Membayar gaji karyawan tentu menjadi kewajiban perusahaan selaku penyedia pekerjaan. Periode pembayaran, besaran gaji, penghitungan gaji, serta variabel potongan dan tambahan yang berpengaruh, harus diperhitungkan secara tepat. Setiap detail yang ada akan disampaikan melalui slip gaji untuk masing-masing karyawan sehingga setiap orang menerima apa yang jadi haknya.

Setiap hal yang dituliskan di atas, memiliki dasar hukum yang jelas. Dasar hukum ini dibuat oleh pemerintah sebagai bentuk aturan main untuk pelaku industri dan menjamin terpenuhinya hak tenaga kerja. Regulasi tersebut secara umum termasuk dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan, yang juga didukung oleh regulasi lain sebagai pelengkap.

Pembayaran gaji sendiri, biasanya dilakukan pada tanggal yang sama setiap bulannya. Misalnya saja, gaji karyawan di satu perusahaan diterimakan tanggal 5, maka bulan selanjutnya akan diberikan pada tanggal yang sama. Untuk hal ini, tertera pada kontrak kerja yang disepakati perusahaan dan karyawan. Tentu saja, karena gaji menjadi pemasukan bagi karyawan, harus disampaikan tepat waktu.

Lalu bagaimana jadinya jika gaji yang disampaikan tidak tepat waktu, dalam artian terlambat? Tentu perusahaan akan terkena sanksi berdasarkan aturan yang ada. Sanksinya beragam mulai dari administrasi hingga bahkan pidana. Lalu mengapa perusahaan bisa telat membayarkan gaji karyawan? Secara umum, berikut penyebabnya.

1. Proses Perhitungan Lama

   Proses perhitungan gaji, karena menyangkut kepentingan banyak orang, harus dilakukan dengan cermat dan akurasi yang tinggi. Ini sebabnya beberapa perusahaan mengalami keterlambatan untuk menyampaikan gaji. Proses perhitungan yang dilakukan tidak dilakukan secara optimal, dan terkadang masih secara tradisional.

   Semakin canggihnya teknologi yang ada memungkinkan perusahaan untuk memproses perhitungan gaji karyawan semakin cepat. Sistem yang dahulu digunakan merupakan sistem tradisional menggunakan excell. Kini tersedia banyak aplikasi dan layanan HR terpadu yang bisa dijadikan rujukan untuk mempercepat proses ini.

2. Banyaknya Data yang Harus Diproses

   Terhambatnya proses penghitungan juga dipengaruhi oleh banyaknya data yang harus diproses. Penghitungan gaji melibatkan tidak hanya jumlah absensi, namun juga perhitungan waktu lembur, dinas luar kota, denda atau pengurangan, masa kerja, serta pajak dan potongan iuran wajib untuk setiap karyawan.

   Jika tidak dilakukan dengan sistem terpadu yang mengintegrasikan setiap data, bukan hal mengherankan ketika perhitungan jadi terhambat. Sistem analog dan tradisional yang dahulu digunakan tidak lagi cocok di era yang serba cepat ini. Pencatatan data harus dilakukan dengan otomatis, cermat dan akurat, sehingga proses penghitungan gaji tidak akan terhambat karena masalah teknis.

3. Persetujuan Tertunda

   Penghitungan gaji dan penyampaiannya pada karyawan tentu memerlukan tanda tangan dari Big Man perusahaan. Pada kantor yang belum menerapkan sistem HR terpadu, hal ini harus dilakukan secara fisik, dengan tanda tangan basah yang diberikan oleh atasan yang memiliki wewenang untuk meninjau dan menyetujui.

   Bagaimana jika orang tersebut sedang tidak berada di kantor? Ini juga jadi penyebab keterlambatan gaji yang harus disampaikan. Maka dari itu, kini yang terpenting adalah efektifnya proses yang disertai validitas data. Dengan penggunaan software HR yang tepat, perusahaan bisa memproses hal ini cukup melalui fitur aplikasi saja. Nantinya atasan dapat memberikan persetujuan tanpa harus hadir dan memberikan tanda tangan basah.

4. Hari Libur

   Ketika awal bulan tiba bertepatan dengan hari libur, proses penyampaian gaji bisa jadi terlambat. Meski tentu dapat dimaklumi, namun bukankah lebih baik jika gaji yang menjadi hak karyawan tetap diterimakan tepat waktu? Karena karyawan juga telah memberikan kontribusi yang diharapkan tepat waktu.

   Sistem penggajian dengan memberikan amplop berisi sejumlah uang dirasa tak lagi relevan. Kini penyampaian gaji bisa dilakukan melalui kanal transfer rekening bank yang dimiliki karyawan. Nantinya, data rekening ini akan dicantumkan dalam database yang memuat keseluruhan data setiap karyawan.

   Database ini berfungsi sebagai acuan tunggal untuk setiap keperluan yang menyangkut administrasi karyawan. Pada aplikasi HR yang berkualitas, setiap hal yang dilakukan karyawan akan terekam secara sistematis, sehingga ketika dibutuhkan, perusahaan tinggal mengakses database yang ada. Hal ini memungkinkan penyampaian gaji tidak terhambat hari libur, karena juga dapat dijadwalkan secara rutin untuk setiap bulannya.

Memang setiap poin yang disampaikan di atas bersifat teknis, karena idealnya perusahaan tentu telah memiliki sistem yang digunakan dalam penggajian karyawan. Namun demikian yang perlu diingat adalah penggunaan aplikasi HR terpadu bisa meningkatkan efektivitas sistem yang dimiliki perusahaan, sehingga setiap pihak dapat melaksanakan tugas dan mendapatkan haknya tepat waktu.

Gaji karyawan yang terlambat dibayarkan akibat kesalahan teknis bisa dibantu dengan penggunaan Mekari Talenta. Aplikasi HR terpadu yang memiliki fitur lengkap ini akan sangat membantu dalam administrasi karyawan, mulai dari gaji, shift kerja, pencatatan kinerja, absensi, persetujuan atasan, dan lain sebagainya. Segera gunakan Talenta dan hindari keterlambatan pembayaran gaji!