Penilaian kinerja atau performance appraisal biasanya juga disebut sebagai tinjauan kinerja, evaluasi kinerja, atau penilaian karyawan. Hal ini dapat diartikan sebagai sebuah upaya dalam menilai prestasi yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan maupun perusahaan. Namun sayangnya, tujuan tersebut seringkali tidak tercapai karena tidak sedikit perusahaan yang kurang efektif dalam melakukan penilaian kinerja. Sehingga dampaknya adalah demotivasi kerja dan turunnya pencapaian sasaran perusahaan dari tahun ke tahun. Oleh karena itu, perusahaan memang dituntut untuk mengetahui dan memahami seluk beluk tentang penilaian kinerja yang efektif agar dapat terhindar dari dampak-dampak negatif tersebut.

1. Pengertian dan Tujuan Penilaian Kinerja

   Penilaian kinerja merupakan evaluasi sistematis yang dilakukan oleh HR terhadap kinerja karyawan untuk memahami kemampuan karyawan tersebut sehingga dapat merencanakan pengembangan karir lebih lanjut bagi karyawan yang bersangkutan. Dengan kata lain, penilaian ini dilakukan untuk menilai dan mengevaluasi keterampilan, kemampuan, pencapaian serta pertumbuhan seorang karyawan. Perusahaan sering menggunakan performance appraisal sebagai dasar dari kenaikan gaji, promosi, bonus, atau bisa juga sebagai dasar untuk melakukan penurunan jabatan dan pemutusan hubungan kerja. Di sisi lain, performance appraisal yang dilakukan dengan baik dan profesional dapat meningkatkan loyalitas dan motivasi karyawan sehingga tujuan perusahaan juga dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari performance appraisal adalah sebagai berikut ini:

   1. Sebagai acuan untuk menentukan kompensasi, struktur upah, kenaikan gaji, promosi dan lain sebagainya.

   2. Untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan, sehingga manajemen dapat menentukan karyawan yang tepat pada posisi pekerjaan yang tepat.

   3. Untuk menilai potensi yang ada di dalam diri karyawan sehingga dapat merencanakan perkembangan karir secara lebih lanjut bagi karyawan yang bersangkutan.

   4. Agar dapat memberikan feedback atau umpan balik kepada karyawan tentang kinerjanya.

   5. Sebagai suatu dasar untuk mempengaruhi kebiasaan karyawan.

   6. Untuk meninjau dan menyelenggarakan program pelatihan, promosi atau program-program pelatihan lainnya.

2. Tahapan Penilaian Kinerja

   Pada umumnya, ada 6 tahapan untuk menilai kinerja karyawan. Diantaranya adalah sebagai berikut ini:

   1. Proses penilaian dimulai dari penetapan standar kinerja karyawan. Seorang manajer harus menentukan prestasi, keterampilan atau output apa yang akan dievaluasi. Standar-standar kinerja ini harus dimasukan ke dalam analisis jabatan dan deskripsi jabatan.

   2. Setelah standar kinerja ditetapkan, hal yang selanjutnya harus dilakukan adalah mengkomunikasikan kepada masing-masing karyawan, sehingga karyawan-karyaawan tersebut mengetahui apa yang diharapkan oleh perusahaan dari mereka. Tidak adanya komunikasi dapat mempersulit proses, sehingga komunikasi harus bersifat dua arah. Artinya, manajemen harus mendapatkan feedback dari karyawan mengenai standar kinerja yang telah ditetapkan untuk karyawan yang bersangkutan.

   3. Tahap penilaian kinerja yang ketiga adalah mengukur kinerja nyata atau aktual kinerja berdasarkan informasi yang tersedia dari berbagai sumber. Seperti pengamatan, laporan statistik, laporan lisan atau laporan tertulis. Pengukuran pada kinerja harus dilakukan secara objektif berdasarkan fakta dan temuan, tidak boleh memasukan perasaan ke dalam pengukuran kinerja ini.

   4. Membandingkan kinerja nyata dengan standar yang ada, atau yang telah ditentukan sebelumnya. Perbandingan ini akan mengungkapkan ada atau tidaknya penyimpangan antara kinerja aktual dengan standar kinerja.

   5. Langkah kelima adalah melakukan komunikasi dan diskusi terhadap hasil penilaian kepada karyawan yang bersangkutan. Langkah ini merupakan salah satu tugas yang paling menantang, karena seorang manajer harus menyajikan penilaian yang akurat sehingga karyawan yang bersangkutan dapat menerima hasil dari penilaian tersebut. Diskusi tentang penilaian ini memungkinkan setiap karyawan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahannya serta dampaknya terhadap kinerjanya di masa yang akan datang.

   6. Langkah terakhir pada proses penilaian adalah mengambil tindakan korektif atau perbaikan apabila diperlukan. Jika terjadi penyimpangan antara standar kinerja dengan kinerja aktual karyawan dan telah dikomunikasikan dengan baik antara kedua pihak, maka baik perusahaan maupun karyawan harus mengambil tindakan untuk memperbaiki kinerjanya.

3. Kriteria Penilaian Kinerja Yang Efektif

   Melakukan penilaian kinerja hanya akan efektif jika dilakukan secara adil dan objektif. Adil yang dimaksud adalah berdasarkan standar yang telah disepakati, sedangkan objektif merupakan nilai-nilai yang diberikan sesuai dengan tingkat pencapaian. Agar penilaian dapat dilakukan secara adil, ada 5 elemen yang harus diperhatikan seperti sasaran kinerja yang jelas, sasaran disepakati bersama, sasaran berkaitan dengan uraian jabatan, pertemuan tatap muka, dan diskusi. Sementara itu, untuk melakukan penilaian secara objektif, ada 6 elemen penting yang harus dipertimbangkan, yaitu data aktual, perilaku karyawan yang positif dan negatif, keberanian atau ketegasan Anda, sistem penilaian yang terstruktur, formulir yang tidak rumit, dan kemampuan menilai.

Dalam melakukan penilaian kinerja karyawan, seorang manajer harus mempertimbangkan beberapa aspek dari karyawannya dan memberikan motivasi yang positif untuk meningkatkan kinerja karyawan di masa mendatang. Selain itu, hal penting yang harus diperhatikan adalah agar penilaian kinerja karyawan dapat berjalan secara lancar dan efektif, sebaiknya Anda menghindari konflik antara atasan dengan karyawan. Menciptakan hubungan yang baik antara atasan dan karyawan bertujuan agar karyawan dapat mencurahkan permasalahan, aspirasi dan cita-cita mereka terkait tugas-tugas pekerjaannya.

Gunakan bantuan software HR untuk pengelolaan administrasi yang lebih baik. Talenta hadir dan dilengkapi dengan berbagai fitur canggih dan terbaik untuk mempermudah pengelolaan manajemen HR di perusahaan Anda. Dengan Talenta, tugas-tugas administrasi seperti perhitungan absensi dan cuti, perhitungan gaji, hingga potongan pajak dan lainnya dapat diselesaikan dengan mudah dan hemat waktu. Tunggu apalagi? Daftarkan perusahaan Anda sekarang juga, dan dapatkan layanan terbaik Mekari Talenta untuk menunjang kesuksesan perusahaan Anda!