Menerapkan Human Resource Information System (HRIS) merupakan suatu hal yang sangat penting untuk dilakukan dalam sebuah perusahaan, apalagi untuk perusahaan dengan skala besar. Sistem tersebut berfungsi untuk meningkatkan kualitas dari kinerja karyawan serta membangun sebuah integritas yang tinggi, baik untuk karyawan itu sendiri maupun untuk calon karyawan. Lantas, bagaimana caranya untuk bisa menerapkan HRIS di dalam sebuah sumber daya manusia agar lebih maksimal dan juga memiliki kinerja yang berkualitas? Simak uraian di bawah ini.

1. Menerapkan HRIS Secara Optimal

   Human Resource Information System sangat dibutuhkan oleh sumber daya manusia agar dapat meningkatkan kualitasnya. Di dalam sebuah perusahaan, HRIS memiliki fungsi untuk membantu mengorganisasikan data agar lebih baik dan tepat. Sistem ini dapat membantu untuk menjaga rahasia perusahaan terutama untuk data-data yang penting. Selain itu, HRIS juga dapat membantu untuk menjamin kelangsungan hidup dari sebuah perusahaan, membantu untuk mendidik dan memberikan pelatihan selama kepegawaian seseorang untuk meningkatkan kualitas kinerja, dan lain sebagainya. Pada dasarnya, penerapan sistem ini cukup sederhana. Hanya saja memang perlu dipelajari terlebih dahulu agar mendapatkan pemahaman yang tepat.

   Tips menerapkan HRIS

   1. Mempersiapkan sumber daya manusianya terlebih dahulu. Jika tidak terdapat sumber daya manusia yang siap, tentu saja semua kegiatan di dalam sebuah perusahaan tidak akan berjalan.

   2. Menerapkan sistem dan teknologi yang mumpuni serta menunjang semua kegiatan di dalam sebuah perusahaan. Teknologi memang sangat penting untuk diperhatikan, sehingga dapat menunjang aktivitas di dalam perusahaan secara optimal.

   3. Apabila SDM tersebut sudah terlatih untuk menggunakan HRIS, maka semua data yang dibutuhkan dan menjadi rahasia perusahaan akan dapat terjaga dengan baik. Oleh karena itu, SDM harus menyiapkan beberapa hal seperti perencanaan, penyusunan dan pemrosesan data dari dalam sebuah perusahaan.

   Jenis aplikasi HRIS

   Ada beberapa jenis aplikasi yang dapat diterapkan untuk sistem HRIS di perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut:

   1.Employee database management, adalah sebuah perangkat program dari komputer dan dapat mengendalikannya pembuatan, pemeliharaan sampai dengan penggunaan database-nya. Hal ini dapat menimbulkan kemungkinan untuk organisasi dalam menempatkan kontrol terhadap pembangunan database yang ada di tangan administrator database dan juga spesialis yang lainnya. Selain itu, dapat pula memungkinkan program aplikasi user nantinya akan berbeda namun tetap mudah untuk diakses.

   2.Performance management, yang mana performa dari teknologi harus terjaga dengan baik agar nantinya tidak terjadi kesalahan atau kekeliruan.

   3.Recruitment database integrated system, merupakan suatu proses untuk mendapatkan calon karyawan yang memiliki kemampuan dan berkualitas yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

   4.Talent management integrated system, yang dapat mengembangkan individu dan organisasi.

2. Manfaat Penerapan HRIS di Perusahaan

   Human Resource Information System merupakan perangkat lunak untuk entri data, data pelacakan, dan informasi data kebutuhan sumber daya manusia, penggajian, manajemen, dan fungsi akuntansi dalam bisnis yang dapat dibuat secara online. Tentu saja ini hal ini akan memudahkan HRD dalam bekerja. HRIS sebenarnya sangat mudah untuk diterapkan, karena kini telah tersedia dalam bentuk HR software atau aplikasi HRD dengan user interface yang sederhana dan berbagai fitur yang berguna. Berikut ini beberapa manfaat dari penerapan HRIS di perusahaan:

   1. Sistem penggajian lebih akurat

   Perusahaan harus berhati-hati dalam menghitung gaji karyawan, termasuk pemberian upah lembur, bonus, hingga THR agar sesuai dengan kontribusi setiap karyawan. Penghitungan gaji yang dilakukan secara manual akan memakan waktu yang lama dengan akurasi yang rendah. Namun sistem penggajian atau payrool menggunakan HRIS dapat menghitung berapa kompensasi yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan sesuai dengan kontribusi mereka dengan lebih akurat.

   2. Sistem absensi karyawan lebih akurat

   Dengan adanya fitur absensi karyawan secara online, maka dapat menutup kemungkinan karyawan untuk berbuat curang dalam hal absensi. Absensi karyawan bahkan dapat terhubung ke sistem penggajian, sehingga kompensasi yang karyawan terima akan disesuaikan dengan jumlah kehadiran karyawan setiap bulannya secara lebih akurat.

   3. Dapat memudahkan karyawan untuk mengakses portal karyawan

   Setiap karyawan di perusahaan ternyata tidak hanya memerlukan perhitungan gaji yang akurat, tetapi juga kemudahan untuk mengakses kebutuhan lain seputar haknya selama bekerja. Portal karyawan merupakan fitur yang dapat membantu karyawan untuk melihat slip gaji, mengajukan cuti dan izin, serta melihat data absensi mereka secara online. HR software memungkinkan karyawan untuk mengakses slip gaji hingga mengajukan cuti atau izin secara lebih mudah.

   4. Penyimpanan data personalia berbasis online

   Adanya sistem HRIS, maka akan memungkinkan perusahaan untuk menyimpan data karyawan berbasis online, mulai dari data pribadi, data karir, jatah cuti, hingga data penggajian di satu tempat secara digital. Jika HRD perlu menghitung tunjangan karyawan dan perlu mengetahui berapa anggota keluarganya, cukup mengakses data yang tersimpan secara online.

HRIS memiliki peranan yang cukup penting dalam kesuksesan tim HR  dalam mengelola sumber daya manusia di suatu perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi manajemen untuk menemukan software HR apa yang cocok untuk memudahkan aktivitas tim HRD. Mekari Talenta, menyediakan software HR yang praktis, handal, dan mudah digunakan. Gunakan Mekari Talenta untuk mempermudah pekerjaan Anda seperti perhitungan PPh 21, pengelolaan database karyawan, proses payroll, absensi karyawan, reimbursement, dan masih banyak lagi. Sebagai salah satu software HR terbaik di Indonesia, Talenta akan mempermudah pekerjaan Anda dalam mengelola database karyawan. Seperti direktori karyawan dan struktur organisasi yang selalu terbarui. Dan Anda juga lebih mudah dalam menangani promosi, mutasi, hingga karyawan baru. Hubungi Mekari Talenta sekarang di sini dan rasakan manfaatnya!