Perkembangan perusahaan secara langsung akan memunculkan kebutuhan baru, yakni sumber daya manusia. Proses perekrutan bisa dilakukan untuk memenuhi hal ini, dengan berbagai cara. Salah satu cara yang dianggap paling ampuh adalah melalui program referral karyawan. Program ini merupakan cara merekrut karyawan baru, dengan media karyawan lama. Logikanya, sama seperti ketika Anda sedang menikmati makanan lezat di salah satu restoran. Secara tidak sadar, Anda akan merekomendasikan makanan atau restoran ini pada teman Anda bukan? Karena dirasa memuaskan, proses rekomendasi ini akan terjadi dengan sendirinya. Dalam istilah pemasaran, hal ini dikenal dengan word of mouth. Logika yang sama juga berlaku pada rekrutmen karyawan baru. Ketika iklim kerja perusahaan Anda dirasa nyaman dan menguntungkan untuk karyawan, maka ketika akan diadakan perekrutan karyawan baru, karyawan lama akan memberikan rekomendasi pada rekan-rekan yang dikenalnya agar mendaftar di perusahaan Anda.

1. Program Referral Karyawan

   Secara kasar telah dijelaskan apa yang dimaksud dengan program referral karyawan. Pada dasarnya, program ini merupakan satu sistem perekrutan, dengan menggunakan karyawan lama sebagai media pencarian tenaga kerja. Karyawan lama akan memberikan rekomendasi pada perusahaan terkait tenaga kerja yang dikenalnya. Jika berjalan dengan baik, maka hal ini bisa menguntungkan perusahaan dan karyawan lama. Perusahaan akan memiliki sederet daftar calon karyawan yang sesuai persyaratan dan cenderung memiliki kualitas tinggi sehingga. Perusahaan bisa mendapatkan tenaga kerja baru dengan kualitas maksimal, dan proses yang lebih cepat dan hemat. Untuk karyawan lama sendiri, biasanya program seperti ini akan menjanjikan insentif atau bonus tertentu ketika rekomendasi yang diberikannya pada perusahaan akhirnya direkrut. Bonusnya bisa berupa banyak hal, mulai dari nominal rupiah, liburan, atau berupa suvenir dari perusahaan.

2. Membangun Sistem yang Baik

   Proses rekomendasi ini tentu memerlukan sistem yang baik agar dapat berjalan efektif. Selain itu, dukungan dari software pengelolaan data rekomendasi juga akan sangat dapat membantu kerja HR dalam menyimpan dan menyortir data yang masuk.

   a. Jangan Terlalu Menekankan Bonus

   Hampir setiap program referral karyawan yang ada sekarang akan menawarkan bonus tertentu pada karyawan yang dapat memberikan rekomendasi tenaga yang sedang dibutuhkan perusahaan. Namun demikian, jangan terlalu menekankan pada bonus yang akan diberikan sebagai ‘hadiah’ atas partisipasi karyawan. Alih-alih diberikan ketika karyawan lama memasukkan rekomendasi atau referral terkait calon karyawan baru, Anda bisa memberikan bonus ketika rekomendasi dari karyawan tersebut berhasil direkrut oleh perusahaan. Hal ini akan mengurangi ‘system abuse’ yang mungkin terjadi karena karyawan lama hanya mengejar bonus ketika memasukkan rekomendasi.

   b. Software Tepat

   Ketika sistem referral telah berjalan dan perusahaan semakin berkembang, maka data yang masuk akan meningkat. Anda sebagai HR, harus memiliki software pengelolaan data yang tepat untuk memproses dan menyimpan data yang masuk sehingga rekomendasi yang diberikan bisa dimanfaatkan semaksimal mungkin. Untuk memilih software setidaknya Anda harus mencari yang bisa terintegrasi dengan sistem perekrutan sehingga data yang masuk tidak perlu dipindahkan secara manual. Selain itu, pastikan juga rekomendasi yang diberikan oleh karyawan lama dapat dilacak oleh mereka, hal ini penting agar karyawan merasa partisipasinya bernilai untuk perusahaan.

   c. Mengedukasi Karyawan

   Tidak sedikit program seperti ini yang akhirnya tidak berjalan karena karyawan lama, sebagai media dalam masuknya rekomendasi, tidak memahami bagaimana sistem berjalan. Tentu hal ini perlu disikapi dengan pemberian pengertian bagaimana sistem ini berjalan secara sistematis, sehingga tiap karyawan bisa berpartisipasi. Melakukan breakdown pada prosedur ini secara rutin dapat membantu mengingatkan karyawan lama tentang bagaimana program referral karyawan berjalan, bagaimana memilih calon karyawan yang tepat, serta bonus yang akan didapatkan. Ketika hal ini dipahami, maka satu hambatan macetnya program referral akan teratasi

3. Keuntungan Program

   Secara langsung, tentu bagian HR akan sangat diuntungkan karena proses pencarian SDM yang diperlukan akan terlaksana lebih cepat dan efektif. Selain itu, ada beberapa keuntungan lain, misalnya : a. Karyawan yang direkomendasi memiliki loyalitas tinggi. b. Kinerja karyawan hasil referral lebih baik. c. Menjangkau SDM pasif yang ada di pasar tenaga kerja. d. Mempersingkat proses perekrutan karyawan baru. e. Meningkatkan employee engagement karena program ini melibatkan partisipasi karyawan secara aktif. Baiknya kualitas karyawan baru dari hasil referral tidak lepas dari pemahaman karyawan lama mengenai budaya dan apa yang diperlukan oleh perusahaan Anda. Secara otomatis, karyawan lama Anda akan merekomendasikan calon yang memenuhi kualifikasi yang diperlukan, sehingga Anda akan mendapatkan calon tenaga kerja yang sudah cukup matang.

Program referral karyawan, bisa dilakukan secara optimal ketika proses komunikasi dan aliran informasi internal berjalan dengan baik. Pemilihan software HR berkualitas akan menunjang kedua hal ini. Talenta, hadir sebagai partner perusahaan Anda di bidang HR yang dapat membantu pengoptimalan kedua hal tadi. Dengan fitur yang lengkap, Anda bisa meningkatkan efektivitas kerja HR, sekaligus melakukan rekrutmen dengan lebih baik. Dapatkan informasi secara lebih lengkap dan jelas tentang Mekari Talenta di sini!