6 Fitur Aplikasi Absensi untuk Membantu Karyawan dan Perusahaan

Maderendika February 28, 2019 Client Sleekr HR, Human Resources (HR)

6 Fitur Aplikasi Absensi untuk Membantu Karyawan dan Perusahaan

Seiring berkembangnya zaman, digitalisasi di semua lini telah menjadi satu hal yang wajib dilakukan. Selain memudahkan pengontrolan, digitalisasi juga memungkinkan pengelolaan secara realtime dan tidak terbatas ruang atau waktu. Salah satu digitalisasi untuk keperluan perusahaan yang cukup penting adalah penggunaan aplikasi absensi untuk karyawan.

Penggunaan aplikasi absensi tentu akan memberikan banyak kemudahan, baik untuk perusahaan atau karyawan. Aplikasi ini pada dasarnya membantu perusahaan dalam melakukan pencatatan absensi, secara online dengan bantuan program yang ter-install pada smartphone karyawan. Selain tidak perlu perangkat tambahan, penggunaan aplikasi absensi juga cenderung ringkas dan lebih mudah. Beberapa fitur biasanya digunakan sebagai standar untuk penggunaan aplikasi absensi. Berikut enam fitur yang harus ada pada aplikasi absensi, agar penggunaannya dapat optimal dan bernilai guna tinggi.

  1. Absensi Kapan & Di Mana Saja

    6 Fitur Aplikasi Absensi untuk Membantu Karyawan dan Perusahaan

    Pertama dan utama, absensi secara online. Online di sini dalam artian karyawan bisa melakukan absensi di mana pun, dan kapan pun sesuai dengan keperluan setiap karyawan. Karyawan yang memang harus masuk pada jam kantor dapat melakukan absen tepat waktu, begitu pula untuk karyawan yang harus melakukan meeting di luar kantor.

    Selama telepon pintar karyawan terhubung dengan jaringan internet, maka karyawan tidak akan perlu repot untuk melakukan absensi. Perusahaan dan karyawan bisa mengucapkan selamat tinggal pada sistem absen finger print yang biasanya memakan banyak waktu, hanya untuk antri pada mesin yang tersedia.

  2. Mengetahui Posisi Karyawan Secara Akurat

    6 Fitur Aplikasi Absensi untuk Membantu Karyawan dan Perusahaan

    Aplikasi absensi juga memungkinkan karyawan untuk ‘melaporkan’ posisi ketika karyawan melakukan absen. Hal ini berfungsi sebagai konfirmasi pada perusahaan ketika karyawan tidak melakukan absen di lingkungan kantor karena harus melakukan meeting di luar kantor. Sistem yang ada memungkinkan perusahaan untuk mengetahui dimana tepatnya posisi karyawan tersebut.

    Fitur ini akan mengurangi angka kecurangan absen yang dilakukan karena karyawan belum sampai pada lokasi meeting yang ditentukan. Karyawan nakal akan langsung diketahui, tepat saat mereka melakukan absensi tidak pada lokasi yang memang ditugaskan oleh perusahaan pada waktu itu.

  3. Mengetahui Jam Kerja Rekomendasi

    6 Fitur Aplikasi Absensi untuk Membantu Karyawan dan Perusahaan

    Perusahaan dapat menggunakan aplikasi ini untuk memberikan rekomendasi jam absen datang dan jam absen pulang untuk karyawan di kantor. Selain untuk memastikan karyawan datang dan pulang tepat waktu, hal ini juga bisa menjadi batas waktu kerja yang masih dihitung, dan waktu kerja yang telah dihitung lembur.

    Untuk karyawan di luar kantor, biasanya perusahaan telah memperkirakan berapa lama meeting yang dilakukan karyawan. Ketika karyawan bisa melakukan meeting tepat waktu, makan akan muncul efektivitas penggunaan waktu sehingga karyawan bisa ditugaskan untuk melakukan pekerjaan lain dengan efektif.

  4. Perhitungan Gaji Lebih Mudah Sesuai Data yang Valid

    6 Fitur Aplikasi Absensi untuk Membantu Karyawan dan Perusahaan

    Pengarsipan data yang rapi dan tepat memungkinkan HRD dan bagian keuangan untuk menghitung gaji berdasarkan data absensi yang valid. Perhitungan ini juga akan memasukkan data keterlambatan, ketidakhadiran, cuti tidak digaji, dan variabel lain yang memengaruhi besarnya upah yang diberikan.

    Penghitungan gaji yang tepat nantinya bisa disinkronkan dengan data absensi, sehingga setiap karyawan menerima hak upah sesuai dengan jumlah hari mereka bekerja. Jika terdapat hitungan insentif untuk meeting di luar kantor, perhitungan juga bisa dilakukan dengan mudah dan tepat.

  5. Unggah Foto sebagai Bukti Absensi

    6 Fitur Aplikasi Absensi untuk Membantu Karyawan dan Perusahaan

    Beberapa aplikasi absensi juga menyediakan fitur absen yang disertai dengan foto terbaru dari karyawan yang melakukan absensi. Foto, bisa jadi bukti valid bahwa karyawan melakukan absensi pada tempat yang sesuai dengan pekerjaan, dan tentu waktu yang sesuai tanpa bisa dilakukan manipulasi. Fitur ini berguna untuk karyawan yang sedang melakukan pekerjaan di luar kantor. Dengan menyertakan foto pada absen yang dilakukan, karyawan dapat memberikan bukti bahwa mereka benar-benar telah sampai pada tempat yang ditugaskan pada waktu yang ditentukan.

  6. Catatan Khusus Pada Absensi yang Dilakukan Karyawan

    6 Fitur Aplikasi Absensi untuk Membantu Karyawan dan Perusahaan

    Absensi yang dilakukan karyawan tidak selalu mulus tanpa hambatan sama sekali. Pada waktu tertentu, karyawan mungkin terlambat karena suatu alasan tertentu. Memang menjadi hak perusahaan untuk memutuskan apakah alasan ini valid atau tidak. Aplikasi absensi memungkinkan karyawan untuk menuliskan catatan tertentu ketika mereka melakukan absen. Misal terjadi keterlambatan, karyawan bisa menuliskan alasan bahkan foto yang mungkin jadi buktinya. Selain itu, keterangan ini juga bisa digunakan sebagai sarana pelaporan jika misal meeting yang dilakukan di luar kantor mengalami kendala atau untuk catatan kecil lainnya.

    Aplikasi absensi, pada dasarnya berguna untuk memudahkan karyawan dan perusahaan untuk mengelola absensi yang ada. Aplikasi ini biasanya terhubung atau menjadi sepaket dengan aplikasi pengelolaan HR sehingga setiap datanya akan bisa disinkronkan dengan keperluan penggunaan lainnya.

 

Sleekr, merupakan salah satu aplikasi HR yang memiliki fitur aplikasi absensi di dalamnya. Setiap data yang masuk akan secara langsung terintegrasi, sehingga memudahkan karyawan dan perusahaan dalam hal pengelolaan absensi dan berkas atau urusan ke HR-an. Selain mudah digunakan, Sleekr juga memiliki berbagai fitur yang bisa dimanfaatkan untuk kemajuan perusahaan. Mulai dari menghitung payroll otomatis, mengajukan cuti online, mengelola klaim lebih mudah, mengelola database karyawan, dan masih banyak lagi. Jadi tunggu apalagi? Daftarkan perusahaan Anda sekarang juga di Sleekr!