5 Cara Terbaik Mengelola Stok Barang dan Bahan Baku Bisnis Kafe

April 6, 2018 Accounting

Persediaan barang (inventory) dan bahan merupakan salah satu roda penggerak paling penting dalam bisnis kafe atau restoran. Dari persediaan atau inventory inilah Anda bisa melakukan proses pembuatan makanan dan minuman untuk melayani pelanggan. Bahkan melalui persediaan pulalah Anda bisa mengetahui menu apa yang paling banyak dipesan, yakni dengan mengecek jumlah persediaan stok barang.
stok barang, persediaan, inventory, restoran, cafe, pembukuan, mesin kasir, software akuntansi, accounting, akuntansiPengelolaan stok yang baik akan membantu melancarkan usaha kafe Anda. (Source: Unsplash)

Nah, mengingat pentingnya fungsi stok barang atau persediaan terhadap fungsi bisnis restoran dan kafe, Anda harus mengelolanya secara baik dan sistematis. Dengan begitu, proses bisnis bisa berjalan lancar sehingga meningkatkan peluang untuk memuaskan pelanggan.

  1. Ketahui Jenis Persediaan (Inventory)

    Pengelolaan inventory akan lebih mudah dilakukan apabila Anda menggolongkan jenis barang atau bahan baku terlebih dulu. Secara umum, jenis persediaan ini dibagi menjadi tiga. Pertama, berdasarkan tujuannya, jenis-jenis persediaan dalam bisnis kafe biasanya terbagi menjadi tiga, yaitu:

    Persediaan untuk dijual – persediaan yang penyimpanannya ditujukan untuk dijual, contohnya stok makanan dan minuman.

    Bahan penolong – persediaan yang penyimpanannya digunakan untuk melengkapi produk yang dijual, contohnya sendok, garpu, dan tisu.

    Persediaan untuk proses produksi – persediaan yang digunakan untuk proses produksi, contohnya minyak goreng, gula, dan garam.

    Kedua, berdasarkan cara penyimpanannya, persediaan untuk bisnis kafe digolongkan menjadi lima, yaitu:

    Buah-buahan dan sayur – biasanya sebagai bahan dasar sekaligus pelengkap, disimpan dalam lemari pendingin.

    Barang chiller – persediaan bahan makanan yang tidak dalam kondisi beku, tapi harus disimpan dalam keadaan dingin, contohnya minuman.

    Barang frozen – bahan yang disimpan dalam keadaan beku di freezer, contohnya daging.

    Dessert dan soup – disimpan dalam lemari pendingin dan langsung disajikan

    Barang gudang – disimpan dalam gudang, bisa berupa barang jadi, barang dalam proses, bahan baku, bahan pokok, bahan penolong, dan bahan perawatan.

    Ketiga, berdasarkan perputaran siklusnya, persediaan untuk bisnis kafe dikelompokkan menjadi dua, yaitu:

    Fast moving – persediaan barang yang periode permintaannya relatif cepat untuk kebutuhan operasional, misalnya buku nota dan bahan makanan.

    Slow moving – persediaan barang yang periode permintaannya relatif lambat, contohnya peralatan saji seperti piring dan mangkuk.

  2. Kumpulkan Data Persediaan Kafe

    Setelah menggolongkan jenis persediaan sesuai penjelasan di atas, saatnya Anda mengumpulkan data persediaan selengkap mungkin. Hal ini begitu penting dilakukan untuk mempermudah kegiatan menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang dari persediaan. Pengumpulan data harus dilakukan secara akurat karena akan menjadi landasan untuk menentukan angka persediaan selanjutnya. Pastikan jumlah barang yang ada dalam gudang sesuai dengan data.

    Untuk itu, Anda bisa menggunakan aplikasi point of sales (POS) iSeller dan Moka POS yang sudah terintegrasi dengan Sleekr Accounting. Sebetulnya, aplikasi POS merupakan sebuah sistem mesin kasir, tetapi telah dilengkapi dengan berbagai fitur pendukung yang salah satunya adalah stok barang. Jadi, aplikasi ini pun bisa melakukan analisis untuk mengetahui barang mana yang paling laku. Selain itu, karena sudah terintegrasi dengan software akuntansi Sleekr Accounting, transaksi harian kafe pun akan secara otomatis tercatat langsung pada pembukuan bisnis.

  3. Melakukan Forecasting

    Dalam hal ini, yang dimaksud dengan forecasting adalah membuat perkiraan jumlah barang yang akan Anda tambahkan ke gudang. Anda bisa melihat data penjualan pada periode sebelumnya untuk melakukan forecasting.

    Sebagai contoh, katakanlah Anda menggunakan 50 kg daging sapi per bulan selama dua belas bulan terakhir. Nah, kemungkinan besar Anda juga akan membutuhkan 50 kg daging sapi untuk bulan selanjutnya. Di sisi lain, Anda perlu mempertimbangkan momen-momen khusus yang bisa memengaruhi permintaan persediaan, misalnya saat Natal atau lebaran. Saat Natal, misalnya, permintaan bisa meningkat karena banyak orang ingin merayakannya di kafé Anda.

  4. Pisahkan Barang Lama dan Baru

    Jika Anda masih memiliki beberapa stok lama di gudang, Anda dianjurkan untuk mengeluarkannya terlebih dulu sebelum memasukkan stok yang baru. Misalnya, saat melakukan forecasting, ternyata ada beberapa stok barang atau persediaan yang harus Anda keluarkan. Nah, sebaiknya Anda mengeluarkan stok yang usianya paling lama terlebih dulu, apa lagi jika ada stok yang bisa basi seperti susu atau buah-buahan. Langkah ini bisa membantu Anda untuk menghindari kerugian seperti itu.

  5. Cek Kembali Sebelum Barang Disimpan

    Sudah mengetahui berapa banyak stok barang yang harus ditambahkan? Jangan langsung buru-buru menyimpannya di gudang. Lakukan pengecekan kembali sebelum memasukkannya. Pengecekan akan membantu Anda mengetahui jika ada barang yang mengalami cacat, salah produksi, atau kendala lain. Jika ditemukan barang cacat, kumpulkan di satu tempat dan berikan tanda mengenai keterangan cacat.

Agar persediaan pada bisnis kafe selalu terkelola dengan baik, Anda juga harus rutin melakukan pencatatan stok barang. Setiap ada barang atau bahan baku yang keluar, masuk, atau pindah tempat, Anda wajib mencatatnya. Untuk ini, Anda dianjurkan melakukan metode stock opname, yakni menghitung fisik barang persediaan bisnis, lalu membandingkannya dengan data pencatatan.