Peran sumber daya manusia (SDM) memang semakin penting dalam mewujudkan perusahaan yang semakin kompetitif. Tanpa SDM yang memiliki kompetensi dan keterampilan yang tinggi dalam bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, maka perusahaan akan gagal untuk mewujudkan eksistensinya. Pengelolaan SDM dalam sebuah perusahaan harus dilakukan dengan baik. Perusahaan yang melakukan pengelolaan SDM secara baik, maka dapat meningkatkan produktivitas kerja dan meningkatkan profit perusahaan.

Salah satu pengelolaan SDM yang baik adalah dengan cara mengelola database karyawan yang dimiliki perusahaan tersebut. Semakin lengkap dan akurat database karyawan yang dimiliki perusahaan, maka akan semakin meningkat kualitas informasi yang diperoleh manajemen. Sebaliknya, apabila pengelolaan database karyawan yang tidak akurat, maka perusahaan akan sulit untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.

Penggunaan database harus selalu diperbaharui agar perusahaan mendapat data yang akurat untuk mengambil keputusan yang strategis. Lalu, apa saja manfaat penggunaan database karyawan oleh HRD untuk sebuah perusahaan?

1. Manajemen SDM untuk Perkembangan Perusahaan

   Manajemen SDM yang baik dibutuhkan untuk mencapai tujuan untuk perkembangan perusahaan dan karyawan. Terdapat beberapa aspek yang harus dipenuhi, yaitu:

   1. Karyawan merupakan suatu unsur investasi efektif yang jika dikelola dan dikembangkan dengan baik akan berpengaruh pada perusahaan dalam bentuk produktivitas jangka panjang. Karyawan yang dimiliki oleh perusahaan merupakan aset terpenting.

   2. Kebijakan, program, serta pelaksanaan harus dapat diciptakan dengan memuaskan kedua belah pihak, yaitu perusahaan dan karyawan. Kebijakan dan program yang dikeluarkan harus disesuaikan dengan jabatan dan tanggung jawab setiap karyawan di perusahaan.

   3. Lingkungan kerja yang kondusif harus diciptakan agar karyawan terdorong untuk mengembangkan dan memanfaatkan keahliannya semaksimal mungkin.

   4. Program pelaksanaan Manajemen SDM harus dilaksanakan dalam kebutuhan yang seimbang antara pemenuhan tujuan perusahaan dan karyawan. Program pelaksanaan ini harus disesuaikan dengan database karyawan yang sesuai dengan  kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya.

   Dengan empat prinsip yang harus dipenuhi di atas dalam rangka mengembangkan perusahaan dan karyawan, maka dibutuhkan sistem informasi SDM yang baik untuk meningkatkan efisiensi di mana data karyawan dan aktivitas SDM digabungkan menjadi satu. Dan supaya lebih strategis dalam melakukan perencanaan SDM di perusahaan.

2. Tujuan & Manfaat Penggunaan Database Karyawan

   Tujuan utama dari database adalah untuk memelihara berbagai informasi dan membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan. Salah satu software database karyawan yang dapat digunakan adalah Sleekr (Sekarang Mekari Talenta). Sistem basis data merupakan salah satu komponen penting dalam penyusunan sistem informasi manajemen terutama sistem informasi SDM. Manfaat penggunaan database bagi perusahaan adalah sebagai berikut:

   1. Database memiliki  kemampuan dalam menyeleksi data sehingga menjadi suatu kelompok yang terurut dengan cepat. Hal inilah yang akhirnya dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara cepat pula.

   2. Pemakaian bersama-sama suatu database dapat digunakan oleh siapa saja dalam suatu perusahaan.

   3. Kontrol data lebih terpusat. Meskipun perusahaan memiliki banyak bagian atau divisi, tapi database yang diperlukan hanya satu. Hal ini bertujuan untuk mempermudah pengontrolan data.

   4. Dapat menghemat biaya perangkat untuk menyimpan database.

   5. Keamanan data lebih terjamin. Data yang tersimpan di database diperlukan password untuk mengaksesnya.

   6. Memudahkan dalam pembuatan aplikasi baru dan tidak perlu membuat database yang  baru juga. Atau tidak perlu mengubah kembali struktur database yang sudah ada di perusahaan.

   Dengan berbagai manfaat yang dimiliki oleh database karyawan, maka sudah seharusnya semua perusahaan baik perusahaan skala kecil maupun perusahaan besar memiliki database karyawan yang dibangun dengan rancangan yang baik. Ditambah dengan pemanfaatan teknologi jaringan komputer, maka manfaat database karyawan akan semakin besar.

3. Membuat Database Karyawan

   Untuk membuat database karyawan dalam sistem informasi SDM yang efektif, ada beberapa hal yang harus dimasukkan, diantaranya adalah:

   1. Informasi yang dibutuhkan terhadap karyawan, yaitu formulir-formulir khusus dan kuesioner-kuesioner untuk mengumpulkan informasi.

   2. Kegunaan informasi. Sistem informasi SDM akan memberikan tempat untuk mengumpulkan, meringkas, dan menganalisis data yang berhubungan  erat dengan manajemen SDM dan perencanaan SDM. Database karyawan dirancang untuk membantu seorang Manajer dalam membuat keputusan yang lebih efektif. Oleh karena itu, jika informasi tidak relevan, maka perusahaan akan salah dalam menempatkan karyawan sesuai dengan kemampuan dan keahliannya.

   3. Siapa yang membutuhkan informasi. Database karyawan yang akurat akan memberikan informasi yang tepat sesuai dengan tujuan perusahaan. Pemanfaatannya harus sesuai peruntukan. Bagi yang memanfaatkannya, harus menggunakan password atau izin dari administrator yang memiliki wewenang untuk melakukan olah database karyawan.

Penggunaan database karyawan di dalam sebuah perusahaan sangatlah penting. Dengan database yang akurat, kegiatan untuk mengelola SDM secara tepat baik dari segi kuantitas maupun kualitas dapat tercapai. Database dasar yang disimpan biasanya berupa surat lamaran dan daftar riwayat hidup karyawan, evaluasi kinerja, perubahan status dan jabatan karyawan, tindakan indisipliner karyawan, serta daftar gaji.

Database dasar inilah yang nantinya dapat digunakan oleh manajemen untuk mengambil keputusan. Baik untuk kepentingan perusahaan atau karyawan. Sleekr hadir dengan Software HR Online untuk database digital karyawan di perusahaan Anda. Saat ini Sleekr sudah bergabung secara resmi dengan Mekari Talenta sejak tahun 2018. Database karyawan mulai dari biodata, surat perjanjian kerja, NPWP, BPJS ataupun data personalia lainnya akan tersimpan dengan aman di Talenta. Tunggu apalagi? Daftarkan perusahaan Anda sekarang juga.