Persiapan Tim HRD untuk Menjalankan Program Orientasi Karyawan Baru

Rishna Maulina June 19, 2019 Human Resources (HR), Sumber Daya Manusia

Persiapan Tim HRD untuk Menjalankan Program Orientasi Karyawan BaruPada umumnya, orientasi karyawan baru merupakan proses-proses yang disediakan perusahaan bagi karyawan baru untuk diberikan informasi, dan pemahaman atas perusahaan dan tujuannya. Di dalam proses orientasi karyawan baru, hal yang diutamakan adalah karyawan baru perlu mengetahui infrastruktur, fasilitas umum, persoalan ekonomi, gaji, dan peraturan yang ditetapkan oleh perusahaan.

  1. Tujuan Orientasi Karyawan Baru

    Persiapan Tim HRD untuk Menjalankan Program Orientasi Karyawan BaruProgram orientasi yang dilakukan oleh perusahaan kepada karyawan baru memiliki tujuan tertentu, diantaranya adalah sebagai berikut:

    1. Memperkenalkan lingkungan kerja kepada karyawan baru.
    2. Menghindari gangguan psikologis karyawan ketika berada pada lingkungan kerja yang baru.
    3. Mempersiapkan kondisi mental karyawan, apalagi bagi karyawan fresh graduate agar mereka dapat membedakan dunia pendidikan dengan dunia pekerjaan.
    4. Menghindari terjadinya kekacauan yang sering terjadi saat karyawan baru saat menerima sebuah tugas dan tanggung jawab pekerjaan.
    5. Menunjukkan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, sehingga dapat meminimalisir kemungkinan terjadi kesalahan yang dilakukan karyawan baru.
    6. Memberitahu kepada karyawan baru terkait pentingnya peran karyawan baru di dalam perusahaan.
    7. Meningkatkan proses penerimaan karyawan baru oleh seluruh staf dan karyawan-karyawan lama.
    8. Menumbuhkan rasa percaya diri karyawan baru.
    9. Mempercepat proses sosialisasi antara karyawan lama dengan karyawan baru.
    10. Memastikan produktivitas dan interaksi antar karyawan dapat dimulai dengan cepat.

  2. Checklist yang Perlu Disiapkan Tim HRD

    Persiapan Tim HRD untuk Menjalankan Program Orientasi Karyawan BaruTim HRD di perusahaan memiliki tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan program orientasi karyawan. Penyusunan program orientasi ini tidak sulit jika Anda mengikuti panduan berikut ini:

    1. Memberikan sambutan yang menyenangkan kepada karyawan baru. Sambutan yang menyenangkan sangat penting untuk dilakukan karena pemberian sambutan merupakan starting point seorang karyawan baru telah sah menjadi bagian dari perusahaan.

    2. Melakukan office tour agar karyawan baru mengetahui lingkungan kerjanya. Office tour juga merupakan salah satu hal yang sangat penting untuk dilakukan agar karyawan baru dapat sekaligus merasakan suasana kantor dan bertemu karyawan lainnya.

    3. Memberikan employee kit dan contact person. Employee kit biasanya berupa kartu pegawai, seragam, peralatan kerja, serta kunci untuk mengakses loker atau ruang tertentu. Karyawan baru juga perlu mendapatkan keterangan yang jelas terkait jalur komunikasi yang akan digunakan sebagai karyawan perusahaan. Diantaranya adalah alamat email sebagai karyawan kantor, nomor ekstensi untuk bisa tersambung ke telepon, serta alamat pos untuk pengiriman dokumen.

    4. Memberitahukan Peraturan Perusahaan. Buku Peraturan Perusahaan (PP) sangat penting untuk diberikan kepada karyawan baru. Dalam memberikan buku tersebut, tim HRD sebaiknya juga memberikan penjelasan singkat, dan saran bagi karyawan untuk mempelajarinya.

    5. Menjelaskan job descriptions dan struktur organisasi perusahaan. Menjelaskan struktur organisasi akan memberikan gambaran tentang jalur koordinasi, jenjang jabatan, dan posisi karyawan baru. Selain itu, karyawan baru juga berhak untuk mengetahui lebih dalam tentang pekerjaan dan target kerja yang diharapkan perusahaan.

    6. Menjelaskan istilah-istilah khusus, prosedur keamanan dan kondisi gawat darurat, dan jadwal kegiatan perusahaan. Misalnya kegiatan rutin olahraga kantor, rencana kegiatan CSR, meeting bulanan, dan lain sebagainya.

    7. Menjelaskan terkait benefit karyawan. Karyawan baru perlu diberikan penjelasan yang baik tentang hak-hak mereka selama menjadi karyawan di perusahaan. Tim HRD perlu memberikan pemaparan yang, apa saja benefit yang akan diterima oleh karyawan baru. Misalnya asuransi kesehatan pribadi dan keluarga, tunjangan khusus, dan lain sebagainya.

  3. Langkah-Langkah Program Orientasi Karyawan Baru

    Persiapan Tim HRD untuk Menjalankan Program Orientasi Karyawan BaruProgram orientasi karyawan pada umumnya dilakukan pada saat seorang karyawan pertama kali memasuki sebuah perusahaan atau pada saat karyawan naik jabatan. Karyawan baru akan menjumpai anggota-anggota perusahaan yang lain, mempelajari kebijakan yang berhubungan dengan kehadiran dan keterlambatan, serta mendengarkan filosofi dan tujuan perusahaan. Berikut ini adalah langkah-langkah program orientasi karyawan yang terdiri dari tiga tahap,yaitu:

    1. Pre-arrival, yaitu hal-hal yang dipelajari oleh karyawan baru sebelum karyawan tersebut bergabung di sebuah perusahaan.
    2. Encounter, yaitu tahapan dimana karyawan baru mendapatkan pemahaman yang lebih jelas tentang perusahaan dan dihadapkan pada situasi bahwa harapan dan realita bisa jadi berbeda.
    3. Metamorphosis, yaitu tahap terakhir dimana karyawan baru harus belajar mengatasi berbagai inkonsistensi yang mereka temukan di perusahaan. Pada tahap ini, karyawan baru telah terlatih dalam pekerjaan mereka, menunjukkan kinerja efektif, dan telah menyesuaikan diri dengan nilai-nilai dan norma para rekan kerjanya.

Pada umumnya, setiap perusahaan mengandalkan bagian personalia atau tim HRD perusahaan dalam menjalankan program orientasi karyawan baru. Setelah mencermati informasi dan memahami apa saja yang perlu dipersiapkan untuk menjalankan sebuah program orientasi, tentunya mudah bagi Anda untuk mempersiapkan orientasi karyawan baru. Program ini biasanya dilaksanakan pasca kegiatan rekrutmen dan seleksi. Kreativitas dan inovasi tim HRD sangat diandalkan untuk membuat variasi metode dan desain aktivitas yang efektif bagi tujuan orientasi karyawan. Perusahaan sebaiknya mulai melengkapi departemen HRD dengan software HR yang berkualitas seperti Sleekr. Dengan menggunakan software HR Sleekr, tim HRD akan terbantu untuk urusan administrasi seperti perhitungan gaji, upah lembur, PPh 21, BPJS, data absensi dan cuti, dan lain sebagainya. Dengan terkelolanya urusan administrasi tersebut, maka tim HRD akan lebih fokus dan memiliki waktu yang lebih banyak untuk menjalankan program-program HR lainnya.