Revolusi Format Absensi Karyawan yang Semakin Hari, Semakin Canggih

Novia Widya Utami April 27, 2019 Human Resources (HR), Sumber Daya Manusia

Revolusi Format Absensi Karyawan yang Semakin Hari, Semakin Canggih

Pada zaman dahulu, pada umumnya perusahaan melakukan pendataan kehadiran dengan cara manual. Mulai dari memanggil nama karyawan satu per satu, meminta tanda tangan masing-masing karyawan, memasukkan kertas ke dalam mesin absensi, hingga absensi dengan sidik jari dan wajah. Pendataan kehadiran merupakan salah satu faktor penting untuk mengetahui sejauh mana kedisiplinan karyawan dalam melakukan tugasnya. Dalam dunia informasi dan teknologi yang sudah canggih seperti sekarang, para ahli teknologi telah banyak menciptakan perangkat-perangkat yang dapat membantu dan meringankan tugas-tugas tim HRD perusahaan, termasuk absensi karyawan. Sistem manual yang dulu pernah diterapkan mudah dimanipulasi, sehingga kini perusahaan sudah banyak yang beralih ke sistem absensi yang modern dan canggih. Ada bermacam-macam format absensi karyawan  dari waktu ke waktu yang semakin canggih yang perlu diketahui, agar perusahaan Anda tidak ketinggalan zaman. Simak informasi lengkapnya di bawah ini.

  1. Format Absensi Karyawan

    6 Fitur Aplikasi Absensi untuk Membantu Karyawan dan PerusahaanSecara umum, data kehadiran menjadi dasar bagi tim HRD untuk menentukan besar gaji yang diterima setiap bulannya oleh semua karyawan. Jika kehadiran tidak terdata dengan baik, maka akan membuat tim HRD kebingungan dalam menghitung. Oleh karena itu, biasanya untuk memudahkan dalam menghitung data kehadiran, maka dibuat format khusus seperti:

    1. Format data kehadiran secara manual

    Disebut manual karena pengisian absensi oleh para karyawan dilakukan secara konvensional menggunakan alat tulis dan kertas. Karyawan hanya perlu mengisi daftar kehadiran dengan memberikan tanda tangan pada kertas absensi setiap kali hadir bekerja. Jenis format absensi ini masih sangat sederhana dalam pelaksanaannya. Namun kini format ini mulai ditinggalkan karena memiliki beberapa kekurangan. Pertama, karena dapat menyebabkan antrean karyawan ketika mengisi, apalagi jika jumlah karyawan sangat banyak. Kedua, karena rentan dimanipulasi. Dan yang ketiga, membutuhkan lebih banyak waktu tim HRD untuk melayani pengisian, proses rekap dan input kehadiran karyawan.

    2. Format data kehadiran secara online

    Sudah banyak perusahaan yang telah meninggalkan cara manual dan beralih ke sistem teknologi absensi online. Di mana perekaman data kehadiran karyawan dapat dilakukan dengan alat elektronik digital, seperti yang banyak digunakan adalah alat fingerprint. Sehingga setiap karyawan tidak perlu lagi menulis di atas kertas, namun hanya perlu menempelkan jarinya pada alat fingerprint. Kemudian nantinya data tersebut masuk dan diolah di dalam sistem komputer untuk kemudian dihitung sebagai data analisa gaji. Sistem absensi online ini berbeda dengan pembuatan absensi menggunakan Spreadsheet. Penggunaan Spreadsheet masih sama dengan format absensi secara manual karena tim HRD perlu melakukan input data ke dalam setiap kolom di Spreadsheet.

  2. Perkembangan Sistem Absensi Karyawan

    Langkah Strategis Penggunaan Aplikasi Absensi di Perusahaan AndaSaat ini, teknologi absensi karyawan semakin berkembang pesat. Bahkan kini setiap karyawan sudah bisa melakukan absensi hanya dengan menggunakan aplikasi dari gadget pribadi. Dengan adanya aplikasi absensi tersebut, karyawan tidak perlu mengantre di depan alat pencatatan di kantor untuk menandai kehadiran. Bahkan, beberapa aplikasi memungkinkan para karyawan untuk melakukan absensi dari luar kantor saat sedang dalam perjalanan dinas. Catatan kehadiran pada aplikasi absensi berguna untuk menilai ketepatan waktu dan integritas setiap karyawan. Data tersebut dapat berpengaruh pada penilaian engagement dan kinerja karyawan.

    Perusahaan yang telah menggunakan sistem absensi modern bukan hanya memangkas secara signifikan jam kerja tim HRD untuk mengurus administrasi kehadiran dan penggajian karyawan, Namun dapat memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk lebih berkembang. Karena ketika tim HRD tidak lagi disibukkan dengan urusan administrasi absensi karyawan, mereka akan lebih banyak melakukan penyelesaian masalah para karyawan di lapangan dan bahkan menjalankan program pengembangan SDM perusahaan. Selain bermanfaat bagi tim HRD, penggunaan sistem absensi yang modern juga akan membangun citra profesional perusahaan di mata para karyawan karena memberikan mereka gaji dengan jumlah yang jelas, terukur, dan transparan.

  3. Jenis Teknologi Aplikasi Mobile Absensi Karyawan

    1. Attendance Mobility Solution

    Absensi Online VS Absensi Manual, Mana yang Lebih Baik?Tim HRD di perusahaan dapat memanfaatkan teknologi aplikasi mobile dan geo-tagging location untuk keperluan absensi karyawan yang sedang bertugas di luar kantor. Contohnya adalah sebuah perusahaan telepon genggam, yang memiliki banyak Sales Promotion Girl (SPG) yang ditempatkan di berbagai lokasi mall, pusat perdagangan, atau bahkan beberapa lokasi cabang perusahaan. Setiap karyawan yang bekerja di lapangan, dapat melakukan absensi di lokasi yang telah didaftarkan oleh perusahaan, lalu akan langsung ter-update di dalam data absensi perusahaan. Contohnya adalah lokasi merchant, lokasi kantor cabang, lokasi proyek, atau lokasi apapun yang dianggap valid sebagai lokasi aktivitas bekerja karyawan. Idealnya, apabila karyawan menjalankan prosedur absensi, supervisor atau manager dapat memantau kehadiran timnya dan tim HRD juga dapat menjaga performa karyawan di perusahaan.

    2. Secured Attendance System

    Di Indonesia memang sudah tidak asing terdengar istilah “titip absen”. Hanya dengan memberikan login account kepada rekan kerja, maka mereka bisa saling titip absen, atau menggunakan foto jika fitur presensi menggunakan face-detection. Oleh karena itu, solusi Human Resource Management System (HRMS) untuk absensi perlu diperhatikan juga faktor keamanan dari penyalahgunaan oleh para pemakainya

Kehadiran karyawan di perusahaan memang harus selalu dipantau. Data kehadiran yang sering menjadi tidak akurat diakibatkan oleh terjadinya banyak kecurangan. Akibatnya akan berdampak pada analisa produktivitas, performa, dan perhitungan gaji. Salah satu peran penting tim HRD di perusahaan adalah membantu, perusahaan membayar benefit karyawan sesuai dengan performa dan absensi karyawan. Agar tugas-tugas tim HRD di perusahaan lebih terbantu, kini saatnya Anda mulai menggunakan software HR yang andal dan dapat dipercaya seperti Sleekr. Sleekr hadir dilengkapi dengan berbagai fitur canggih dan terintegrasi sehingga pengelolaan perusahaan dapat dilakukan secara lebih praktis. Sleekr merupakan software HR yang praktis dan mudah digunakan kapan dan dimana saja. Dapatkan informasi selengkapnya tentang Sleekr di sini!