Cuti karyawan merupakan fasilitas perusahaan agar karyawan tidak jenuh bekerja dan juga agar mereka mendapat waktu istirahat dari pekerjaan yang cukup lama. Baik itu untuk acara keluarga maupun liburan karyawan itu sendiri. Cuti juga berguna bagi karyawan yang terpaksa harus izin dari pekerjaan untuk keperluan yang mendesak seperti keluarga yang meninggal dunia, menikahkan anak, dan sebagainya.

Sistem untuk mengajukan cuti berbeda-beda untuk setiap perusahaan. Namun perusahaan besar dengan ratusan karyawan tentu akan lebih memilih sistem yang lebih mudah. Sebagiannya lagi memilih masih menggunakan sistem manual atau sistem yang lama. Karena banyak pertimbangan seperti nilai manfaat yang belum terlalu dibutuhkan. Anda sebagai HR tentu perlu mengetahui perbedaan penggunaan kedua sistem ini untuk menentukan langkah selanjutnya. Apakah bertahan dengan sistem yang manual atau mulai beralih ke sistem yang lebih modern. Mari simak penjelasannya berikut ini.

1. Sistem Manual

   Mengajukan cuti secara manual berarti seluruh prosesnya dilakukan sesuai prosedur yang seharusnya langkah demi langkah dan selalu melibatkan karyawan itu sendiri. Biasanya alat pengajuan cuti yang diperlukan hanya formulir yang sudah diisi oleh karyawan. Setiap langkahnya dapat berbeda untuk setiap perusahaan. Namun langkah secara umum dapat Anda perhatikan berikut ini.

   a. Karyawan mengambil formulir pengajuan cuti ke atasan mereka atau kepada Anda sebagai tim HR.

   b. Karyawan mengisi formulir, mulai dari identitas diri hingga alasan mengajukan cuti dan jumlah hari yang diambil.

   c. Karyawan menyerahkan formulir tersebut kepada atasan yang berhak memberi izin cuti tersebut untuk disetujui.

   d. Setelah mendapatkan tanda tangan atau cap persetujuan, barulah karyawan dinyatakan mendapat izin.

   e. Terakhir, karyawan melaporkan persetujuan pengajuan cuti tersebut kepada Anda agar Anda ketahui sehingga Anda dapat memasukkannya dalam database karyawan.

   Beberapa langkah di atas memang terlihat mudah karena pada dasarnya mereka hanya harus membawa formulir atau surat pengajuan cuti kepada atasan secara langsung. Namun hal tersebut akan menjadi lama prosesnya. Kenapa bisa lama? Karena proses atasan menyetujui pengajuan cuti tersebut dapat memakan waktu lebih dari 1 hari. Atasan mereka harus memastikan bahwa karyawan tersebut masih memiliki jatah cuti. Sedangkan jika semuanya dilakukan secara manual dengan sistem pengarsipan yang belum digital, tentu saja Anda harus selalu campur tangan dalam mencari dan mengonfirmasinya.

   Sistem manual juga akan mempersulit karyawan ketika mereka hanya ingin mengecek jatah cuti tersisa atau melakukan pembatalan pengajuan cuti yang sudah hampir disetujui. Belum lagi jika mereka harus cuti secara mendadak karena keluarga meninggal. Prosesnya bisa terlalu lama untuk dilalui satu per satu. Akibatnya manajemen cuti para karyawan jadi buruk dan secara tidak langsung akan mempengaruhi kinerja mereka di perusahaan.

   Efeknya bagi Anda dalam membuat laporan cuti setiap bulannya menjadi tidak efektif dan efisien. Anda harus mengumpulkan semua surat pengajuan cuti yang diberikan karyawan untuk direkap. Termasuk surat pengajuan cuti yang sifatnya menyusul karena alasan tertentu. Misal karyawan mendadak sakit dan surat dokter belum diberikan kepada Anda. Pertimbangkan kembali resiko dan manfaat yang Anda dan karyawan Anda dapatkan.

2. Aplikasi HR

   Pengajuan cuti karyawan menggunakan aplikasi HR berarti karyawan mengajukan cuti tersebut secara online. Langkah yang harus diikuti juga tidak memerlukan waktu yang terlalu lama. Karyawan tinggal mengisi form pengajuan cuti tanpa harus mengisikan data diri mereka karena mereka sudah bisa mengakses formulir tersebut menggunakan akun mereka masing-masing.

   Atasan yang menjadi tujuan disetujuinya pengajuan tersebut akan mendapatkan pemberitahuan dari akun mereka juga. Fitur pendukung lain yang mempercepat proses tersebut adalah, kedua pihak, yaitu karyawan dan atasan, sama-sama dapat melihat jumlah jatah hari yang tersisa dari karyawan yang mengajukan cuti. Sehingga atasan yang mendapat pengajuan cuti dapat langsung memberi izin dengan 1 kali klik saja.

   Anda sebagai HR pun akan langsung mengetahui cuti yang telah disetujui oleh atasan mereka. Sehingga karyawan tersebut tidak perlu menemui Anda untuk melaporkan cuti mereka. Di akhir bulan, Anda juga akan dipermudah membuat laporan cuti karena data siapa saja karyawan yang cuti beserta jumlah hari yang mereka ambil sudah secara otomatis terolah karena terintegrasi juga dengan laporan kehadiran mereka. Risiko kesalahan pendataan dapat Anda kurangi atau bahkan Anda hilangkan.

   Karyawan juga akan lebih dipermudah ketika akan mengajukan cuti yang sifatnya mendadak. Hanya bermodalkan jaringan internet, karyawan dapat melakukan pengajuan cuti dimanapun ia berada. Anda juga dapat segera mengetahuinya karena Anda juga bisa mengaksesnya secara langsung.

Dari penjelasan di atas dapat dilihat jauhnya perbedaan mengajukan cuti dengan cara manual dan dengan bantuan aplikasi HR. Manfaat yang didapat dari penggunaan aplikasi HR jauh lebih banyak dan dapat dirasakan oleh karyawan, atasan, dan terpenting Anda sebagai penghimpun data cuti karyawan. Mekari Talenta adalah salah satu aplikasi HR yang memiliki fitur-fitur di atas. Daftarkan perusahaan Anda di Sleekr (Mekari Talenta) untuk permudah urusan cuti karyawan perusahaan secara online.