5 Tips Mengelola Database Karyawan dengan Efektif | Sleekr

5 Tips Mengelola Database Karyawan dengan Efektif


5 Tips Mengelola Database Karyawan dengan Efektif

Perusahaan dengan karyawan yang cukup banyak akan membutuhkan sistem pengelolaan informasi data yang efektif. Hal ini dikarenakan perusahaan sebaiknya bisa memangkas waktu yang digunakan untuk urusan administrasi, sehingga bisa dioptimalkan untuk meningkatkan produksi. Salah satu kuncinya adalah pengelolaan database karyawan yang efektif.

Database karyawan merupakan sekumpulan besar data yang memuat berbagai informasi terkait karyawan yang dimiliki. Data ini, kemudian harus dikelola dan dimanfaatkan semaksimal mungkin. Pada sistem kuno, database dikelola dengan spreadsheet. Memang sudah melibatkan teknologi, namun cara ini sudah tidak lagi relevan.

Optimalisasi dan peningkatan efektivitas pengelolaan database kini memanfaatkan HRIS atau Human Resource Information System. Jika dilihat, banyak peningkatan yang ada dibandingkan dengan penggunaan spreadsheet. Penggunaan HRIS ini sendiri menjadi poin utama, dalam rangka pemangkasan waktu urusan administrasi karyawan. Dalam menggunakan sistem informasi ini, terdapat beberapa tips agar perusahaan mendapat manfaat maksimal. Diantaranya adalah sebagai berikut.

  1. Kelola HRIS yang Sistematis

    5 Tips Mengelola Database Karyawan dengan EfektifPencarian data karyawan ketika sesuatu terjadi, biasanya akan memakan waktu yang lama. Satu persatu data harus disortir, hingga mencapai pada data karyawan yang dicari. Mungkin beberapa tahun lalu hal ini masih bisa ditoleransi dari sisi penggunaan waktu. Namun kini, dengan segala kecepatan dan dinamika industri yang ada, waktu menjadi semakin berharga.

    Data yang dikelola secara sistematis akan membantu perusahaan, baik HRD atau manajer bagian, untuk mencari informasi lebih cepat. Pihak yang membutuhkan hanya tinggal mengklik pilihan kategori pencarian, kemudian memasukkan nama karyawan yang bersangkutan. Dalam hitungan detik, data akan tersaji. Data ini merupakan data lengkap, terkait kinerja dan catatan administrasi.

  2. Integrasi Data

    5 Tips Mengelola Database Karyawan dengan EfektifKetika bagian HR memerlukan data karyawan terkait pengurusan cuti, tentu HR memerlukan data lengkap cuti yang telah diambil dan masih dimiliki oleh karyawan tersebut. Karyawan yang berada pada bagian apa, jabatan beserta golongannya, jatah cuti yang masih dimiliki, serta jadwal cuti karyawan lain yang telah disetujui, harus dimiliki agar cuti dapat dipertimbangkan dengan baik.

    Penggunaan HRIS, pada dasarnya akan memberikan integrasi data ini. Setiap data karyawan akan memuat informasi lengkap semua hal di atas. Bahkan, untuk HRIS terpadu, data akan terintegrasi pula dengan penghitungan payroll ketika pengambilan cuti, atau mungkin cuti berbayar. Kemudahan ini bisa didapatkan oleh bagian HR ketika memanfaatkan secara maksimal fitur dari HRIS yang dipakai.

  3. Aktualitas Data Karyawan

    5 Tips Mengelola Database Karyawan dengan EfektifPembaruan data karyawan sebaiknya dilakukan setiap saat ketika terjadi perubahan. Sistem kuno mengharuskan bagian HR memasukkan setiap perubahan secara manual. Oleh sebabnya, tidak setiap data bisa di update secara manual pada database perusahaan. Mengingat jumlah karyawan dan jumlah staf HR biasanya terpaut sangat jauh.

    Pada sistem yang lebih baru, karyawan akan dapat melakukan, atau diwajibkan, update pada perubahan yang terjadi secara mandiri. Karyawan akan diberikan akses pada akun miliknya, sehingga update bisa dilakukan setiap saat. Update ini terkait seluruh informasi pada akun karyawan, seperti status, cuti, jumlah tanggungan, reimbursement, dinas luar kota, dan lain sebagainya.

  4. Update Peraturan Resmi Pemerintah

    5 Tips Mengelola Database Karyawan dengan EfektifPeraturan yang berlaku di Indonesia tentu didasarkan pada undang-undang tertentu. Sama seperti bidang lain, ketenagakerjaan juga memiliki undang-undang baku yang mengatur flow yang terjadi. Tentu saja setiap perusahaan yang baik harus manaati aturan ini. Selain sebagai bentuk ketaatan pada aturan main, hal ini juga dilakukan untuk menjamin hak karyawan yang dimiliki.

    Biasanya aturan yang sering menjadi bahasan adalah terkait upah minimum, pajak penghasilan, asuransi resmi BPJS, jam kerja dan jam lembur. Setiap poin ini memiliki aturan baku yang harus ditaati. Software HRIS dapat secara otomatis mengintegrasikan database karyawan dengan peraturan yang berlaku. Sehingga setiap perubahan peraturan, akan langsung diterapkan dan terekam pada database yang ada.

  5. Staf HR yang Mumpuni

    5 Tips Mengelola Database Karyawan dengan EfektifPenggunaan program memang ditujukan untuk membantu staf HR agar pekerjaannya menjadi lebih efektif. Untuk itulah, keahlian staf HR dalam mengelola database juga tetap diperlukan. Bagaimanapun juga yang dibawahi oleh HR adalah tenaga kerja berupa manusia. Kolaborasi antara keahlian staf HR yang mumpuni dan sistem informasi bisa menjadi resep ampuh meningkatkan efektivitas pengelolaan database karyawan.

    Memang tidak bisa dipungkiri lambat laun tenaga manusia akan tergantikan dengan mesin dan program. Namun demikian, diyakini bahwa kombinasi antara humanware dan software yang bisa bersinergi akan membawa hasil terbaik.

Salah satu aplikasi atau program yang dapat membantu perusahaan dalam pengelolaan database karyawan adalah Sleekr. Software HR ini mampu membantu pengelolaan database serta mengintegrasikannya dengan berbagai sistem dan informasi lain. Dengan Sleekr, perusahaan akan mendapatkan berbagai fitur lengkap, serta pemanfaatannya. Sleekr sendiri sangat fleksibel dan mudah diadaptasikan dengan keperluan perusahaan. Layanan ini juga memberikan demo gratis pada perusahaan yang berminat untuk berkolaborasi dengannya.