Tidak dapat dipungkiri perkembangan zaman yang terus terjadi akan membawa pengaruh untuk setiap perusahaan yang ada dan tetap ingin berkembang. Setiap perubahan, baik itu dalam skala kecil maupun besar, harus terus dilakukan perusahaan agar dapat beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang terjadi. Salah satu adaptasi paling vital adalah pengelolaan database karyawan.

Database karyawan sendiri merupakan satu kumpulan besar data yang mencakup informasi mendetail setiap karyawan yang dimiliki perusahaan. Setiap perubahan data, baik terkait informasi pribadi maupun informasi kinerja karyawan, akan terekam dan terarsip dengan rapi. Pengelolaan database secara digital sendiri mulai digunakan pada banyak perusahaan karena berbagai keuntungan yang ditawarkan.

Selalu, dalam setiap pembahasan mengenai peralihan database dari bentuk analog ke digital, akan dibahas mengenai keuntungan strategis yang diberikan. Tapi sebenarnya keuntungan strategis berwujud apa yang bisa dimanfaatkan dari database berbentuk digital ini? Apakah ada bentuk nyata manfaat yang diberikan sistem ini untuk perusahaan?

Jawabannya tentu adalah ya, terdapat manfaat nyata yang diberikan sistem pengelolaan database digital untuk perusahaan. Manfaat nyata tersebut adalah sebagai berikut.

1. Data Real-Time yang Tersedia Setiap Saat

   Penggunaan sistem database digital biasanya berarti penggunaan database tunggal untuk setiap keperluan perusahaan. Setiap keperluan yang menyangkut karyawan, akan dapat dilakukan dengan acuan database tunggal yang dimiliki setiap perusahaan. Manfaat nyata akan terlihat pada pengurangan waktu urusan karyawan yang dilakukan.

   Ambil contoh ketika menggunakan database berbasis analog atau manual. Karyawan harus melakukan absensi, dan terekam pada data absensi. Ketika HR perlu melakukan perhitungan payroll, HR perlu melakukan impor data dari rekaman absensi baru diadaptasi untuk keperluan perhitungan payroll.

   Dengan penggunaan sistem database tunggal, tidak akan lagi dijumpai impor data yang berulang untuk berbagai keperluan. Setiap urusan, seperti cuti, penghitungan payroll, peninjauan kinerja, dan berbagai hal lain bisa diselesaikan dengan dasar satu data yang sama. Database karyawan berbentuk digital mampu merekam setiap hal yang berkaitan dengan karyawan, dan secara langsung tersedia untuk setiap bagian dan siap diolah.

2. Membuat Laporan Apapun dengan Cepat

   Bayangkan, dengan penggunaan data tunggal yang terintegrasi dengan setiap data dan kinerja karyawan, setiap bagian di perusahaan bisa membuat laporan apapun dalam hitungan waktu lebih cepat. Kesamaan data dan update-nya yang dilakukan secara real-time memungkinkan kebaruan data memiliki akurasi yang tinggi.

   Setiap laporan yang disusun, bisa langsung dikonfrontir dengan data yang dimiliki oleh perusahaan. Data ini senantiasa dibarui dengan informasi terkini. Laporan kinerja bulanan, laporan absen, laporan lembur, serta laporan dinas luar dan banyak lainnya bisa disusun dengan lebih cepat dan efektif. Tentu, ini menjadi kabar gembira untuk setiap HRD yang ada di berbagai perusahaan karena berarti meringankan pekerjaan mereka.

3. Kemampuan Mengukur Pertumbuhan Perusahaan

   Pertumbuhan perusahaan bisa diukur dari berbagai aspek. Misalnya saja dari pertumbuhan jumlah karyawan secara umum, meningkatnya angka produksi perusahaan secara keseluruhan, atau semudah dengan mengukur kinerja karyawan yang terus menunjukkan peningkatan. Setiap data ini, bisa dilihat dengan mudah, sejauh satu klik melalui mouse atau perangkat elektronik yang terhubung dengan database karyawan.

   Dengan menggunakan database digital yang terintegrasi, Anda sebagai pemilik atau pengelola perusahaan bisa meninjau langsung perkembangan perusahaan Anda melalui data yang disajikan. Terkait perkembangan yang terjadi, tak jarang perusahaan harus mempertimbangkan kebijakan terkait karyawan. Penyusunan kebijakan ini juga nantinya akan mengacu pada rekaman data yang ada pada sistem tersebut.

4. Pengaturan Volume Kerja yang Lebih Efektif

   Berlandaskan keterhubungan setiap divisi pada data yang sama, Anda dapat mengatur workflow dengan lebih efektif. Hal ini sangat dimungkinkan terjadi sebab koordinasi yang terjalin antar divisi akan lebih lancar. Sistem informasi pengelolaan database digital biasanya juga disertai dengan fitur chat umum yang bisa digunakan setiap bagian perusahaan.

   Mengetahui data kinerja karyawan, memungkinkan HRD untuk mem-plot setiap karyawan agar dapat memaksimalkan potensi yang dimiliki. Dengan demikian, kemampuan karyawan bisa dioptimalkan untuk meningkatkan angka produksi perusahaan. Tentu, dengan pengaturan kerja lebih efektif ini, perusahaan juga dapat melakukan perhitungan payroll dengan lebih adil dan sesuai kinerja karyawan.

Penggunaan sistem informasi pengelolaan database ini nyatanya mampu membawa pengaruh signifikan untuk perkembangan perusahaan. Selain praktis dan efisien, sistem ini juga memungkinkan pemangkasan waktu untuk hal-hal bersifat administratif yang terkait dengan karyawan.

Salah satu penyedia jasa layanan dan aplikasi pembantu kerja HR adalah Sleekr+Talenta. Aplikasi pengelolaan database yang satu ini menyediakan berbagai fitur menarik yang bisa diadaptasi sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Fitur penghitungan payroll dan penyampaian slip gaji secara otomatis memungkinkan setiap karyawan mendapatkan haknya tepat waktu. Database karyawan akan dikelola lebih profesional, dengan memaksimalkan pula fungsi HRD sehingga dapat bekerja berkesinambungan. Dapatkan informasi secara lebih lengkap dan jelas tentang Mekari Talenta di sini!