Divisi HRD (Human Resource Department) memiliki peranan yang sama pentingnya dengan bidang lain di perusahaan. Tugas mereka adalah mengelola hampir semua kebutuhan karyawan di perusahaan mulai dari data karyawan, gaji, tunjangan, pph 21, hingga cuti karyawan. Semua hal tersebut biasa disebut dengan administrasi HR. Mengapa pengelolaan administrasi HR menjadi perlu diperhatikan? Karena karyawan adalah salah satu faktor penting beroperasinya perusahaan. Memerhatikan karyawan berarti memerhatikan aktor-aktor yang akan membawa keberhasilan bagi perusahaan.

Maka dari itu, pengelolaan administrasi HR harus dilakukan secara tertib, rapi, mudah dipahami, dan diusahakan memiliki risiko kecil terjadinya kesalahan. Apabila administrasi HR masih dianggap bidang pelengkap perusahaan dan tidak dikelola dengan baik, tentu akan ada beberapa dampak yang bisa terjadi dalam perusahaan. Apa saja dampaknya? Mari simak poin-poin berikut ini.

1. Penurunan Kepuasan Kinerja Karyawan

   Kinerja karyawan bagian manapun akan memengaruhi kinerja karyawan pada bagian yang lain. Sehingga ketika Anda sebagai HR tidak mengelola administrasi HR dengan baik, akan berdampak juga kepada bagian lain dalam perusahaan. Kepuasan kinerja karyawan akan menurun, begitu juga produktivitas mereka. Contoh ketika karyawan akan mengajukan cuti. Jika Anda tidak memberikan pelayanan yang profesional, manajemen cuti karyawan menjadi buruk. Sehingga para karyawan tidak maksimal dalam bekerja karena hak mereka tidak dikoordinir dengan baik.

2. Pemicu Konflik

   Dampak yang satu ini dapat terjadi di kalangan karyawan, baik sama atau tidak levelnya. Dalam suatu kasus yang sepele, misalnya penghitungan gaji. Jika Anda melakukan kesalahan akibat pengelolaan HR yang tidak tertib, gaji karyawan bisa jadi tidak sesuai dengan perjanjian kerja. Akan menjadi lebih buruk ketika hanya sebagian karyawan yang merasakannya. Hal ini akan membuat karyawan beranggapan bahwa Anda memberikan pelayanan bagi karyawan secara timpang atau berbeda. Karyawan yang tidak mengetahui latar belakang masalah tersebut berisiko memunculkan konflik antar karyawan.

   Bahkan sangat mungkin juga terjadi perselisihan antara karyawan dengan pihak perusahaan. Ketika Anda mengelola administrasi HR secara setengah-setengah atau tidak maksimal, karyawan akan beranggapan perusahaan tidak profesional dalam mengelola karyawannya. Sehingga kerugian tidak hanya didapat karyawan, namun juga perusahaan.

3. Tidak Ada Integrasi Sistem

   Apabila Anda masih menggunakan aplikasi dasar yang berbeda-beda dalam mengelola administrasi HR, Anda perlu mempertimbangkannya lagi. Contohnya Anda menghitung gaji menggunakan Ms. Excel, lalu merekap kehadiran dan cuti karyawan dengan spreadsheet. Tidak ada integrasi yang baik dalam mengelola data karyawan tersebut karena beberapa data tidak dijadikan satu pengelolaannya. Akan jauh lebih efektif dan efisien jika semua data terhimpun dalam 1 aplikasi HR yang sudah tersistem dengan baik. Kesalahan dalam mengelola gaji, cuti, bahkan pajak, dan yang lainnya juga akan diminimalisir.

4. Meningkatkan Perputaran Karyawan

   Perputaran karyawan artinya banyak karyawan yang keluar-masuk perusahaan dalam waktu yang relatif singkat. Padahal salah satu tugas Anda sebagai HR adalah mempertahankan karyawan. Jika perputaran karyawan tinggi maka produktivitas perusahaan menjadi tidak stabil karena pergantian karyawan yang dinilai terlalu sering.

   Ketika pengelolaan administrasi HR buruk, karyawan cenderung tidak puas dengan kinerja Anda atau perusahaan sehingga mereka akan mempertimbangkan untuk keluar atau pindah dari perusahaan Anda. Kemudian Anda diharuskan merekrut karyawan baru. Padahal rekrutmen karyawan membutuhkan waktu dan biaya yang cukup besar. Bukankah lebih baik jika Anda menghindarinya? Kemudian fokus pada pengembangan SDM yang ada dalam perusahaan.

5. Penurunan Produktivitas Perusahaan

   Keempat dampak di atas sangat dimungkinkan menjadi penyebab dari dampak yang satu ini. Produktivitas perusahaan sangat bergantung pada kinerja karyawan. Sedangkan salah satu pengelola karyawan dan keperluan administrasinya adalah tim HR. Maka akan lebih baik jika Anda mencegahnya dengan mengelola administrasi HR dengan baik. Salah satunya adalah dengan memastikan kebutuhan karyawan yang menjadi faktor terbesar mereka bertahan dalam suatu pekerjaan terkoordinir dengan baik. Misalkan gaji, cuti, dan program pengembangan kemampuan SDM yang dibutuhkan harus seimbang kualitasnya.

Melihat betapa fatalnya dampak pengelolaan administrasi HR yang tidak baik tersebut, tentu Anda tidak akan mau dampak tersebut terjadi di perusahaan Anda bukan? Maka dari itu, pengelolaan administrasi HR harus ditangani dengan serius. Apabila Anda masih bertahan menggunakan sistem pengelolaan HR yang konvensional, ada baiknya Anda beralih ke aplikasi HR untuk meningkatkan kinerja Anda menjadi lebih efektif dan efisien.

Ketika administrasi HR sudah terkelola dengan baik, Anda dapat fokus pada program pengembangan SDM perusahaan. Salah satu aplikasi pengelola HR yang terpercaya adalah Talenta. Mekari Talenta adalah suatu aplikasi HR yang memiliki fitur lengkap, mulai dari absensi online, cuti karyawan, pengajuan klaim, penghitungan payroll, slip gaji, dan masih banyak lagi. Dengan begitu, Anda dapat lebih fokus mengelola dan mengembangkan karyawan, karena seluruh pekerjaan administrasi Anda telah terbantu dengan Sleekr. Jadi tunggu apalagi? Coba Talenta sekarang di sini agar Anda merasakan manfaatnya.