SOP Perusahaan: Definisi, Jenis, Manfaat, dan Prosedur Pembuatan SOP


Dalam manajerial perusahaan, ada beberapa komponen yang perlu diperhatikan, salah satunya SOP perusahaan. Dengan SOP perusahaan terdapat seperangkat aturan yang mengatur bagaimana jalannya operasional suatu perusahaan. Oleh karena itu dalam pembahasan kali ini, kita akan membahas lebih dalam mengenai pentingnya SOP SDM dalam perusahaan. Pengaturan SDM merupakan hal yang sangat penting dan berpengaruh terhadap masa depan sebuah perusahaan. Sehingga SOP yang baik dan rinci sangat dibutuhkan dalam mengatur jalannya perusahaan

  1. Definisi Standar Operasional Prosedur (SOP)

    Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan dokumen yang berkaitan dengan standar prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk dapat menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang lebih efektif dan efisien dengan biaya yang serendah-rendahnya.

    Standard Operating Procedure (SOP) diperlukan untuk menghasilkan sistem yang berkualitas, teknis yang konsisten, dan mempertahankan kualitas kontrol serta menjaga proses bisnis tetap berjalan. Biasanya tiap departemen atau bagian di perusahaan memiliki SOP masing-masing. Hal ini dikarenakan agar mempermudah operasional perusahaan dan penegakan aturan yang berlaku. SOP ini biasanya berkaitan dengan produk, SDM, dan lain sebagainya. Salah satu SOP perusahaan yang sangat penting adalah SOP Perusahaan mengenai SDM. Yaitu bagaimana  perusahaan mengatur sistem perekrutan, pelatihan, tanda tangan kontrak, pemberian surat peringatan (SP), bonus, dan cuti kerja, dan masih banyak lagi. Hal yang cukup kompleks jika kita membicarakan menganai SOP Perusahaan SDM, berikut ini penjelasan detailnya.

  2. Jenis-Jenis SOP Departmen SDM

    SOP yang ada di departemen SDM biasanya terdiri dari SOP perekrutan dan seleksi karyawan baru, SOP Perjalanan Dinas, SOP Pelatihan Calon Karyawan, SOP Penilaian Kerja Karyawan, SOP Cuti Karyawan, SOP Lembur Karyawan, SOP Kenaikan Gaji Karyawan, SOP Pengunduran diri Karyawan, dan beberapa SOP yang menyangkut SDM lainnya. Dengan adanya berbagai macam SOP tersebut tentu akan meminimalisasi kesalahan yang mungkin saja terjadi saat kegiatan atau aktivitas pekerjaan sedang berlangsung.

  3. Manfaat Memiliki SOP Perusahaan

    1. Tujuan Karyawan dapat memenuhi standar kualifikasi karyawan yang sesuai dengan kriteria perusahaan dan mampu meningkatkan kinerja perusahaan di masa yang akan datang dengan kemampuan kerja yang dimilikinya.
    2. Ruang Lingkup Prosedur ini mengatur tentang tahapan pelaksanaan pelatihan yang akan dilakukan
    3. Tolok Ukur untuk mendapatkan karyawan yang mampu memahami tugas-tugasnya sesuai dengan deskripsi pekerjaannya.

  4. Prosedur dalam Pembuatan SOP Perusahaan Mengenai SDM

    1. Masing-masing departemen yang berada di perusahaan tersebut menilai kemampuan yang dimiliki oleh tiap karyawan di dalam departemennya dan hasil penilaian tersebut diberikan kepada departemen SDM, di mana kegiatan ini merupakan kegiatan rutin yang dilakukan tiap akhir tahun.

    2. Melakukan perbandingan antara kompetensi yang dimiliki karyawan dengan standar kompetensi yang berlaku di perusahaan.

    3. Departemen SDM bersama wakil dari tiap-tiap departemen akan melakukan penilaian kemungkinan adanya pengembangan kompetensi SDM untuk meminimalisasi adanya gap atau jarak yang mungkin ada antara kompetensi karyawan dengan standar kompetensi yang ada.

    4. Menentukan jenis pelatihan karyawan yang bisa dilakukan dengan memilih materi yang didasarkan kepada standar kompetensi yang harus dipenuhi oleh karyawan.

    5. Program pelatihan diutamakan pada materi yang dianggap sangat dibutuhkan oleh perusahaan.

    6. Pelatihan karyawan yang akan dilaksanakan harus disetujui oleh semua pihak terkait, apabila kegiatan pelatihan tersebut tidak disetujui maka pelatihan karyawan tersebut bisa ditunda terlebih dahulu atau dilakukan pembatalan.

    7. Membuat jadwal pelatihan selama satu tahun.

    8. Waktu pelaksanaan pelatihan karyawan harus sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan oleh perusahaan.

    9. Meminta karyawan untuk memberikan penilaian terhadap pelatihan yang telah diikuti.

    10. Dilakukan evaluasi mengenai efektif atau tidaknya pelatihan karyawan yang telah dilaksanakan.

    11. Apabila hasil evaluasi menunjukkan bahwa pelatihan karywan tersebut tidak berjalan secara efektif maka perlu dilakukan analisa untuk mencari penyebab dan solusinya.

    12. Pelatihan karyawan yang efektif akan memengaruhi kemampuan karyawan yang telah mengikuti kegiatan pelatihan tersebut sehingga kompetensi karywan tersebut perlu ditinjau ulang.

    13. Menentukan standar kualifikasi karyawan di setiap tingkatan kerja.

Itulah definisi, manfaat, dan prosedur dalam pembuatan SOP perusahaan, khususnya SOP di bagian SDM. Setelah Anda membuat SOP yang ideal dengan keadaan dan visi misi perusahaan. Untuk memudahkan Anda dalam mengelola SDM, salah satunya membuat SOP dan kebijakan karyawan, Anda dapat memanfaatkan software HR Sleekr. Dengan Sleekr, Anda dapat memiliki database karyawan secara lengkap. Anda juga dapat mempermudah pekerjaan administrasi HR, mulai dari absensi, payroll, dan masih banyak lagi. Daftarkan perusahaan Anda sekarang juga dengan software HR Sleekr untuk mendapatkan kemudahan dalam mengelola SDM perusahaan Anda.