Pahami Aturan Pemerintah Sebelum Memberikan Surat Peringatan 1

November 19, 2018 Human Resources (HR)

Adakalanya masalah akan silih berganti datang pada kehidupan perusahaan. Salah satunya adalah pelanggaran yang dilakukan karyawan maupun pimpinan. Untuk menindaklaunjuti hal tersebut, dibuatlah aturan dalam memberikan peringatan kepada SDM yang bersangkutan. Aturan ini dibuat untuk menghindari Pemutusan Hubungan Kerja antara perusahaan dan karyawan yang bermaksud melindungi para tenaga kerja. Aturan ini meliputi bagaimana pemberian Surat Peringatan 1, 2, 3. Berikut ini akan dibahas mengenai aturan berdasar UU 13 tahun 2003 dan bagaimana prosedur pemberian Surat Peringatan 1, sebagai surat peringatan awal

  1. Aturan Surat Peringatan Menurut Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan

    1. Pasal 151 Ayat 1 UU No 13/2003 Tentang Ketenagakerjaan menyebutkan, “Pengusaha, pekerja/buruh, serikat pekerja/serikat buruh, dan pemerintah, dengan segala upaya harus mengusahakan agar jangan terjadi pemutusan hubungan kerja”. Maka dari itu, adanya surat peringatan (SP) membantu agar PHK tidak terjadi secara mendadak, atau bahkan karyawan memperbaiki kinerjanya dan mencapai standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Aturan surat peringatan untuk karyawan sendiri diatur pada Pasal 161, dengan bunyi sebagai berikut:

    2. Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.

    3. Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.

  2. Undang-Undang yang Mengatur Pemberian Surat Peringatan

    Untuk lebih lengkapnya, berikut adalah ringkasan dari Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 161 No 13 Tahun 2003 yang menjelaskan aturan dalam pemberian Surat Peringatan:

    – Surat Peringatan (SP) 1, SP 2 dan SP 3 tidak perlu diberikan secara berurutan, tapi dinilai berdasarkan besar kecilnya pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.

    – Tingkatan Surat Peringatan (SP) akan ditentukan bersama oleh atasan yang setingkat dengan manager dan HRD (Human Resource Departement) lalu disetujui oleh direksi.

    – Setiap Surat Peringatan yang diberikan berlaku dalam jangka waktu selama 6 bulan.

    – Jika karyawan melakukan pelanggaran sebelum masa berlaku Surat Peringatan pertama habis, maka perusahaan akan memberikan Surat Peringatan kedua yang memiliki jangka waktu selama 6 bulan sejak Surat Peringatan diterbitkan.

    – Jika karyawan tetap melakukan pelanggaran sebelum Surat Peringatan kedua habis masa berlakunya, maka perusahaan dapat memberikan Surat Peringatan ketiga (SP 3) yang berlaku selama 6 bulan sejak Surat Peringatan diterbitkan.

    – Jika karyawan masih melakukan pelanggaran sebelum masa berlaku Surat Peringatan ketiga habis, maka karyawan akan mendapat PHK dari perusahaan.

    – Saat jangka waktu Surat Peringatan sudah habis dan karyawan melakukan pelanggaran maka perusahaan akan memberikan Surat Peringatan berdasarkan dengan besar kecilnya pelanggaran yang dilakukan.

    – Jangka waktu selama 6 bulan tersebut bertujuan agar karyawan dapat memperbaiki kesalahnnya dan sebagai penilaian bagi perusahaan apakah selama 6 bulan kinerja karyawan membaik atau justru memburuk.

  3. Surat Peringatan 1

    Sebagaimana telah dijelaskan di atas bahwa dalam melakukan peringatan terhadap pekerja telah diatur oleh peraturan pemerintah. Surat peringatan 1 merupakan peringatan awal bagi karyawan atau siapapun pekerja di perusahaan yang melakukan bentuk pelanggaran. Yang berupa interdisipliner, pelanggaran aturan perusahaan, atau aturan kode etik lainnya. Sebelum memberikan Surat Peringatan 1 (SP 1), biasanya diberikan peringatan secara lisan kepada pihak yang bersangkutan. Jika yang melanggar menghiraukan peringatan tersebut, maka yang berwenang biasanya manager personalia maupun pimpinan perusahaan langsung dapat memberikan SP 1.

    Format untuk Surat Peringatan 1 ini biasanya masih terkesan ringan dan bersifat himbauan. Kalimatnya biasanya memberikan himbauan kesalahan apa yang dilakukan dan pemberitahuan akan mendapatkan tindak lanjut jika tidak menghiraukan peringatan. Sedangkan di surat peringatan 2, 3 biasanya telah memuat sanksi yang akan diterima.  

    Setiap Surat Peringatan berlaku selama 6 bulan, di mana dalam masa tersebut orang yang melakukan pelanggaran dalam masa pengawasan. Jika yang melanggar dapat memperbaiki tindakannya, maka di masa tenggang 6 bulan SP dapat dicabut. Dan terbebas dari sanksi apapun. Namun, jika yang bersangkutan dalam masa 6 bulan justru melakukan kesalahan-kesalahan lainnya, akan mendapatkan SP 2 sebagai peringatan lebih lanjut. Artinya di posisi ini, yg melanggar kesalahan masih diberi satu kali lagi kesempatan. Jika bisa melewati dengan baik akan dibebaskan dari sanksi, namun jika tetap melakukan kesalahan akan berlanjut pada SP 3 yang pada akhirnya perusahaan dapat melakukan pemecatan kepada karyawan atau orang yang bersangkutan.

  4. Contoh Surat Peringatan

    Berikut tadi mengenai aturan yang berlaku dalam pemberian surat peringatan berdasarkan aturan dari pemerintah, serta contoh dan pembahasan mengEnai surat peraturan 1 yang berlaku pada umumnya. Anda dapat menggunakan acuan tersebut dalam mengatur dan menegakkan disiplin perusahaan.

  5. Apa yang Harus Anda Lakukan Jika Karyawan Melakukan Pelanggaran atau Kesalahan Kembali?

    Jika karyawan Anda melakukan pelanggaran atau kesalahan kembali, Anda dapat memberikan surat peringatan 2 atau sanksi yang lebih berat sesuai dengan kebijakan perusahaan. Selain itu jika karyawan melakukan kesalahan yang sama, Anda dapat memanggilnya dan membuat semacam konsultasi. Yaitu dengan mengetahui alasan apa dibalik kesalahan yang sama diperbuat. Di waktu yang sama Anda juga dapat memberikan peringatan kepada karyawan. Dan jika kesalahan yang mereka perbuat masuk ke dalam kesalahan yang fatal dan tidak dapat ditoleransi, Anda dapat memberikan SP 2 sekaligus sanksi atas kesalahan yang sama berulang kembali.

Dalam memberikan surat peringatan 1, Anda juga harus melihat bagaimana absensi karyawan Anda. Dengan melihat absensi mereka, Anda bisa mengetahui, apakah karyawan tersebut merupakan karyawan disiplin atau tidak. Jika jawabannya tidak dan masih dalam masa probation, ini bisa menjadi bahan review Anda sebagai HR. Namun, jika disiplin mereka baik, ini juga bisa menjadi bahan pertimbangan ketika Anda ingin melakukan sesi konsultasi dengan karyawan Anda.

Sleekr merupakan software HR #1 di Indonesia yang membantu Anda mengelola administrasi karyawan, salah satunya absensi. Dengan absensi online dari Sleekr, Anda juga bisa mendapatkan kemudahan dalam melakukan proses Payroll dengan mudah dan cepat. Tunggu apalagi? Daftarkan segera perusahaan Anda dan buat pekerjaan HR menjadi lebih efektif dan efisien.