Sistem manual pada pengajuan cuti karyawan dapat mempersulit karyawan ketika mereka hanya ingin mengecek jatah cuti yang tersisa atau melakukan pembatalan pengajuan cuti yang sudah hampir disetujui. Belum lagi jika karyawan harus mengajukan cuti secara mendadak. Proses pengajuan cuti secara manual bisa terlalu lama. Akibatnya, manajemen cuti karyawan menjadi buruk dan secara tidak langsung dapat mempengaruhi kinerja karyawan di perusahaan. Itulah mengapa kini sudah banyak perusahaan yang beralih ke sistem online. Penggunaan aplikasi cuti online karyawan dianggap lebih penting dan praktis daripada cuti dengan sistem manual. Apa saja alasan kenapa penggunaan sistem cuti online lebih utama?

1. Cuti Karyawan Dengan Sistem Manual

   Pengajuan cuti karyawan yang dilakukan secara manual berarti seluruh prosesnya dilakukan sesuai prosedur yang selalu melibatkan karyawan itu sendiri. Biasanya alat pengajuan cuti yang diperlukan hanya formulir yang harus diisi oleh karyawan. Langkah-langkah pengajuan cuti secara manual ini bisa berbeda untuk setiap perusahaan. Namun langkah-langkah secara umum dapat Anda perhatikan seperti berikut ini:
   1. Setiap karyawan mengambil formulir pengajuan cuti ke atasan atau tim HR.
   2. Lalu karyawan tersebut mengisi formulir, mulai dari identitas diri hingga alasan mengajukan cuti dan jumlah hari yang akan diambil.
   3. Selanjutnya, karyawan menyerahkan formulir tersebut kepada atasan yang berhak memberi izin cuti untuk disetujui atau ditolak.
   4. Setelah mendapatkan tanda tangan atau cap persetujuan, barulah karyawan dinyatakan mendapat izin cuti.
   5. Yang terakhir, karyawan melaporkan persetujuan pengajuan cuti tersebut tim HR untuk selanjutnya dapat dimasukkan ke dalam database karyawan.

2. Penggunaan Cuti Online Karyawan

   Pengajuan cuti karyawan menggunakan sistem online biasanya menggunakan aplikasi HR. Langkah-langkah yang harus diikuti juga tidak memerlukan waktu yang terlalu lama. Karyawan hanya perlu mengisi form pengajuan cuti tanpa harus mengisikan data diri karena setiap karyawan sudah bisa mengakses formulir tersebut menggunakan akun mereka masing-masing. Atasan yang menjadi tujuan disetujuinya pengajuan cuti tersebut akan mendapatkan pemberitahuan dari akun karyawan juga. Fitur pendukung lainnya yang dapat mempercepat proses tersebut adalah, kedua pihak yaitu karyawan dan atasan, sama-sama dapat melihat jumlah jatah hari cuti yang tersisa dari karyawan yang bersangkutan. Sehingga atasan yang mendapatkan pengajuan cuti dari karyawan dapat langsung memberi izin dengan 1 kali klik saja.

   Tim HR perusahaan pun akan langsung mengetahui cuti yang telah disetujui oleh atasan. Dengan begitu, setiap karyawan yang mengajukan cuti tidak perlu menemui tim HR untuk melaporkan cuti mereka. Di akhir bulan, tim HR juga akan dipermudah dalam membuat laporan cuti karena data cuti karyawan beserta jumlah hari yang mereka ambil sudah secara otomatis terolah. Kemudahan tersebut bisa didapatkan karena informasi dan data telah terintegrasi. Selain itu, penggunaan sistem cuti online juga dapat mengurangi risiko terjadinya kesalahan. Ada beberapa keutamaan sistem cuti yang dilakukan secara online, diantaranya adalah sebagai berikut:

   1. Akses lebih fleksibel

   Salah satu penyebab sistem cuti manual tidak praktis adalah karena proses pengajuan dan persetujuan dari beberapa pihak yang membutuhkan waktu lebih lama. Sementara dengan sistem online, aplikasi berperan sebagai jembatan digital yang dapat menyederhanakan proses tersebut. Cuti berbasis internet menawarkan akses yang lebih fleksibel bagi pengguna sehingga proses pengajuan dan persetujuan cuti dapat dilakukan hanya menggunakan aplikasi di smartphone masing-masing

   2. Data lebih aman dan rapi

   Sistem manual menggunakan form kertas yang harus disimpan sebagai arsip kantor. Form kertas ini juga sebagai dasar perhitungan cuti oleh tim HR, sehingga dalam pengarsipan tidak boleh tercecer, terselip, tertukar, ataupun hilang. Sementara dengan sistem online, pencatatan tidak menggunakan kertas. Semua data cuti karyawan tersimpan rapi dan aman di server cloud yang memanfaatkan server di data center sebagai tempat penyimpanan data digital. Keuntungannya, tim HR dapat mengakses data tersebut kapan dan di mana saja, tidak perlu membolak-balik tumpukan kertas di folder cuti.

   3. Pendelegasian tugas lebih mudah dan cepat

   Sistem online dengan aplikasi HR memungkinkan persetujuan lebih cepat dibanding cara manual. Bagi atasan, kecepatan informasi karyawan yang mengajukan cuti secara mendadak akan berguna dalam pendelegasian tugas yang ditinggalkan. Dengan sistem online, maka atasan dapat segera melimpahkan tugas harian karyawan yang cuti kepada karyawan lain.

   4. Data cuti secara real-time

   Tim HR di perusahaan bisa dengan mudah untuk memantau data tunggal cuti karyawan yang ditampilkan secara real-time. Semua catatan terkait jatah cuti tahunan dan jumlah sisa cuti karyawan dapat diakses dengan mudah. Tim HR di perusahaan tidak perlu repot untuk menghitung cuti setiap karyawan karena sistem di aplikasi dapat menghitung secara otomatis. Setiap cuti yang telah disetujui akan memotong jatah cuti tahunan karyawan. Sistem ini akan memungkinkan pengelolaan cuti karyawan yang lebih baik dan efisien, di mana tim HR mempunyai informasi yang paling mutakhir tentang hak cuti karyawan.

Sistem aplikasi HR berbasis internet memang telah hadir untuk memudahkan pekerjaan tim HR perusahaan dengan menyederhanakan prosesnya. Cuti online kini telah dimanfaatkan oleh banyak perusahaan karena punya kelebihan dibanding sistem manual. Sistem cuti berbasis internet bisa Anda temukan di software HR Talenta. Sebagai salah satu software HR terbaik di Indonesia, Talenta juga diandalkan untuk menghitung dan membayar gaji karyawan, pengajuan klaim atau reimbursement yang mudah, dan fitur-fitur canggih lainnya untuk membantu tugas-tugas administratif HR. Dengan menggunakan software HR Talenta, maka akan membuat cuti di perusahaan tidak lagi ribet dan berbelit. Selain proses yang lebih mudah, cepat, dan tanpa kertas, Talenta juga lebih fleksibel dalam mengakomodasi periode cuti karyawan dan periode bersama. Segera daftarkan perusahaan Anda di sini!