Sebagai HRD, setiap staff, dan juga Anda tentunya, memiliki tanggung jawab besar untuk mengoptimalkan sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan. Urusan teknis seperti pengembangan potensi, peningkatan kinerja hingga peninjauan hasil kerja selama periode waktu tertentu jadi tugas utama. Ada juga yang tidak boleh dilupakan, yaitu menghitung gaji karyawan.

Meski tidak bisa dikatakan sesuatu yang rumit dan membutuhkan waktu banyak, penghitungan gaji setiap karyawan harus dilakukan secara cermat. Hal ini karena gaji merupakan hak karyawan yang tercantum dalam UU Ketenagakerjaan yang dilindungi oleh hukum. Sehingga jumlah dan penghitungannya harus tepat sesuai aturan yang berlaku.

Di samping itu HRD juga perlu memahami kebijakan perusahaan yang diterapkan terkait gaji karyawan ini. Dengan demikian, penghitungan gaji setiap karyawan bisa dilakukan secara tepat sesuai regulasi dalam UU dan kebijakan perusahaan. Hak karyawan dan kewajiban perusahaan dapat terpenuhi tanpa ada masalah yang berarti.

Dalam melakukan proses hitung gaji karyawan, terdapat banyak variabel yang harus masukkan ke dalam penghitungannya. Misalnya saja gaji pokok, tunjangan, insentif, hitungan lembur, hitungan absensi, bonus atas prestasi tertentu, reimbursement ketika melakukan dinas luar kota, hingga denda dan pajak serta asuransi ketenagakerjaan.

Setiap variabel disesuaikan dengan kondisi nyata yang dialami karyawan. Pada masa sebelum menjamurnya sistem HRIS atau Human Resources Information System, penghitungan tiap variabel ini dilakukan secara manual, atau maksimal dengan bantuan software sederhana seperti spreadsheet. Namun dengan kehadiran HRIS, proses hitung gaji karyawan jadi jauh lebih mudah dan cepat.

1. Terintegrasi dengan Jam Kerja

   Penggunaan sistem informasi ini memungkinkan penghitungan gaji terintegrasi dengan keseluruhan total jam kerja yang karyawan berikan untuk perusahaan dalam satu bulan. Jam kerja ini termasuk jam kerja rutin (pada absen masuk dan pulang kantor), jam kerja lembur, jam kerja di luar kantor, hitungan izin atau cuti dan sebagainya.

   Nantinya integrasi yang terjadi juga memerlukan partisipasi dari karyawan untuk melaporkan jam kerja yang dilakukan. Karyawan bisa melaporkan setiap jam yang dihabiskannya untuk bekerja atau cuti pada aplikasi yang tersemat dalam smartphone yang dimiliki. Aplikasi ini akan terhubung pada database pusat, sehingga data yang masuk menjadi dasar untuk melakukan hitung gaji karyawan.

2. Pengaturan Potongan Pajak dan Asuransi Wajib

   Penyampaian gaji atau payroll juga wajib mempertimbangkan peraturan yang berlaku di negara ini, seperti terkait pajak penghasilan dan asuransi wajib atau BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Kedua variabel ini wajib dimasukkan ke dalam penghitungan gaji karyawan demi memenuhi kewajiban perusahaan sebagai badan dengan penghasilan tertentu yang mempekerjakan karyawan dalam proses usahanya.

   Pajak yang berlaku paling umum adalah Pajak Penghasilan Pasal 21 yang menjadi pemotong atas gaji karyawan yang diberikan. Tarifnya beragam, sesuai penghasilan yang diterima dan disetorkan secara rutin pada negara. Untuk asuransi sendiri perusahaan bisa mengikutsertakan karyawan pada program yang disediakan BPJS Ketenagakerjaan dan pembayaran iurannya dibagi antar perusahaan dan karyawan.

   Dengan menggunakan software HRIS untuk mengelola payroll, HRD tidak lagi perlu melakukan proses hitung gaji karyawan berulang pada variabel ini (yang biasanya memiliki nilai sama setiap bulan). Sistem akan dapat diatur sedemikian rupa sehingga menyesuaikan dengan regulasi yang berlaku. Kewajiban karyawan dan perusahaan sebagai wajib pajak dan peserta BPJS bisa dilaksanakan tanpa memakan lebih banyak waktu.

3. Data Arsip Lengkap & Sistematis

   Selain ketepatan penghitungan gaji karyawan yang meningkat karena penggunaan software HRIS, HRD, perusahaan dan karyawan juga bisa menikmati fitur lain yang dinilai sangat bermanfaat di era digital ini, yakni sistem pengarsipan yang rapi.

   Pengarsipan yang disediakan oleh HRIS akan tersusun rapi dan sistematis berdasarkan periode penyampaian gaji untuk setiap karyawan. Arsip pada database dapat ditinjau berdasarkan kategori yang dikehendaki, sehingga HRD dan perusahaan bisa mendapatkan informasi yang diperlukan dengan cepat ketika diperlukan suatu saat nanti.

   Untuk karyawan sendiri, arsip ini (berupa slip gaji lengkap) dapat diakses dengan mudah melalui aplikasi yang tersedia pada smartphone yang dimiliki. Akses pada arsip slip gaji dimiliki oleh setiap karyawan, mengingat slip gaji juga menjadi salah satu hak karyawan. Pengarsipan ini tentu lebih aman dan memiliki resiko minimum untuk kerusakan berkas slip gaji yang dimiliki.

Selain ketiga hal di atas, software HRIS juga menyediakan banyak fitur lain. Pengajuan cuti misalnya, tidak lagi harus dilakukan dengan mendatangi bagian HRD secara langsung. Proses cuti bisa dilakukan dengan media aplikasi. Prosesnya juga akan memakan lebih sedikit waktu, karena approval dari atasan dilakukan semudah mengklik opsi pada layar gadget-nya.

Proses hitung gaji karyawan, wajib dilakukan dengan cermat demi menjamin terpenuhinya hak karyawan. Untuk membantu HRD dan perusahaan, Mekari Talenta hadir sebagai solusi penghitungan payroll setiap karyawan. HRIS terpadu yang memiliki beragam fitur ini bisa diadaptasikan dengan sistem yang dimiliki perusahaan, sehingga akan lebih efektif dalam penerapannya. Ketahui lebih lanjut dan coba demo Talenta di sini.