Pengelolaan & Pemanfaatan Database Karyawan di Perusahaan

Rishna Maulina May 12, 2019 Human Resources (HR), Sumber Daya Manusia

Pengelolaan & Pemanfaatan Database Karyawan di PerusahaanPenggunaan teknologi di dalam sebuah perusahaan mempunyai peranan yang sangat penting guna mencapai tujuan. Suatu perusahaan dituntut untuk bekerja secara efisien agar dapat bertahan di atas kerasnya persaingan. Salah satu teknologi yang harus dimiliki oleh sebuah perusahaan adalah teknologi dalam memproses data sehingga menjadi informasi yang lebih berguna. Teknologi yang dimaksud adalah sistem pengolahan basis data atau yang biasa disebut database.

Hingga saat ini, hampir semua aspek dalam perusahaan baik skala kecil, menengah atau besar sudah mulai memanfaatkan dan menggunakan sebuah sistem informasi untuk membantu kegiatan operasionalnya. Bagi perusahaan kelas menengah hingga ke perusahaan besar, mereka biasanya sudah menggunakan sebuah aplikasi berbasis database. Dengan memiliki database, setiap perusahaan dapat lebih mudah dalam melakukan pencarian, pengelolaan serta pemanfaatan informasi. Melalui sistem database, perusahaan dapat menyimpan berbagai macam dan jenis data yang ada pada perusahaan seperti penyimpanan data karyawan atau sumber daya manusia.

Menurut pengertiannya, database merupakan kumpulan dari berbagai data yang disimpan secara sistematis di dalam komputer. Data tersebut dapat diolah atau dimanipulasi dengan menggunakan sebuah program untuk menghasilkan berbagai jenis informasi. Database merupakan aspek yang sangat penting. Secara umum, database memiliki beberapa manfaat seperti:

    • Komponen Utama Dalam Sistem Informasi

      Manfaat Pengelolaan Database Karyawan dengan Software HR TerbaikSistem database memiliki kemampuan dalam menyeleksi data sehingga menjadi suatu kelompok yang terurut dengan cepat. Hal inilah yang akhirnya dapat menghasilkan informasi sesuai yang dibutuhkan secara cepat pula. Seberapa cepat pemrosesan data oleh database tergantung pada perancangan database-nya.

    • Menghemat Biaya Perangkat

      Dengan memiliki database dengan sistem terpusat, maka di masing-masing divisi tidak memerlukan perangkat untuk menyimpan database berhubung database yang dibutuhkan hanya satu yaitu yang disimpan di server pusat. Hal ini tentu saja dapat memangkas biaya pembelian perangkat. Dengan begitu, perusahaan dapat mengoptimalkan pendanaan untuk hal produktif lain yang jauh lebih penting.

    • Mengatasi Kerangkapan Data (Redundancy Data)

      Penggunaan database karyawan yang ada pada HR software dapat mengurangi redundansi data yang ada pada penyimpanan perusahaan. Adanya redundansi dapat mengakibatkan pemborosan pada ruang penyimpanan data dan menurunkan kualitas data yang dimiliki perusahaan.

    • Menghindari Terjadinya Inkonsistensi Data

      Penggunaan database karyawan tunggal dalam perusahaan dapat meningkatkan integritas dan mengurangi inkonsistensi data yang dimiliki perusahaan. Karena adanya perbedaan kebutuhan data karyawan dalam setiap divisi, maka database harus dapat memperlakukan setiap divisi sesuai dengan kebutuhannya dengan data yang tetap valid dan akurat.

    • Penyusunan Format Standar Dalam Data

      Keseragaman data dalam database tentu saja akan mempermudah konfirmasi data pada saat digunakan. Data yang memiliki format standar atau seragam akan mempermudah eksekutif perusahaan dalam mengambil keputusan apabila terjadi kondisi darurat. Hal ini dikarenakan data yang telah tersimpan merupakan data valid, sehingga dasar pengambilan keputusan akan sangat kuat dan dapat dipertanggungjawabkan.

    • Digunakan Banyak Pengguna (Multiple User)

      Data dalam database karyawan dapat digunakan oleh seluruh karyawan secara bersamaan, baik data perubahan maupun update data. HR software dapat membantu perusahaan dalam menyimpan data karyawan secara rapi, teratur, dan dapat diakses kapan dan dimana saja. Keamanan data juga dapat lebih terjamin.

    • Memudahkan Pembuatan Aplikasi Baru

      Sistem database yang dirancang dengan sangat baik, membuat perusahaan tidak perlu membuat database yang baru pada saat membutuhkan aplikasi yang baru. Perusahaan tidak perlu mengubah kembali struktur database yang sudah ada. Seorang programmer hanya perlu membuat atau mengatur antarmuka aplikasinya saja. Lebih mudah dan praktis, bukan?

    • Keamanan Data Lebih Terjamin

      Hampir semua aplikasi manajemen database saat ini telah memiliki fasilitas manajemen pengguna. Manajemen pengguna ini mampu membuat hak akses yang berbeda-beda, yang telah disesuaikan dengan kepentingan maupun posisi setiap pengguna. Selain itu, data yang tersimpan pada database diperlukan password untuk mengaksesnya. Dengan begitu, tingkat keamanan data akan lebih terjamin dengan menggunakan sistem database ini.

Itulah beberapa manfaat dan kegunaan yang dimiliki oleh sistem database. Sudah seharusnya semua perusahaan baik itu perusahaan skala kecil apalagi perusahaan besar memiliki database yang dibangun dengan rancangan yang baik. Ditambah dengan pemanfaatan teknologi jaringan komputer, maka manfaat database ini akan semakin banyak.

Sebagai salah satu aspek yang sangat penting bagi perusahaan, sudah sepantasnya bagi perusahaan untuk memberikan perhatian lebih terhadap pengelolaan sumber daya manusia. Karena sumber daya inilah yang sangat mempengaruhi performance dari sebuah perusahaan. Agar proses manajemen sumber daya manusia dapat berjalan dengan lancar, setiap perusahaan memerlukan sebuah database yang mampu menyimpan berbagai macam data yang dibutuhkan.

Data-data tersebut seperti data karyawan, data penggajian, data kinerja dari masing-masing karyawan, dan lain sebagainya. Dan salah satu solusi yang tepat untuk menangani itu semua adalah dengan menggunakan sebuah sistem informasi yang khusus menangani pengelolaan sumber daya manusia yang biasa dikenal HRIS (Human Resource Information System). Dengan penggunaan software HRIS, perusahaan akan lebih mudah dalam mengelola data yang berhubungan dengan sumber daya manusia seperti absensi, penggajian, manajemen karyawan, dan lain sebagainya.

Gunakan software HR Sleekr yang terbukti telah dipercaya oleh banyak perusahaan di Indonesia. Sleekr memiliki fitur-fitur terbaik yang akan membantu Anda dalam mengelola manajemen perusahaan secara lebih mudah. Ajukan demo Sleekr sekarang! Lihatlah berbagai kemudahan dan keuntungan yang akan perusahaan Anda dapatkan.