Secara umum, aplikasi HR diciptakan untuk membuat pengelolaan karyawan perusahaan menjadi semakin efektif dan efisien. Hubungan yang terjalin antara perusahaan dengan karyawan pun idealnya bersifat saling menguntungkan kedua belah pihak. Perusahaan membutuhkan karyawan untuk dapat menjalankan usahanya, sementara karyawan mendapatkan gaji yang sepadan dengan kinerjanya.

Hak serta kewajiban karyawan maupun perusahaan biasanya secara jelas tertulis dalam surat perjanjian kerja yang disepakati oleh kedua belah pihak. Artinya, secara tidak langsung, penggunaan layanan HRIS membantu perusahaan agar senantiasa menyeimbangkan hak serta kewajibannya. Berikut pemaparan lebih jauh perihal fungsi aplikasi HR terkait upaya perusahaan untuk menyeimbangkan hak serta kewajibannya.

1. Menjaga Akurasi Pencatatan Kehadiran

   Perhitungan kehadiran karyawan merupakan informasi penting yang dapat digunakan untuk memantau kinerja karyawan perusahaan. Pencatatan kehadiran yang tidak akurat tentu membuat evaluasi kinerja karyawan menjadi tidak akurat. Padahal, kehadiran karyawan secara tepat waktu dapat turut mengatur ritme kerja serta memaksimalkan kontribusinya bagi perusahaan. Selain itu, keterlambatan serta ketidakhadiran karyawan dapat pula menjadi pertimbangan dalam perhitungan gaji karyawan.

   Dengan penggunaan aplikasi HR, perusahaan dapat menghindarkan diri dari berbagai dampak negatif akibat kesalahan perhitungan kehadiran karyawan. Karyawan yang melanggar ketentuan perusahaan perihal jam kerja akan mendapatkan sanksi yang sepadan. Sementara, karyawan yang senantiasa datang tepat waktu pun tidak akan mengalami pemotongan gaji secara sepihak. Hal ini karena aplikasi HR mampu mempermudah pengumpulan serta pengolahan informasi kehadiran lewat database berbasis cloud. Informasi kehadiran karyawan pun dapat tercatat secara akurat lantaran informasi personal karyawan tersinkronisasi dengan akun perusahaan.

2. Pengajuan Cuti Lewat Aplikasi Mobile

   Selain berupa gaji, karyawan juga memiliki hak untuk mengajukan cuti. Jatah cuti masing-masing karyawan pun bisa saja berbeda lantaran berkaitan dengan masa kerja serta status karyawan. Untuk itu, aplikasi HR dibutuhkan untuk dapat mengakomodir jatah cuti yang tersisa untuk tiap-tiap karyawan.

   Bukan hanya mampu menghitung jatah cuti, performa layanan HR tentu akan lebih maksimal apabila didukung dengan aplikasi versi mobile. Dengan kata lain, karyawan dapat dengan mudah melakukan pengajuan cuti melalui smartphone masing-masing. Kemampuan semacam ini penting lantaran sebagai manusia, karyawan bisa saja mengajukan cuti secara mendadak. Misalnya saja ketika karyawan tersebut sedang sakit sehingga tidak bisa datang ke kantor. Cuti mendadak juga dapat diajukan ketika ada keluarga atau kerabat karyawan yang meninggal dunia. Di sisi lain, pihak HR juga perlu memahami macam-macam permohonan cuti yang biasanya diajukan oleh karyawan. Bukan hanya memudahkan pengajuan cuti, aplikasi HR dengan versi mobile juga membuat pengelola perusahaan dapat segera mengetahui alasan karyawan tersebut melakukan cuti hanya bermodalkan smartphone, koneksi internet, dan akun perusahaan.

3. Klaim Reimbursement Online

   Karena satu dan lain hal, karyawan bisa saja menggunakan uang pribadinya untuk membayar berbagai macam hal terkait operasional perusahaan. Perusahaan tentu wajib mengganti biaya tersebut melalui sistem reimbursement. Proses reimbursement sendiri perlu dilakukan sesegera mungkin agar pembuatan laporan keuangan perusahaan tidak tertunda. Selain itu, proses reimbursement yang cepat juga dapat membuat karyawan tidak ragu untuk menggunakan uang pribadinya untuk kebutuhan perusahaan di kemudian hari.

   Pengajuan reimbursement secara online dengan aplikasi HR mampu menghindarkan perusahaan dari tumpukan berkas pelengkap reimbursement. Karyawan hanya tinggal mengirimkan bukti pembayaran menggunakan akun personalnya. Pembuatan laporan keuangan perusahaan pun menjadi lebih mudah lantaran data pengajuan reimbursement otomatis tersimpan dalam database.

4. Perhitungan Gaji Otomatis dengan Payroll

   Masing-masing perusahaan bisa jadi memiliki komponen perhitungan gaji yang berbeda. Selain gaji pokok, karyawan juga pada umumnya menerima tambahan tunjangan berupa THR maupun tunjangan overtime bagi karyawan yang bersedia lembur. Selain itu, ada pula berbagai potongan seperti PPh 21 maupun iuran BPJS Ketenagakerjaan yang turut mempengaruhi nominal gaji karyawan. Pemotongan gaji dapat pula dilakukan apabila karyawan terbukti melanggar peraturan perusahaan seperti terlambat hadir atau pengajuan cuti di luar jatah.

   Perhitungan gaji karyawan perusahaan menjadi semakin ringkas dengan fitur payroll yang ditawarkan oleh aplikasi HR. Fitur tersebut mampu melakukan perhitungan gaji secara otomatis berdasarkan komponen perhitungan gaji yang berlaku di perusahaan Anda. Dengan demikian, karyawan nominal gaji karyawan akan senantiasa sepadan dengan kontribusinya pada perusahaan.

Mengingat pentingnya aplikasi HR dalam menyeimbangkan hak dan kewajiban perusahaan, Anda tentu perlu memilih penyedia layanan yang mampu memenuhi keempat fungsi tersebut. Anda bisa mencoba software HR Sleekr yang sudah dilengkapi dengan aplikasi mobile MySleekr. Sleekr memungkinkan masing-masing karyawan memiliki akun khusus yang dapat dilakukan untuk pencatatan kehadiran, pengajuan cuti, maupun reimbursement secara online.

Sleekr sebagai software HR juga memiliki fitur payroll yang mampu melakukan perhitungan gaji secara otomatis. Karyawan pun dapat segera mengetahui rincian gajinya lantaran slip gaji dapat pula dikirimkan secara online. Ketika nominal gaji yang diterima dianggap tidak sesuai, karyawan pun dapat segera menginformasikannya pada pengelola perusahaan.