Cara Lengkap Hitung Gaji (Payroll) Karyawan Tetap dan Tidak Tetap Serta Sistemnya

March 7, 2018 Human Resources (HR)

Payroll adalah sebuah sistem administrasi penggajian perusahaan yang mempunyai karyawan atau pegawai, sehingga sistem payroll ini dapat dikatakan sebagai aplikasi yang memudahkan pekerjaan rutin staf HRD setiap bulannya dalam menghitung gaji yang harus dibayarkan dan dihitung berdasarkan gaji pokok, tunjangan transport, uang makan, dan uang lembur. Menghitung gaji secara manual tentu akan menghabiskan banyak waktu, terlebih jika Anda memiliki ratusan hingga ribuan karyawan, bukan? Terdapat perbedaan untuk menghitung gaji karyawan tetap dan tidak tetap.

 menghitung payroll, payroll calculation, gaji karyawan tetap

Selain dapat menghemat waktu untuk perhitungan gaji karyawan tetap dan tidak tetap, sistem payroll juga memungkinkan perusahaan lebih hemat anggaran untuk gaji staf HRD. Bagaimana tidak? Untuk menghitung gaji 100 pegawai dalam satu hari misalnya, akan membutuhkan jumlah staf HRD lebih dari 3-5 orang. Dengan adanya sistem payroll gaji, perusahaan Anda hanya membutuhkan 1-2 orang staf HRD saja.

Hitung gaji karyawan tetap dan karyawan tidak tetap tentu tidaklah sama. Anda harus memperhitungkan masa kerja, jabatan, serta apakah karyawan tersebut termasuk dalam kategori karyawan tetap atau karyawan lepas dengan gaji harian atau bulanan. Namun, sebelum memperhitungkan besaran gaji yang mereka terima, pastikan Anda memahami terlebih dulu apa yang dimaksud dengan karyawan tetap dan karyawan lepas.

Berdasarkan Peraturan Dirjen Pajak Nomor 31/PJ/2009, karyawan tetap adalah pegawai yang menerima penghasilan dalam jumlah tertentu secara teratur dan terus menerus ikut mengelola kegiatan perusahaan secara langsung. Sebaliknya, karyawan lepas adalah pegawai yang menerima penghasilan hanya apabila pegawai tersebut bekerja berdasarkan jumlah hari bekerja, jumlah unit hasil pekerjaan, atau penyelesaian suatu pekerjaan yang sifatnya sementara

Perbedaan antara karyawan tetap dan karyawan lepas pada dasarnya tidak hanya ditinjau dari besarnya penerimaan gaji, tapi juga dari cara hitung besaran penghasilan tersebut. Nah, berikut ini adalah sistem payroll gaji yang berlaku di Indonesia dan wajib Anda pelajari dengan baik.

  1. Sistem Payroll Gaji di Indonesia

    Hal pertama yang harus dipahami dalam menentukan besaran gaji karyawan adalah dengan mengetahui hak-hak apa saja yang karyawan Anda terima, seperti bekerja dalam durasi yang tidak lebih dari delapan jam dalam sehari serta mendapat gaji sesuai dengan upah minimum regional yang berbeda tiap provinsi, kabupaten, dan sektor. Selain itu, pegawai Anda juga berhak menerima cuti, baik itu cuti sakit, cuti hamil dan melahirkan, maupun izin pribadi sesuai aturan yang berlaku.

    Karyawan Anda juga berhak menerima insentif sesuai dengan performa selama bekerja di perusahaan tersebut. Upah insentif ini berbeda dengan Tunjangan Hari Raya yang juga wajib Anda bayarkan. Insentif  ini dapat diberikan kepada karyawan, baik sebagai individu atau dalam kelompok yang dapat menyelesaikan target tertentu yang diminta oleh perusahaan.

    Sistem payroll gaji karyawan di Indonesia juga akan dipungut pajak sesuai dengan aturan yang berlaku. Perusahaan harus membayar dan melaporkan pajak penghasilan badan (PPh 25) dan pajak penghasilan perorangan/individu (PPh 21) setiap bulannya. Tidak ketinggalan pajak penghasilan badan yang harus dibayar tiap satu tahun berakhir. Pastikan Anda membayar pajak tepat pada waktunya agar tidak dibebankan denda yang justru akan memperbesar pengeluaran perusahaan.

  2. Cara Hitung Gaji Untuk Karyawan Tetap dan Karyawan Tidak Tetap

    Setelah memahami sistem payroll yang berlaku di Indonesia, Anda pun dituntut untuk bisa memenuhi penggajian karyawan dengan nominal yang sesuai dan sebisa mungkin menghindari kesalahan perhitungan agar tidak ada pihak yang dirugikan. Inilah cara hitung terbaik yang bisa Anda aplikasikan untuk gaji karyawan tetap maupun karyawan lepas. Cara ini berlaku baik untuk karyawan lepas yang dibayar bulanan atau harian.

  3. Contoh kasus 1 :

    Surya adalah karyawan tetap perusahaan X. Ia masih bujang dan memiliki gaji pokok sebesar Rp4.000.000, tunjangan transport sebesar Rp20.000/hari, uang makan Rp20.000/hari, serta asuransi sebesar Rp200.000/bulan. Setelah dipotong pajak, bagaimana cara menghitung gaji pokoknya?

payroll adalah, sistem payroll, payroll gaji, kta bank, gaji, penggajian, penggajian karyawan

  1. Contoh kasus 2 :

    Berbeda dari Surya yang sudah karyawan tetap, Ayu merupakan pegawai tidak tetap yang gajinya dibayar bulanan. Ayu memiliki total gaji sebulan sama dengan Surya. Namun, ia tidak mendapat pengurangan dari biaya jabatan, sehingga penggajian yang harus dibayarkan perusahaan adalah sebagai berikut:

payroll adalah, sistem payroll, payroll gaji, kta bank, gaji, penggajian, penggajian karyawan

  1. Contoh kasus 3 :

    Sistem payroll akan berbeda lagi untuk karyawan tidak tetap yang gajinya dibayar harian. Di mana dalam kasus ini terdapat empat kondisi perhitungan PPh, yaitu:

payroll adalah, sistem payroll, payroll gaji, kta bank, gaji, penggajian, penggajian karyawan

  1. Apabila karyawan tidak tetap dibayar secara harian untuk 20 hari kerja, maka sistem perhitungan gaji akan berubah, seperti berikut:

payroll adalah, sistem payroll, payroll gaji, kta bank, gaji, penggajian, penggajian karyawan

  1. Pada hari ke-19 dan 20 berlaku kondisi ketiga dengan pemotongan PTKP yang sebenarnya sebanyak jumlah hari kerja karena penghasilan kumulatif telah melebihi batas Rp 4.500.000.

payroll adalah, sistem payroll, payroll gaji, kta bank, gaji, penggajian, penggajian karyawan

Sistem payroll untuk karyawan tetap dan karyawan lepas ini memang cukup rumit dan membutuhkan waktu panjang agar perhitungannya tepat. Pelajari deadline tanggal-tanggal penting, tentukan kapan Anda memberikan gaji kepada karyawan. Pastikan Anda juga mematuhi seluruh ketentuan penggajian karyawan, misalnya seperti PPh 21, BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan. Ingin penggajian seluruh karyawan dapat diselesaikan dengan cepat, tepat, dan hemat? Anda bisa manfaatkan bantuan Sleekr HR yang akan memudahkan seluruh pekerjaan staf HRD.

Di Sleekr HR, Anda dapat menghitung absensi karyawan serta payroll gaji secara akurat dengan fitur input data penghasilan netto dan total pajak yang dibayarkan per karyawan. Sleekr juga menyediakan Payroll Insight yang dapat memberi gambaran apabila terdapat perubahan penggajian di bulan ini dan bulan lalu. Tenang saja, seluruh data yang ada di Sleekr HR dienskripsi dan disimpan pada server aman kelas dunia. Bahkan, data Anda akan di-backup secara rutin setiap hari dan setiap minggu. Tunggu apa lagi? Segera daftarkan perusahaan Anda di Sleekr HR!