Keuntungan Penerapan Sistem Employee Self Service Bagi Perusahaan | Sleekr

Keuntungan Penerapan Sistem Employee Self Service Bagi Perusahaan

Rishna Maulina March 15, 2019 Human Resources (HR), Sumber Daya Manusia

Keuntungan Penerapan Sistem Employee Self Service Bagi PerusahaanTernyata tidak semua perusahaan ingin menerapkan sistem Employee Self Service (ESS). Bagi perusahaan yang mau menerapkannya, karena mereka menganggap bahwa ESS dapat meningkatkan kualitas proses HRD di perusahaan. Sedangkan bagi sebagian perusahaan yang tidak mau menerapkan ESS, karena mereka khawatir justru akan terjadi kekacauan di perusahaan karena banyaknya aturan yang berganti dan bagaimana kerahasiaan data misalnya gaji, dapat terjaga. Sebenarnya, sistem ESS dapat melakukan hal lebih dari yang Anda bayangkan. Berbagai manfaat dan keuntungan akan diketahui saat Anda menemukan bahwa ESS mampu menjawab keraguan Anda untuk mengimplementasikannya. Ketahui lebih lengkap terkait penjelasan Employee Self Service dan apa saja keuntungannya bagi perusahaan Anda.

  1. Memahami Employee Self Service (ESS)

    Keuntungan Penerapan Sistem Employee Self Service Bagi PerusahaanEmployee Self Service (ESS) merupakan sebuah fitur yang ditawarkan oleh Human Resource Information System (HRIS) modern dan canggih. ESS merupakan portal yang dapat digunakan karyawan untuk masuk dan mengakses data human resource ke akun mereka masing-masing. Data yang dapat diakses setiap karyawan tersebut biasanya meliputi informasi pribadi, tugas-tugas harian, data cuti, serta riwayat absensi. Selain itu, fitur ini juga dapat digunakan untuk menyampaikan permintaan cuti, sakit, atau izin karyawan kepada manajer masing-masing.

    Kurangnya pengetahuan karyawan tentang IT, SDM, atau lainnya di perusahaan sering menjadi sebuah kendala karena setiap karyawan harus menghubungi karyawan lain untuk mendapatkan jawabannya. Hal tersebut tentu saja akan membutuhkan waktu dan usaha, atau dengan kata lain akan menguras produktivitas. Maka sebagai salah satu solusi untuk persoalan tersebut, Employee Self Service dapat diterapkan. ESS akan meningkatkan produktivitas dan keterlibatan setiap karyawan dengan akses mudah ke informasi yang konsisten dan terkelola. ESS yang menyediakan sumber pengetahuan utama bagi kebutuhan karyawan akan memberi jawaban yang tepat di waktu yang tepat pula di seluruh portal, perangkat, serta aplikasi. Penerapan ESS juga penting untuk membuat keterlibatan langsung karyawan dengan perusahaan. Setiap karyawan dapat memegang tanggung jawab terhadap data pribadi mereka masing-masing dan bisa mengaksesnya kapan dan dimana saja. Keterlibatan ini penting untuk meningkatkan loyalitas setiap karyawan kepada perusahaan.

  2. Keuntungan Penerapan Sistem Employee Self Service

    Keuntungan Penerapan Sistem Employee Self Service Bagi PerusahaanPada umumnya, ESS dapat bermanfaat untuk efisiensi dan peningkatan produktivitas karyawan. Semua aktivitas berbasis ESS dapat dilakukan secara real-time selama 24 jam setiap harinya dan dapat dilakukan dimanapun. Manfaat penerapan sistem ini tidak hanya dirasakan oleh perusahaan, tetapi juga oleh masing-masing karyawan. Ada beberapa manfaat penerapan ESS di perusahaan, antara lain adalah sebagai berikut:

    1. Data karyawan lebih akurat

    Tidak semua perusahaan selalu memperbaharui data karyawan. Memang beberapa data cenderung tidak mengalami perubahan dalam jangka waktu dekat seperti data identitas,  data keluarga, data perpajakan, dan lain sebagainya. Namun, data-data pribadi seperti kontak nomor telepon, alamat email pribadi, alamat tempat tinggal sekarang merupakan data yang cenderung sering berubah dalam waktu singkat. Sehingga memperbaharui data karyawan menjadi salah satu hal penting yang perlu dilakukan agar lebih akurat. Cara yang paling mudah untuk melakukan update terhadap data-data tersebut adalah meminta karyawan untuk melakukan perubahan sendiri atas data-data dirinya. Setiap karyawan akan bertanggung jawab untuk update setiap perubahan data dirinya yang ada di dalam sistem. Proses ini tentu akan rumit apabila karyawan tidak memiliki akses ke dalam sistem. Itulah mengapa penggunaan sistem ESS menjadi penting dan lebih menguntungkan.

    2. Dapat meningkatkan efisiensi

    Aplikasi ESS dapat digunakan oleh setiap karyawan untuk melakukan pengajuan ijin dan cuti secara online dan real-time. Dengan begitu, setiap karyawan tidak lagi memerlukan permohonan cuti dan ijin melalui form kertas, atau mengirim email ke atasan atau departemen terkait. Karyawan juga tidak perlu menanyakan status form kertasnya apakah sudah ditandatangani atau belum. Dengan begitu, penggunaan aplikasi ESS ini lebih menghemat waktu dan dapat mengurangi pekerjaan administrasi yang tidak diperlukan. Selain itu, setiap karyawan juga dapat secara aktif dan mandiri dalam melakukan pengecekan apakah data yang telah terinput pada sistem adalah data yang valid. Apabila ternyata data yang diinput adalah data yang tidak valid, maka karyawan dapat menanyakan atau langsung mengubah data tersebut (jika diperbolehkan) agar data tersebut menjadi benar dan akurat.

    3. Sistem yang ramah lingkungan

    Penggunaan sistem ESS dianggap aman dan nyaman karena bersifat ramah lingkungan. Hal ini dikarenakan ESS dapat mengeliminasi proses berbasis form kertas yang akan menambah daftar tumpukan kertas yang sebenarnya tidak penting untuk disimpan. Kebanyakan orang yang bekerja di kantor akan mengeluh saat melihat tumpukan folder dan kertas yang tidak tersusun rapi.  ESS dapat mengeliminasi persoalan ini dengan menyajikan penyampaian informasi berbasis elektronik sehingga Anda tidak lagi membutuhkan form kertas.

    4. Keamanan data dapat lebih terjamin

    Penyimpanan data yang dilakukan melalui sistem ESS akan disimpan secara elektronik melalui media penyimpanan database. Menyimpan data dalam bentuk kertas sudah tidak lagi dilakukan dalam 10 tahun terakhir ini.  Selain menghabiskan lebih banyak ruang penyimpanan, keamanan data yang disimpan secara fisik lebih merepotkan. Dengan melakukan penyimpanan data secara online, maka Anda dapat melakukan enkripsi pada data tersebut. Dan sistem ESS akan membuat proses penyimpanan tersebut menjadi semakin cepat.

Dengan adanya sistem Employee Self Service, perusahaan dapat memonitor produktivitas dan efisiensi karyawan melalui data absensi karyawan secara real-time. Selain itu, perusahaan juga dapat menghemat beban operasional karena proses pencatatan absensi yang tadinya manual akan secara otomatis dilakukan oleh sistem. Pilihlah aplikasi atau software yang aman dan terpercaya untuk perusahaan Anda. Sleekr menyediakan software HR yang praktis, andal, dan mudah digunakan kapan dan di mana saja.

Software HR ini telah dilengkapi berbagai fitur canggih dan terbaik untuk manajemen perusahaan Anda. Sleekr sebagai software HR Indonesia akan mempermudah pekerjaan Anda dalam mengelola database karyawan. Mulai dari direktori karyawan dan struktur organisasi yang selalu ter-update, karyawan memiliki kebijakan sesuai jabatan terakhirnya, dan Anda juga lebih mudah dalam menangani promosi, mutasi, hingga karyawan baru. Coba sekarang juga di sini!