Di dalam suatu perusahaan, baik itu pemerintah maupun swasta pasti memiliki suatu kebijakan tertentu yang harus ditaati oleh seluruh karyawan. Salah satunya adalah membuat surat izin jika seorang karyawan ingin tidak masuk kerja. Ketika seorang karyawan hendak membuat surat izin tidak masuk kerja, maka harus menggunakan bahasa yang formal dan jelas. Jelas di sini maksudnya adalah pihak perusahaan tahu penyebab seorang karyawan tidak masuk kerja. Pembuatan surat izin tidak masuk kerja yang baik akan memberikan peluang yang lebih besar untuk disetujui. Ada banyak faktor mengapa seorang karyawan mengajukan permohonan izin kerja. Pada umumnya, yang paling klasik adalah karena sakit dan/atau adanya kepentingan keluarga. Agar tidak salah, setiap karyawan dapat memperhatikan contoh surat izin kerja yang baik.

Surat izin kerja merupakan sebuah surat yang diajukan oleh seorang karyawan kepada pihak perusahaan untuk memohon izin tidak masuk kerja untuk sementara waktu. Permohonan izin ini tentu saja harus disertai dengan alasan yang jelas dan jujur. Seperti surat-surat lain pada umumnya, ada beberapa hal yang tetap harus dicantumkan ketika menyusun atau membuat surat izin kerja. Diantaranya adalah menyebutkan pihak yang dituju, identitas pengirim, isi surat, kemudian penutup dan ucapan terima kasih. Selain hal-hal yang bersifat teknis tersebut, ada juga beberapa hal penting yang dapat dijadikan sebagai acuan ketika menyusun surat izin tidak masuk kerja. Apa saja? Simak ulasan lengkap contoh surat izin kerja di bawah ini.

1. Poin Penting Penyusunan Surat Izin Kerja

   Berikut ini adalah beberapa poin penting yang harus diperhatikan saat menyusun atau membuat surat izin tidak masuk kerja:

   1. Setiap karyawan yang menyusun surat izin tidak masuk kerja harus menyebutkan identitas diri secara jelas. Termasuk di dalamnya adalah jabatan karyawan yang bersangkutan. Hal ini dimaksudkan agar selama karyawan tidak masuk kerja, pekerjaan yang ditinggalkan dapat dilimpahkan kepada asisten, bawahan, atau rekan kerja lainnya.

   2. Harus menjelaskan alasan pasti mengapa seorang karyawan tidak dapat masuk kerja. Alasan ini harus benar-benar sesuai fakta yang ada, logis, dan tidak boleh dibuat-buat.

   3. Apabila penyebab seorang karyawan tidak dapat masuk kerja adalah karena sakit, maka sebaiknya karyawan yang bersangkutan menyertakan surat keterangan sakit dari dokter atau rumah sakit tempat karyawan tersebut periksa atau dirawat.

   4. Seorang karyawan yang menyusun surat izin tidak masuk kerja juga dapat menyebutkan waktu pasti berapa hari karyawan tersebut ingin mendapatkan izin. Dengan konsekuensi karyawan tersebut harus siap masuk kembali ketika waktu izin telah berakhir.

2. Contoh Surat Izin Kerja yang Baik

   Membuat surat izin kerja bukan merupakan hal yang mudah. Segala sesuatu yang tertulis di dalam surat izin kerja harus benar, jelas, dan singkat. Sebaiknya seorang karyawan tidak membuat surat izin tidak masuk kerja dengan kalimat yang bertele-tele. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan baik-baik dalam menulis surat izin kerja, diantaranya adalah sebagai berikut ini:

   1. Penulisan tanggal

   Karyawan harus mencantumkan tanggal saat menyusun surat izin dengan benar, supaya tercatat pada bagian personalia atau atasan. Tanggal yang jelas ini bertujuan untuk mengetahui apakah seorang karyawan mempunyai deadline pekerjaan tertentu yang mungkin dapat dilimpahkan kepada rekan kerja lain selama karyawan yang bersangkutan tidak masuk kerja.

   2. Data diri karyawan

   Setiap karyawan harus mencantumkan nama lengkap, jabatan atau divisi, beserta nomor induk kepegawaian jika ada. Ini semua akan memudahkan bagian personalia dalam memproses dan memberikan izin kepada karyawan yang bersangkutan. Apalagi jika nama karyawan yang mengajukan izin sama dengan rekan kerja lainnya, maka karyawan tersebut memang wajib menuliskan nama lengkap beserta jabatannya.

   3. Tujuan pengajuan izin

   Setiap karyawan harus menyampaikan tujuan ia mengajukan permohonan izin kerja. Tujuan permohonan tidak masuk kerja tersebut harus disampaikan dengan kalimat yang jelas dan tidak bertele-tele. Jika seorang karyawan mengajukan izin karena sakit, maka sebaiknya karyawan tersebut menyertakan surat keterangan sakit dari dokter atau pihak rumah sakit yang menyatakan karyawan tersebut sedang sakit dan perlu beristirahat di rumah selama beberapa hari. Dengan menyertakan lampiran surat keterangan dari dokter tersebut, maka dapat memperkuat permohonan izin karyawan untuk disetujui.

   4. Penutup dan ucapan terimakasih

   Di akhir surat, dalam penyusunan surat izin kerja dapat dituliskan ucapan terima kasih bagian yang bertanggung jawab untuk menyetujui surat tidak masuk kerja tersebut. Dengan kalimat penutup dan ucapan terima kasih, maka akan tercipta hubungan dan kerja sama yang baik.

   5. Tanda tangan dan nama terang

   Jangan lupa untuk melengkapi surat izin kerja dengan tanda tangan dan nama terang. Bagian ini sebaiknya tidak dilewatkan. Jika seorang karyawan tidak menambahkan tanda tangan, maka surat permohonan izin kerja bisa jadi dianggap kurang sah dan bisa saja tidak disetujui oleh pihak perusahaan.

Itulah contoh surat izin kerja yang perlu diperhatikan oleh setiap karyawan. Dengan memperhatikan beberapa poin penting dalam contoh surat izin kerja di atas, diharapkan setiap karyawan tidak salah dalam menyusun surat izin kerja. Setelah surat izin kerja disusun dengan baik dan benar, maka setiap karyawan dapat mewakilkan untuk mengirimkan surat izin tersebut kepada rekan kerja atau siapa saja untuk mengirimkan ke perusahaan.

Kemudian bagian personalia akan segera memproses dan memberikan persetujuan. Biasanya ada beberapa perusahaan yang menyediakan email khusus untuk memfasilitasi hubungan antara karyawan dengan perusahaan. Dengan adanya fasilitas semacam itu, setiap karyawan yang akan mengajukan permohonan izin kerja hanya perlu mengirimkan email dan melampirkan scan surat permohonan izin kerja. Perusahaan juga dapat memanfaatkan software HRD yang dilengkapi dengan fitur cuti online seperti Talenta. Dengan menggunakan software, proses pengajuan cuti akan lebih mudah dan praktis. Segera hubungi tim Talenta sekarang untuk mengatasi rasa penasaran Anda terhadap software canggih ini!