Ketika karyawan perusahaan mengadakan meeting di luar kantor atau perjalanan bisnis, tentu ada alokasi anggaran khusus dari perusahaan. Karena satu dan lain hal, ada kalanya biaya ini ditanggung terlebih dahulu oleh karyawan. Namun demikian, mengingat meeting tersebut merupakan bagian dari agenda perusahaan, biaya tersebut tentu harus diganti oleh perusahaan. Penggantian semacam ini kerap dikenal dengan reimbursement.

1. Apa Itu Reimbursement?

   

   Secara sederhana, reimbursement dipahami sebagai pengembalian uang karyawan atas pengeluaran yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Pengajuan reimburse tentu wajib disertai dengan bukti-bukti yang relevan seperti nota pembayaran. Nota pembayaran ini pada umumnya berkaitan dengan biaya konsumsi rapat, sewa tempat, maupun pengadaan hal-hal lainnya.

   Masing-masing perusahaan tentu memiliki kebijakan khusus terkait penggantian biaya di atas. Kebijakan semacam ini guna mencegah karyawan melakukan penyelewengan anggaran dengan menuntut reimbursement untuk pengeluaran pribadi. Misalnya ketika karyawan bekerja di luar kantor, namun belum membuat kesepakatan secara jelas dengan perusahaan. Termasuk melebih-lebihkan biaya konsumsi agar mendapat keuntungan dari selisih pengeluaran sesungguhnya.

2. Hindari Menunda Proses Klaim Reimbursement

   

   Ketika karyawan menggunakan sejumlah uang pribadi untuk kepentingan perusahaan, lebih baik proses reimbursement segera diajukan. Sebagai contoh, ketika karyawan bertugas untuk mengakomodir event eksternal, klaim dapat dilakukan sesudah event tersebut berakhir. Atau bisa juga sesudah karyawan menerima bukti pembayaran yang resmi. Akan lebih baik apabila karyawan memiliki salinan bukti pembayaran tersebut. Entah sekadar berupa fotokopi, scan, atau bahkan memfotonya dengan kamera maupun smartphone.

   Semakin cepat pengajuan klaim reimbursement, tentu semakin cepat pula perusahaan mengganti biaya tersebut. Terlebih apabila perusahaan Anda memiliki ketentuan yang cukup ketat perihal batas waktu penggantian biaya semacam ini. Belum lagi apabila ternyata terdapat beberapa karyawan yang mengajukan reimburse dalam jangka waktu berdekatan. Bukan tidak mungkin data-data penting karyawan untuk mendukung penggantian biaya semacam ini tertimbun sehingga klaim tidak dapat berjalan dengan lancar. Alhasil, biaya yang sudah dikeluarkan pun tidak bisa diganti secara penuh.

3. Permudah Pengajuan Klaim Reimbursement Dengan Aplikasi HR

   

   Dalam pengelolaan perusahaan modern, pencatatan dan pengajuan reimbursement kini dapat dilakukan dengan bantuan aplikasi HR. Maka demikian, penting untuk memastikan bahwa penyedia HRIS yang digunakan oleh perusahaan Anda memiliki fitur tersebut. Akan lebih baik apabila klaim reimbursement dapat dilakukan melalui aplikasi mobile. Artinya, karyawan tidak perlu menggunakan perangkat khusus untuk mengajukan penggantian biaya semacam ini. Hanya bermodalkan smartphone, akun khusus karyawan, dan koneksi internet, karyawan dapat segera mengajukan klaim atas biaya yang dikeluarkan untuk keperluan perusahaan.

   Tak hanya memudahkan karyawan mengajukan penggantian biaya, aplikasi HR dengan mobile apps juga memudahkan pengelolaan SDM serta anggaran perusahaan. Terlebih apabila aplikasi tersebut didukung database berbasis cloud yang mampu mengintegrasikan beragam data personal karyawan dan kebijakan perusahaan. Pemantauan kinerja karyawan pun dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja.

Jika Anda hendak menggunakan aplikasi HR dengan fitur klaim dan reimbursement, layanan Talenta bisa jadi pilihan. HRIS software Indonesia ini didukung dengan aplikasi mobile yang mempermudah pengajuan klaim dan reimburse. Karyawan Anda dapat dengan mudah memeriksa status pembayaran dengan smartphone pribadinya. Pengelola administrasi dan keuangan juga dapat melakukan pemantauan tanpa memerlukan perangkat khusus tambahan. Proses ini berlangsung secara online sehingga lebih efektif dan efisien.

Selain memudahkan proses reimbursement, Talenta juga dilengkapi dengan fitur payroll yang mempermudah perhitungan gaji karyawan. Pengelola personalia dapat dengan mudah menyesuaikan komponen gaji apa saja yang disertakan dalam slip gaji online. Segalanya dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, termasuk terkait potongan PPh 21 dan iuran BPJS Ketenagakerjaan. Termasuk potongan gaji karyawan yang terlalu sering melakukan cuti di luar jatah yang sudah ditentukan perusahaan.

Bukan hanya mampu melakukan pemotongan gaji, perhitungan berupa tunjangan overtime serta tunjangan transportasi juga dapat dilakukan hanya dengan satu aplikasi. Dengan Talenta, karyawan dan pengelola perusahaan dapat  memantau beragam informasi penting guna memaksimalkan kinerja karyawan. Pembuatan laporan HR bulanan pun dapat dilakukan tanpa perlu khawatir melakukan kesalahan. Coba sekarang di sini sekarang juga!