrans). Jabatan terakhir karyawan juga perlu dituliskan secara jelas pada surat jenis ini. Surat keterangan yang kedua ini perlu ditandatangani oleh kepala HRD dan dilengkapi stempel resmi Disnakertrans.

   – Akta Penetapan PHK yang dibuat oleh Pengadilan Hubungan Industrian (PHI): Dokumen ini diperlukan apabila pencairan dana BPJS Ketenagakerjaan dilakukan akibat karyawan mengalami PHK.

   – Buku Tabungan atau Rekening Bank: Pencairan dana BPJS Ketenagakerjaan dapat dilakukan melalui transfer bank. Sebagai bukti, dokumen berupa buku tabungan atau buku rekening bank juga diperlukan. Petugas pun dapat mencatat nomor rekening yang terdapat pada buku tersebut.

   Usai melengkapi beragam dokumen yang diperlukan, pencairan dana BPJS Ketenagakerjaan bisa segera dilakukan. Terdapat dua cara mencairkan BPJS Ketenagakerjaan yakni dengan datang langsung maupun secara online.

2. Mencairkan BPJS Ketenagakerjaan Secara Langsung

   Pencairan dana BPJS Ketenagakerjaan secara langsung dapat dilakukan apabila karyawan yang bersangkutan memiliki cukup waktu luang. Akan lebih baik apabila pencairan dana ini dilakukan pada pagi hari mengingat banyaknya orang yang kemungkinan mengantre di kantor BPJS Ketenagakerjaan. Petugas akan membagikan nomor antrean bagi mereka yang sudah hadir lebih dahulu. Penerima nomor kemudian akan mendapatkan formulir yang perlu diisi sesuai dengan keperluannya. Selanjutnya tinggal menunggu panggilan sesudah kantor tersebut resmi dibuka. Bagi mereka yang tidak mendapatkan nomor antrian bisa mengantri kembali di hari berikutnya.

3. Cara Mencairkan BPJS Ketenagakerjaan Secara Online

   

   Mengingat keterbatasan nomor antrian yang dibagikan akibat keterbatasan jumlah petugas, proses pencairan BPJS Ketenagakerjaan dapat pula dilakukan secara online. Cara mencairkan BPJS Ketenagakerjaan secara online adalah melalui website resmi lembaga tersebut. Cari menu pencairan dana, kemudian isi data-data yang dibutuhkan. Persiapkan juga seluruh dokumen yang diperlukan, termasuk dokumen yang sudah di-scan. Selanjutnya tinggal menunggu e-mail konfirmasi perihal waktu untuk datang langsung ke kantor BPJS Ketenagakerjaan dengan membawa dokumen asli. Di kantor tersebut terdapat  nomor antrian khusus untuk layanan pencairan BPJS Ketenagakerjaan secara online. Untungnya, antrian online pada umumnya tidak terlalu ramai.

   Apabila karyawan perusahaan Anda memutuskan untuk resign atau memang di-PHK karena kebijakan perusahaan, tentu pihak HR tetap perlu untuk turun tangan. Selain mempersiapkan persuratan yang dibutuhkan karyawan tersebut, pengelola HR juga perlu memperbarui informasi terkait karyawan perusahaan. Hal ini lantaran pengurangan jumlah karyawan dapat berpengaruh pada rincian anggaran perusahaan di masa mendatang. Belum lagi apabila di kemudian hari perusahaan membuka rekrutmen untuk menggantikan karyawan yang keluar.

Hal-hal tersebut dapat diakomodir dengan penggunaan Aplikasi HR seperti Mekari Talenta. Dilengkapi dengan fitur database berbasis cloud, Talenta mampu mengintegrasikan beragam data penting perusahaan. Termasuk data-data yang terkait dengan informasi personal karyawan. Ketika karyawan tersebut tidak lagi bekerja di perusahaan, pengelola HR yang bertindak sebagai admin pun dapat menonaktifkan akun tersebut. Selain itu, iuran BPJS Ketenagakerjaan pun dapat dilakukan secara otomatis lewat fitur payroll. Coba daftarkan perusahaanmu di sini sekarang juga!