Usaha kecil dan menengah menjadi segmen yang memberikan kontribusi besar pada negara dari sektor pajak. Kontribusi juga diberikan berupa pengurangan tingkat pengangguran, sehingga masyarakat semakin produktif. Optimalisasi UKM akan lebih baik jika menggunakan bantuan software HRIS, untuk membantu pengelolaan SDM yang dimiliki.

Penggunaan software HRIS sendiri pada UKM akan sangat membantu, khususnya bidang administrasi SDM yang dimiliki. Perkembangan dan ekspansi bisnis UKM perlu dibantu dengan pengelolaan data SDM, agar tetap tersusun sistematis dan tidak berantakan. Hal ini juga terkait pada pengelolaan gaji, jam kerja, pembagian shift serta urusan administrasi negara.

Terdapat sangat banyak pilihan software semacam ini yang beredar di pasaran. Tanpa bermaksud memberikan penilaian sepihak, pemilihan program yang tepat perlu dilakukan agar bisnis bisa berkembang maksimal. Lakukan sedikit riset untuk mengetahui setidaknya fitur apa yang ditawarkan pada program tersebut.

Jika boleh menyarankan, berikut beberapa tips yang bisa digunakan ketika akan memilih software HRIS untuk bisnis UKM Anda.

1. Pastikan Memiliki Fitur Lengkap

   Perkembangan UKM tidak terlepas dari pertambahan karyawan serta pengelolaannya. Jumlah karyawan yang bertambah akan sebanding dengan meningkatnya jumlah pekerjaan untuk mengelola SDM yang dimiliki. Padahal urusan administrasi karyawan biasanya merupakan urusan redundan yang sebenarnya bisa dibantu dengan sistem atau program tertentu.

   Fitur yang harus dipastikan ada untuk membantu UKM Anda antara lain database, absensi, pembayaran gaji dan penyampaian slip gaji, pembagian jam kerja atau shift, pengelolaan cuti, serta terkait administrasi negara. Jika software yang akan dipilih memiliki minimal fitur ini, maka UKM Anda akan sangat terbantu.

2. Operasional Mudah & Interface yang Bersahabat

   Menggunakan program HR pada bisnis UKM juga memiliki tantangan lain, yakni ketika mengoperasikan program tersebut. Tidak semua karyawan memiliki pengetahuan yang cukup serta skill untuk menggunakan software yang akan dipilih. Untuk itulah, perlu juga dipastikan agar program atau software yang akan dipilih mudah digunakan dan interface-nya bersahabat.

   Jika perlu, selidiki apakah program tersebut menawarkan tutorial atau panduan cara operasionalnya. Hal ini akan sangat membantu dalam adaptasi karyawan sehingga software bisa digunakan secara optimal secepatnya. Akan menjadi jauh lebih baik, jika mungkin penyedia layanan tersebut mampu memberikan demo secara langsung.

3. Layanan Konsumen Responsif

   Meski telah diberikan pengertian dan tutorial tentang cara penggunaan software HRIS, pasti akan ada saja karyawan yang lupa atau melakukan kesalahan ketika menggunakannya. Pastikan juga penyedia layanan memiliki customer service yang responsif serta mudah dijangkau jika sewaktu-waktu diperlukan.

   Jangan lupa berikan nomor atau akses pada customer service pada setiap karyawan yang bertugas agar Anda tidak perlu turun tangan langsung untuk menyelesaikan hal kecil seperti ini.

4. Akses Mobile

   Bisnis UKM modern biasanya akan melibatkan banyak mobilitas baik dari karyawan atau Anda sebagai pemilik. Proses administrasi klasik dengan menggunakan kertas dan secara fisik hadir di kantor tentu tak lagi terlalu relevan. Administrasi bisa dimudahkan dengan akses melalui smartphone sehingga bisa lebih mobile dan tak terikat tempat.

   Akses mobile ini juga bisa Anda gunakan untuk memonitor absensi, jam kerja karyawan, mengurus dan menyetujui/menolak cuti, memberikan arahan, bahkan hingga membayarkan gaji karyawan dan mengirimkan slip gajinya. Proses administrasi rutin ini akan bisa diselesaikan hanya dengan bantuan aplikasi yang terinstal di smartphone Anda, sehingga bisa diselesaikan seketika saat ada yang diperlukan.

5. Administrasi Kenegaraan

   Ekspansi bisnis UKM selain akan membawa peningkatan pendapatan dan pengeluaran juga akan memberikan bisnis Anda kewajiban administrasi pada negara. Sejumlah urusan pajak serta asuransi harus senantiasa diselesaikan tepat waktu agar tidak mengganggu operasional perusahaan. Setiap urusan pajak dan asuransi kemudian harus dihitung secara tepat.

   Proses ini akan terjadi berulang kali setiap bulannya. Bisa dibilang redundan, proses ini akan terbantu dengan penggunaan software HRIS. Ya, penghitungan secara otomatis sehingga tidak akan terjadi kesalahan, untuk setiap pajak dan urusan asuransi BPJS Ketenagakerjaan ataupun BPJS Kesehatan. Penghitungan dan pembayaran bisa dihubungkan langsung dengan sistem penggajian sehingga secara otomatis akan terpotong dari gaji yang diberikan pada karyawan.

   Bayangkan, tanpa software ini, bagian HR Anda harus mengurus administrasi setiap karyawan, satu persatu, setiap bulan. Berapa waktu yang akan terbuang sia-sia tanpa bantuan software HR?

Penggunaan software HRIS dalam bisnis UKM memang sangat disarankan guna membantu perkembangan dan pertumbuhannya. Faktor utama dari penggunaan software ini adalah meningkatnya efektivitas waktu yang dimiliki oleh bisnis Anda, sehingga bisa difokuskan pada hal strategis lain. Setiap hal di atas bisa didapatkan pada satu software HR terpadu, Sleekr. dengan fitur lengkap dan penggunaan mudah, serta dilengkapi fitur pajak dan asuransi karyawan, akan sangat menghemat waktu proses administrasi yang perlu dilakukan secara rutin.