Melakukan offboarding karyawan merupakan salah satu hal yang menantang bagi perusahaan, karena pihak perusahaan harus siap dengan segala reaksi dan respon dari karyawan yang bersangkutan. Mengeluarkan karyawan dari perusahaan bisa menjadi pilihan terburuk bagi pimpinan perusahaan. Namun, pilihan seperti itu terkadang memang harus segera dilakukan dengan berbagai macam pertimbangan dan alasan yang kuat. Ada beberapa faktor yang dapat membuat perusahaan merasa tidak nyaman saat akan melakukan offboarding. Dalam hal ini, pihak perusahaan harus bijaksana dalam melakukan analisa kerja yang berkaitan dengan pemecatan karyawan.

Baca juga: Masa Kerja Karyawan Sesuai Ketentuan Undang-Undang yang Berlaku

1. Hal Penting Yang Perlu Diperhatikan Sebelum Melakukan Offboarding

   Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan oleh perusahaan sebelum melakukan offboarding karyawan. Diantaranya adalah sebagai berikut ini:

   1. Mungkin saja karyawan yang tidak berkembang pada suatu posisi, tetapi malah cocok di posisi lainnya. oleh karena itu, pemindahan tugas kerja karyawan dapat menjadi salah satu alternatif yang dapat dilakukan dan dipertimbangkan sebelum melakukan pemberhentian.

   2. Salah satu kebijakan perusahaan adalah tidak adanya toleransi terhadap intimidasi, ancaman dan kekerasan di tempat kerja. Jika terdapat kemungkinan terjadi kekerasan karena perusahaan memecat seorang karyawan, maka perusahaan dapat mengabarkan informasi pemecatan melalui surat resmi daripada bertatap muka secara langsung. Untuk lebih aman secara hukum, pastikan perusahaan memiliki masukan dari pengacara dan surat pemutusan hubungan kerja yang legal.

   3. Melakukan komunikasi akhir. Selain bisa mendapatkan masukan untuk perusahaan, cara ini juga dapat membuat perusahaan mengetahui fakta-fakta yang terjadi di tempat kerja. Misalnya ada masalah antara karyawan, kondisi kerja yang tidak kondusif, upah yang tidak sesuai dan lain sebagainya. Karyawan yang akan diberhentikan akan lebih mudah untuk mengatakan yang sebenarnya, jadi manfaatkanlah kesempatan tersebut. Selain itu, komunikasi akhir juga akan memberikan dokumentasi yang dapat membantu perusahaan jika karyawan menuntut dengan alasan pemutusan hubungan kerja yang salah.

   4. Sebelum melakukan pemecatan, pastikan Anda mengerti semua proses dan persiapannya. Pahami apa saja yang harus dilakukan dari awal hingga akhir. Selain itu, Anda juga harus mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti pemberian kompensasi atau gaji terakhir, surat menyurat dengan lembaga pemerintahan, pemberhentian asuransi dan sebagainya. Persiapkan pula dokumen-dokumen hasil pekerjaan karyawan yang bersangkutan sebagai alasan mengapa offboarding dilakukan.

2. Etika Melakukan Offboarding

   Berikut ini ada beberapa etika yang sebaiknya dilakukan untuk memberhentikan karyawan dengan cara yang lebih baik dan profesional.

   1. Memberikan peringatan sedini mungkin

   Berikan sebuah peringatan yang jelas dan tegas kepada karyawan jika mereka memang melakukan sebuah kesalahan. Jangan menunggu sampai kesalahan yang dilakukan oleh karyawan membuat perusahaan menjadi menderita kerugian. Pemberian peringatan dini akan memberikan sebuah efek yang cukup baik. Dengan begitu, karyawan akan merasa diperhatikan dalam hal pekerjaannya dan kinerja mereka pun akan meningkat.

   2. Memberikan standar pekerjaan yang jelas

   Jika sejak awal perusahaan telah menentukan sebuah standar pekerjaan yang jelas dan sistem penilaian terbuka yang jelas, maka dalam situasi tertentu tidak ada yang perlu merasa heran jika karyawan dengan kinerja buruk, atau dalam peringkat terbawah, harus dikeluarkan.

   3. Menjaga hubungan dengan karyawan pasca pemecatan

   Jika perusahaan melakukan offboarding karyawan dengan cara yang buruk, maka hal tersebut dapat mengakibatkan beberapa efek samping yang sangat merugikan moral dan loyalitas dari sisa karyawan. Oleh karena itu, lakukan proses offboarding dengan baik dan komunikasikan hal tersebut terhadap seluruh personil perusahaan. Hal tersebut perlu dilakukan supaya tidak ada yang merasa dirugikan dan iklim pekerjaan akan tetap terjaga dengan baik.

   Baca juga: Langkah Mudah Merekrut Karyawan Freelance yang Perlu Dipahami HRD

3. Cara Melakukan Offboarding Karyawan

   1. Berbicara dengan jelas saat akan memberhentikan karyawan mengenai pertemuan tersebut. Pastikan untuk memberikan penjelasan terkait alasan pemecatan. Jangan sampai karyawan merasa dipecat tanpa alasan yang dapat mencoreng nama baik perusahaan yang dianggap tidak transparan atau tidak objektif.

   2. Melakukan offboarding secara privat untuk menjaga privasi karyawan.

   3. Membawa saksi, sehingga proses offboarding dapat dilakukan dengan legal dan juga transparan, bukan hanya satu pihak saja.

   4. Di saat perusahaan memberhentikan seorang karyawan, maka pihak perusahaan harus menjelaskan alasan pemecatan tersebut yang harus dibuktikan dengan pendukung yang berhubungan dengan performa kerja karyawan tersebut.

   5. Menentukan jangka waktu karyawan untuk keluar. Pihak perusahaan dapat memberikan jangka waktu maksimal untuk karyawan mengeluarkan barang-barangnya di kantor.

   6. Memberhentikan karyawan di awal pekan. Dengan begitu, perusahaan dapat memberikan sisa waktu hingga akhir pekan agar karyawan dapat berpamitan dengan teman sekantor atau bahkan untuk memulai mengeluarkan barang-barangnya.

   7. Menemani karyawan hingga keluar kantor. Salah satu bentuk bahwa pihak perusahaan menghargai karyawan yang baru saja diberhentikan adalah dengan menemani karyawan hingga berjalan keluar kantor.

Semakin banyak Anda mengetahui tentang proses offboarding karyawan, maka akan semakin mudah bagi Anda untuk bersikap objektif agar keputusan offboarding merupakan yang terbaik untuk perusahaan dan juga untuk karyawan yang bersangkutan. Melakukan pemecatan karyawan memang bukan sebuah keputusan dan hal yang menyenangkan untuk dilakukan. Namun hal tersebut merupakan suatu proses yang akan dialami oleh setiap HRD atau pemilik perusahaan. Untuk membantu melindungi perusahaan dan karyawan Anda, serta memudahkan tugas-tugas administrasi yang berhubungan dengan karyawan, gunakan bantuan software HR profesional. Anda dapat memilih software HR Talenta yang juga telah digunakan oleh ribuan pengguna di Indonesia. Dengan menggunakan Talenta, manajemen HR di perusahaan Anda akan lebih terkendali secara aman dan akurat. Dapatkan informasi secara lebih lengkap dan jelas tentang Mekari Talenta di sini!