Hingga saat ini, penggunaan sistem informasi sangat dibutuhkan dalam meningkatkan produktivitas dalam suatu perusahaan. Penggunaan sistem database dalam pengelolaan data perusahaan merupakan salah satu hal wajib untuk mendukung kegiatan-kegiatan yang ada di dalam perusahaan. Database merupakan suatu kumpulan data yang saling terhubung dan dapat diakses secara mudah. Apalagi bagi perusahaan dengan skala besar, maka sistem database karyawan harus dikelola dengan baik. Hal ini penting karena dapat mempermudah berbagai proses administrasi yang berkaitan dengan karyawan. Ada beberapa tips yang perlu Anda ketahui untuk mengelola database karyawan secara lebih mudah dan efektif.

1. Keuntungan Menggunakan Sistem Database

   

   Untuk keamanan database, setiap perusahaan harus mempunyai seseorang yang dapat mengontrol dan mengatur database atau biasanya disebut Administrator Database. Seorang administrator tersebut sebagai pemegang peran penting pada suatu sistem database. Sehingga administrator harus memiliki kemampuan dan pengetahuan yang cukup agar dapat mengatur suatu sistem database dengan baik. Terdapat beberapa keuntungan yang akan diperoleh perusahaan saat menggunakan sistem database, diantaranya adalah sebagai berikut:

   1. Dapat mengurangi redundancy, karena data yang sama pada beberapa aplikasi cukup disimpan sekali saja.

   2. Integrity, karena data tersimpan secara lebih akurat.

   3. Dapat menghindari inkonsisten. Karena redundancy berkurang, maka update data akan menjadi lebih efisien.

   4. Penggunaan data bersama, karena data yang sama dapat diakses oleh beberapa user pada saat bersamaan.

   5. Menyangkut keseragaman dalam hal penyajian data.

   6. Menyeimbangkan kebutuhan, karena dapat ditentukan prioritas suatu operasi, misalnya antara update dengan retrieval.

2. Tips Mengelola Database Karyawan

   
   Berikut ini ada beberapa tips mengelola data karyawan secara lebih mudah dan efektif:

   1. Pentingnya menggunakan software atau aplikasi database karyawan. Ada berbagai jenis software yang saat ini tersedia untuk mengelola database karyawan perusahaan. Sebuah software atau aplikasi database karyawan memang ditujukan untuk mengelola data karyawan. Penggunaan software khusus ini akan memberikan efisiensi karena dapat langsung dimodifikasi sesuai dengan keadaan karyawan pada suatu waktu.

   2. Perlunya menentukan informasi yang dikelola perusahaan. Sebuah software atau aplikasi database dapat diatur pilihan menu yang nantinya akan dimunculkan. Untuk masalah pendataan karyawan, maka sebuah perusahaan perlu menentukan terlebih dahulu apa saja informasi karyawan yang perlu dimasukkan. Data mengenai karyawan biasanya terdiri dari nama, tanggal lahir, jabatan, waktu kerja, gaji, detail rekrutmen, kualifikasi, dan lain sebagainya.

   3. Menyiapkan manajemen database karyawan dan keamanan penyimpanan data. Manajemen database memang perlu dipersiapkan secara matang agar data karyawan dapat dikelola dengan baik. Perusahaan perlu memikirkan tentang dimana tempat data tersebut diletakkan, siapa yang dapat mengakses, siapa yang mengelola, dan lain sebagainya. Database ini dapat disimpan secara online sehingga dapat diakses dari berbagai komputer namun keamanannya tetap terjaga. Data karyawan harus disimpan dengan aman sehingga tidak digunakan oleh pihak lain untuk hal-hal yang merugikan baik untuk karyawan pribadi maupun perusahaan.

   4. Menyiapkan proses pemindahan data secara efektif. Meskipun pemindahan data dapat dilakukan secara manual, namun jika data sangat besar maka sebaiknya Anda menggunakan cara yang lebih otomatis.

   5. Pentingnya melatih karyawan yang bertugas mengelola database karyawan. Pengelolaan database karyawan dapat dikerjakan oleh bagian khusus yang telah ditunjuk perusahaan. Para karyawan yang diberi tugas tersebut perlu dilatih terlebih dahulu sehingga dapat menggunakan software atau aplikasi database dengan baik dan benar.

3. Manfaat & Fungsi Penggunaan Aplikasi Database Karyawan

   

   Penggunaan aplikasi dalam pengolahan dan pengelolaan data karyawan memang terbukti memberikan banyak manfaat. Beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan, antara lain dapat memperoleh informasi mengenai keadaan karyawan (profil karyawan) secara cepat dan akurat. Proses pembuatan laporan juga dapat dikerjakan secara lebih mudah. Dengan adanya aplikasi pengolahan data karyawan, maka Anda bisa mengetahui karyawan yang akan naik pangkat dan karyawan mana yang akan memperoleh kenaikan gaji secara berkala. Dapat memudahkan Anda dalam merencanakan penyebaran atau mutasi karyawan sesuai dengan pendidikan dan kompetensinya. Pemantauan jatah cuti dan merencanakan kebutuhan karyawan, absensi dan penggajian karyawan pun dapat dilakukan secara lebih mudah.

   Adapun fungsi penggunaan aplikasi pengolahan data karyawan diantaranya adalah dapat meningkatkan aksesibilitas data agar dapat ditampilkan secara akurat dan tepat waktu. Dapat mengembangkan proses perencanaan secara lebih efektif, serta menjamin ketersediaan kualitas dan keahlian SDM. Tidak hanya itu, aplikasi tersebut juga berfungsi untuk mewujudkan data kepegawaian secara lebih mutakhir dan terintegrasi.

Pengolahan data karyawan memang perlu dilakukan secara cermat karena akan berdampak pada perusahaan. Oleh karena itu, pengolahan database karyawan tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Dalam hal ini, banyak perusahaan yang telah menggunakan aplikasi dalam pengolahan database karyawan. Dengan adanya aplikasi tersebut, maka pengolahan data karyawan dapat berjalan lancar. Risiko kesalahan yang biasanya terjadi dalam pengolahan data karyawan juga sangat kecil atau bahkan bisa dibilang tidak ada. Pilihlah aplikasi yang paling aman dan tepercaya seperti Mekari Talenta.

Sleekr dilengkapi dengan fitur software HR terbaik untuk manajemen perusahaan Anda. Manajemen HR perusahaan Anda akan terintegrasi mulai dari absensi online, cuti online, klaim atau reimbursement, perhitungan payroll beserta perhitungan PPh 21 karyawan, serta iuran BPJS ketenagakerjaan maupun kesehatan. Mekari Talenta, software HR yang praktis, andal, dan mudah Anda gunakan kapan dan dimana saja. Untuk selengkapnya hubungi tim Talenta di sini dan silahkan coba demonya!