Memiliki banyak karyawan produktif tentu merupakan kabar baik untuk perusahaan. Kinerja yang gemilang serta performa prima, menjadikan produksi perusahaan terus meningkat. Namun ada saja satu atau dua karyawan yang selalu memiliki alasan untuk tidak masuk atau terlambat hadir. Memang data kehadirannya bisa terpantau jelas pada aplikasi absensi yang digunakan. Tapi hal tersebut harus disikapi dengan cepat karena menyangkut produktivitas perusahaan.

Penggunaan aplikasi absensi pada perusahaan Anda akan merekam dengan jelas data kehadiran setiap karyawan. Termasuk data karyawan yang sering bolos atau terlambat, akan terlihat jelas pada rekapitulasi pada arsip yang tersimpan pada aplikasi tersebut. Tentu saja, keterlambatan atau ketidakhadiran akan berpengaruh pada potongan upah sebagai konsekuensinya.

Jika Anda memiliki karyawan seperti ini, Anda harus bersikap dengan tegas. Berbekal data yang Anda miliki dari aplikasi absensi yang digunakan, Anda bisa mencari tahu alasan sebenarnya keterlambatan dan ketidakhadiran karyawan yang bersangkutan.

1. Layangkan Surat Panggilan & Tanyakan Secara langsung

   

   Menanyakan secara langsung penting untuk dilakukan agar Anda dapat menilai seberapa jujur jawaban dari karyawan tersebut. Bukan bermaksud tidak percaya pada karyawan, namun pertanyaan secara langsung juga akan menjaga hubungan baik Anda dengan karyawan terkait. Tunjukkan padanya data yang Anda miliki dari aplikasi absensi dan tanyakan secara rinci setiap ketidakhadirannya.

   Jaga pembicaraan terkait absensi ini tetap di antara Anda dan karyawan terkait saja. Teguran secara langsung yang dilakukan tertutup dapat memberikan kesan bahwa Anda menghargai karyawan tersebut. Hindari menegur karyawan di depan rekan kerjanya karena dapat membawa tekanan mental untuk karyawan bersangkutan.

2. Analisa Jawaban Karyawan & Upayakan Bantu Sesuai Kapasitas

   

   Dengan menanyakan secara langsung, Anda bisa menganalisa jawaban karyawan tersebut. Jangan gunakan nada tinggi, tetap tenang dan tegas tanpa harus membentak. Sampaikan bahwa ketidakhadirannya yang terlalu sering bisa berefek pada produktivitas perusahaan secara langsung. Upayakan untuk mendapat jawaban jujur dari karyawan tersebut.

   Jika karyawan ternyata memiliki masalah pribadi, sampaikan bahwa Anda memahami masalah tersebut. Berikan saran atau masukan jika diperlukan. Namun jangan lupa tekankan bahwa sebagai karyawan harus bersikap secara profesional pada tanggung jawab yang dimilikinya. Data yang Anda miliki terkait absensi bisa dijadikan ‘senjata’ untuk menganalisa jawaban karyawan tersebut.

3. Berikan Surat Peringatan sebagai Bentuk Budaya Disiplin

   

   Jika hal tersebut terulang kembali dengan pola yang sama pada waktu berikutnya, Anda bisa memberikan teguran formal berupa Surat Peringatan Karyawan secara langsung pada karyawan tersebut. Sampaikan bahwa perilakunya masuk dalam pengawasan HRD dan berpotensi mendatangkan sanksi keras jika terus diulangi.

   Di sisi lain, berikan apresiasi pada karyawan yang datang tepat waktu atau tertib dalam absensi, dengan harapan karyawan lain bisa termotivasi dan melakukan hal yang sama. Konsep reward and punishment bisa digunakan untuk mengatasi permasalahan ini. Jangan lupa untuk selalu mengamati data laporan absensi setiap bulan untuk mendeteksi lebih awal terkait masalah absensi karyawan.

4. Lakukan Komunikasi yang Baik & Kelola Tingkat Stres Karyawan

   

   Berkomunikasi dengan karyawan secara langsung sebagai HRD bisa menunjukkan sikap peduli pada karyawan. Dengan komunikasi yang lancar, Anda bisa lebih mudah menemukan bibit-bibit masalah yang bisa jadi akan berubah menjadi konflik di perusahaan. Ciptakan iklim yang kondusif dan nyaman untuk karyawan ketika berkomunikasi dengan Anda agar bisa mendapatkan informasi yang valid.

   Kelola juga alokasi cuti untuk karyawan pada jadwal kantor untuk mengendalikan tingkat stres pada karyawan. Ketika mendapatkan alokasi cuti yang cukup, diharapkan karyawan mampu mengelola tingkat stres yang diakibatkan pekerjaan dan bekerja secara optimal. Atur jadwal cuti dan integrasikan dengan aplikasi absensi yang digunakan perusahaan Anda.

   Anda juga bisa memberikan hadiah berupa jatah cuti tambahan untuk karyawan yang memiliki kedisiplinan dalam absensi sehingga bisa menjadi motivasi untuk karyawan lain. Hadiah ini berfungsi untuk merangsang budaya disiplin pada karyawan Anda.

Setelah mengetahui alasan dan sikap yang harus dilakukan sebagai HRD, diharapkan Anda mampu menyelesaikan permasalahan karyawan yang terlalu sering tidak masuk kerja atau terlambat hadir. Senjata yang Anda gunakan cukup satu, yakni data yang diarsipkan dengan rapi melalui aplikasi absensi yang digunakan sebagai alat di perusahaan Anda.

Talenta, hadir sebagai salah satu solusi untuk mengelola data absensi karyawan di perusahaan Anda. Talenta merupakan aplikasi HR berbasis online yang bisa mengintegrasikan data absensi dengan data lain seperti penghitungan upah dan potongan, pembayaran pajak hingga iuran jaminan sosial yang jadi hak dan kewajiban karyawan. Dengan fitur aplikasi absensi yang dimiliki, software ini akan menjadi mitra bisnis yang baik untuk perusahaan Anda. Anda bisa mengajukan jadwal demo software Sleekr (Mekari Talenta) untuk perusahaan Anda kapanpun pada situs resmi dari penyedia jasa layanan HR terkemuka ini.