Cara Mengatasi Payroll Dilemma Karyawan

August 10, 2018 Human Resources (HR)

Menangani payroll, meski dengan menggunakan bantuan teknologi yang ada saat ini, merupakan sebuah pekerjaan yang tidak mudah. Untuk dapat menyelesaikan payroll dengan baik, butuh proses yang rumit. Sedikit kesalahan dalam penyusunan payroll dapat menyebabkan masalah yang besar bagi perusahaan Anda.

Dalam praktiknya, memang banyak permasalahan yang dapat timbul saat Anda menyusun payroll. Meski demikian, tidak ada masalah yang tidak dapat diselesaikan. Begitu pula dengan kesalahan dalam penyusunan payroll. Anda terlebih dahulu harus mengetahui kemungkinan-kemungkinan yang terjadi dalam penyusunan payroll.

Untuk itu, dalam ulasan ini dibahas mengenai dilema-dilema yang mungkin akan muncul terkait dengan payroll perusahaan Anda. Simak cara-cara untuk mengatasi payroll dilemma karyawan perusahaan Anda.
Payroll Dilemma, Karyawan, daftar gaji, apa itu payroll, kerja hrd, gaji karyawan, upah karyawan,
Sedikit kesalahan dalam penyusunan payroll dapat menyebabkan masalah yang besar bagi perusahaan. (Image Source: Unsplash)

  1. Mengenal payroll

    Sebelum mengetahui bagaimana caranya mengatasi payroll dilemma, Anda terlebih dahulu harus mengetahui dengan pasti apa itu payroll. Secara harfiah, payroll berarti daftar karyawan yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Namun, pada praktiknya, istilah ini juga sering digunakan untuk menyebutkan hal-hal di bawah ini:

    -) Jumlah uang yang dibayarkan perusahaan kepada karyawannya.

    -) Daftar gaji dan upah, bonus, serta pajak-pajak yang harus dibayarkan perusahaan mulai dari awal hingga saat ini.

    -) Bagian dari perusahaan yang menghitung dan membayar hal-hal tersebut di atas.

    Dari sudut pandang divisi pengembangan sumber daya manusia atau human resources department (HRD), payroll merupakan bagian yang krusial dalam perusahaan. Payroll akan memengaruhi kinerja HRD, hal ini dikarenakan karyawan akan cenderung peka terhadap kesalahan dalam payroll.

    Bagaimana pun juga, orang bekerja demi memperoleh gaji. Alhasil, jika ada gangguan dalam divisi yang mengurusi gaji mereka, mereka akan menjadi lebih sensitif. Timbulnya rasa sensitif dapat memengaruhi kinerja karyawan Anda. Jika sudah berkaitan dengan kinerja karyawan, maka kerja HRD juga akan terpengaruh.

    Setelah Anda mengetahui definisi payroll, sekarang saatnya untuk mengetahui cara mengatasi payroll dilemma. Untuk dapat mengatasi payroll dilemma, pendekatannya akan lebih mudah dengan mengetahui jenis-jenis masalah apa saja yang kira-kira terkait dengan payroll. Berikut ini beberapa payroll dilemma yang mungkin Anda hadapi:

  2. Menggunakan software yang belum diperbarui

    Untuk memudahkan perusahaan Anda menghitung gaji karyawan, Anda membutuhkan software khusus. Dengan software ini, proses penghitungan gaji akan menjadi lebih mudah. Saat proses ini menjadi mudah, Anda dapat meminimalisir kesalahan. Namun, ada kalanya software ini justru mempersulit Anda.

    Hal ini dapat terjadi saat Anda menggunakan software penghitung gaji yang outdated atau belum diperbarui. Menggunakan sistem yang belum diperbarui akan menyebabkan masalah lain, seperti keterlambatan pembayaran gaji dan kesalahan penghitungan lembur serta pajak. Hal ini jelas berbahaya karena dapat menyebabkan masalah lain pada perusahaan Anda.

    Untuk itulah Anda perlu menyisihkan sedikit pendapatan perusahaan untuk investasi software penghitungan gaji seperti Sleekr HR. Jangan lupa juga untuk selalu melakukan perbaruan pada software tersebut guna menghindari masalah yang bisa timbul karena software yang belum diperbarui. Dengan menggunakan software payroll terbaru, pekerjaan penghitungan gaji akan semakin mudah. Bahkan jika menggunakan Sleekr HR, Anda juga bisa memanfaatkan software ini untuk mengatur administrasi HR lain seperti absensi dan cuti dengan cara yang sistematis.

  3. Penghitungan gaji bagi pekerja lepas

    Di dunia kerja, terdapat beberapa jenis karyawan dan regulasi yang berbeda bagi setiap jenis karyawan ini. Pastikanlah Anda memahami setiap aturan dan regulasi yang mengatur setiap karyawan. Terutama jika Anda mempekerjakan jenis karyawan yang berbeda seperti pekerja lepas (freelancer) atau remote worker yang tidak bekerja di kantor.

    Oleh karena itu, sebelum mempekerjakan karyawan baru, perhatikanlah regulasi dan aturan yang mengatur mereka. Hal ini penting untuk menghindari masalah yang mungkin timbul di kemudian hari seperti kesalahan penghitungan gaji dan pajak bagi pekerja lepas. Untuk dapat memahami dengan baik regulasi tersebut, berkonsultasilah dengan ahlinya.

  4. Penghitungan cuti karyawan

    Penyusunan payroll membutuhkan proses yang tidak sebentar. Hal ini dikarenakan payroll tidak hanya berkaitan dengan gaji karyawan Anda, tetapi juga dengan total jam kerja karyawan Anda. Proses penyusunan payroll akan semakin rumit lagi jika Anda tidak mengetahui dengan pasti total jam kerja karyawan Anda berikut hari cuti dan izin mereka.

    Untuk mengantisipasi hal tersebut, ada baiknya Anda mengumpulkan keseluruhan data jam kerja karyawan Anda, setidaknya tiga hari sebelum penerbitan cek gaji. Dengan demikian, Anda tidak akan kesulitan menyusun payroll dan gaji karyawan dapat dicairkan tepat pada waktunya.

Berurusan dengan payroll memang tidak mudah, Anda akan selalu menghadapi beragam masalah dan kesulitan saat penyusunannya. Tetapi masalah ada untuk dihadapi, bukan untuk dihindari. Anda perlu mempersiapkan diri dengan baik saat berurusan dengan payroll. Pahamilah regulasi yang ada supaya Anda dapat mengurangi risiko dalam penyusunan payroll.

Berhati-hati saat menyusun payroll wajib hukumnya bagi Anda, karena payroll berhubungan langsung dengan keberlangsungan karyawan perusahaan Anda. Untuk memudahkan Anda dalam berurusan dengan payroll, coba Sleekr HR gratis sekarang juga!