Peran Software HRD dalam Mengelola Performa Karyawan

Maderendika February 21, 2019 Client Sleekr HR, Human Resources (HR)

Peran Software HRD dalam Mengelola Performa Karyawan

Divisi HR dalam perusahaan memiliki peranan yang penting demi lancarnya kinerja karyawan yang ada. Koordinasi yang dilakukan setiap saat menjadi kunci utama agar setiap keputusan yang dibuat oleh eksekutif bisa dicerna dan dijalankan dengan baik oleh jajaran karyawan terkait. Masih ada fungsi dan beberapa peran lain yang juga dapat dibantu dengan penggunaan software HRD.

Penggunaan software HRD sendiri sebenarnya digunakan untuk membantu, bukan untuk menggantikan peran HRD dalam perusahaan. Fungsi yang biasanya sangat berguna adalah pengelolaan database, payroll, slip gaji dan pengajuan cuti, yang tentu merupakan pekerjaan utama HRD di perusahaan.

Pengelolaan tenaga kerja atau karyawan, tidak selalu soal data dan catatan performa kerja, namun juga pengelolaan mentalitas kerja. Tentu tujuan utamanya adalah membuat suasana kerja sekondusif mungkin sehingga karyawan dapat bekerja dengan optimal dan memenuhi target yang ditetapkan perusahaan.

Tidak jarang dalam upaya pemenuhan target, karyawan mengalami kelelahan dan malah tidak bisa bekerja dengan optimal. Hal ini biasanya disebabkan oleh kelebihan volume kerja, lembur yang tidak terkontrol, atau bahkan koordinasi yang kurang jelas pada saat briefing dilakukan. Kecenderungan ini makin terasa pada pekerja generasi milenial yang cenderung masih baru di dunia kerja.

Kelelahan pada karyawan tentu harus dicegah, atau bila sudah terjadi, ditanggulangi dengan langkah strategis. Berikut terdapat empat langkah yang bisa dilakukan HRD untuk melakukan pengelolaan pada karyawan agar tetap dalam kondisi prima dan optimal.

  1. Iklim Komunikasi yang Nyaman

    Peran Software HRD dalam Mengelola Performa Karyawan

    Solusi klasik namun tetap dapat diandalkan, adalah pengkondisian komunikasi antar karyawan atau karyawan dan HRD yang nyaman. Terkadang karyawan merasa bahwa isu mengenai kelelahan dan stres adalah isu personal yang tidak untuk didiskusikan dengan HRD. Namun sebenarnya menjadi tugas HRD juga lah untuk menjaga agar mood kerja karyawan tetap dalam kondisi baik dan bisa bekerja optimal.

    Sesekali adakan sesi sharing pada karyawan dan buka dengan topik-topik terkait. Dengan demikian karyawan akan merasa nyaman untuk memperbincangkan hal ini dan bisa sekaligus meringankan beban mereka. Tanggapi dengan hangat, serta gunakan pendekatan yang tidak kaku agar dapat membuat karyawan nyaman untuk bercerita.

  2. Menerapkan Aturan Pembatasan Kerja

    Peran Software HRD dalam Mengelola Performa Karyawan

    Langkah ini bisa dilakukan untuk mencegah terjadinya kelelahan atau kejenuhan pada karyawan. Pembatasan kerja disini berarti penerapan kebijakan seperti batas lembur yang bisa dilakukan, himbauan untuk tidak membuka email atau pekerjaan lain ketika tidak berada pada meja kerja, pembatasan keikutsertaan karyawan pada project besar yang menyita waktu dan tenaga, serta pemberian insentif untuk karyawan yang mengambil cuti.

    Beberapa kebijakan di atas bisa mencegah terjadinya kelelahan dan kejenuhan karyawan pada pekerjaan. Memang akan ada saja karyawan yang sangat terobsesi dengan benefit yang ditawarkan pada project besar. Namun demi kestabilan mental dan fisik karyawan, sebaiknya pembatasan dilakukan sehingga  karyawan tetap bisa bekerja pada performa terbaiknya setiap saat.

  3. Sistem Kerja & Data yang Jelas

    Peran Software HRD dalam Mengelola Performa Karyawan

    Satu hal yang pasti, perusahaan harus memiliki sistem kerja yang jelas. Alur koordinasi dan pembagian kerja yang jelas dan detail bisa membantu penggunaan waktu dan tenaga yang efektif. Dengan begini, karyawan tidak perlu merasa bingung jika ada yang harus ditanyakan, dikoordinasikan, atau dikonfirmasi. Sistem kerja yang jelas sedikit banyak membantu mengurangi waktu sia-sia akibat hal-hal kecil.

    Sama seperti sistem kerja yang jelas, penggunaan data kerja yang sama juga bisa membuat karyawan tidak membuang banyak waktu. Biasanya penggunaan data yang sama ini bisa dikelola dengan software HRD yang menawarkan fitur berbagi data. Fitur ini memungkinkan karyawan mengakses data yang diperlukan sehingga tidak perlu lagi mencari data terkait pekerjaan.

  4. Pengaturan Shift Kerja

    Peran Software HRD dalam Mengelola Performa Karyawan

    Poin terakhir menjadi hal yang paling penting, adalah terkait dengan pembagian shift kerja di perusahaan. Workload yang besar pada perusahaan tentu menjadi beban karyawan dan secara langsung memiliki andil besar dalam munculnya kelelahan dan kejenuhan kerja. Bekerja berdasarkan shift bisa membantu pembagian workload ini ke beberapa karyawan sehingga setiap karyawan mendapat porsi kerja yang lebih ideal.

    Fitur ini yang bisa sangat berguna ketika perusahaan menggunakan software HRD untuk membantu tugas divisi HR. Fitur tersebut memungkinkan HRD untuk melakukan pengaturan shift dengan rapi sehingga setiap karyawan mendapat porsi kerja yang sama dan adil, tanpa harus repot berurusan dengan data redundan setumpuk berkas. Cukup masukkan data karyawan terkait, kemudian sistem akan bisa bekerja membantu plotting kerja karyawan tersebut.

Penggunaan software HRD tentu bisa ikut berperan membantu mengurangi kejenuhan dan kelelahan kerja pada karyawan. Pembagian shift yang rapi dan seimbang, akan menjaga mood kerja karyawan selalu berada dalam kondisi terbaik dan tidak akan terjadi over-worked pada karyawan. Sleekr dalam hal ini, bisa jadi pilihan software yang tepat. Fiturnya yang lengkap serta kemudahan operasional akan benar-benar membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia yang dimiliki. Dengan software HRD Sleekr, Anda juga bisa mengatur jadwal kerja karyawan shifting maupun lembur. Sehingga, Anda bisa memahami betul bagaimana workload karyawan Anda.

Selain itu, Sleekr juga dilengkapi dengan berbagai fitur yang mempermudah Anda dalam mengelola administrasi karyawan, mulai dari hitung payroll beserta PPH 21 dan iuran BPJS Ketenagakerjaan, mengelola cuti, absensi, dan masih banyak lagi. Jadi tunggu apalagi? Daftarkan perusahaan Anda sekarang dengan ajukan demo Sleekr di sini!