BPJS Ketenagakerjaan adalah salah satu komponen yang wajib diikuti oleh semua tenaga kerja atau karyawan suatu perusahaan. Apapun bidang perusahaan tersebut dan di level manapun karyawan ditempatkan harus menjadi peserta BPJS Ketenagakerjaan. Sehingga anggapan bahwa hanya yang memiliki resiko pekerjaan yang tinggi saja yang harus menjadi peserta itu salah. Dengan keempat programnya, BPJS Ketenagakerjaan memiliki berbagai manfaat yang berlipat. Keempat program tersebut adalah Jaminan Hari Tua, Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Pensiun, dan Jaminan Kematian.

Dari keempat program utama tersebut, Jaminan Hari Tua menjadi salah satu program yang banyak mendapat pujian karena karyawan dapat terjamin masa tuanya meskipun sudah pensiun dari pekerjaannya. Salah satu faktor yang membuatnya menarik adalah program ini dapat di klaim sebelum datangnya masa pensiun karyawan tersebut datang. Terdapat 3 jenis klaim yang dapat dilakukan, yaitu klaim untuk persiapan pensiun karyawan, klaim untuk membantu biaya membeli rumah dengan sistem KPR. Terakhir klaim untuk karyawan yang benar-benar sudah berhenti bekerja dengan alasan di PHK atau memang sudah waktunya pensiun.

Karena banyaknya karyawan yang menaruh perhatian kepada program ini, Anda sebagai HR harus memahami seluk beluknya agar Anda dapat mengedukasi karyawan tentang klaim BPJS secara mandiri. Kemudian klaim BPJS Ketenagakerjaan sendiri dapat dilakukan dengan 2 cara. Pertama datang sendiri ke kantor BPJS terdekat dari kantor Anda atau kedua, Anda lakukan sendiri dengan cara e-klaim atau klaim elektronik. Maka dari itu, berikut langkah-langkah yang harus ditempuh untuk melakukan e-klaim BPJS.

1. Membuat Akun

   Karyawan Anda harus membuat akun terlebih dahulu di sso.bpjsketenagakerjaan.go.id. Setelah masuk ke halaman tersebut, karyawan Anda akan diminta untuk mengisi beberapa data diri. Data-data tersebut adalah nomor KPJ (Kartu Peserta JHT) aktif yang berisi 11 digit angka, nama, tanggal lahir, nomor e-ktp, nama ibu kandung, nomor handphone, dan alamat email yang nantinya akan mendapat kode verifikasi atau PIN sekali pakai.

2. Nomor Kode Aktivasi

   Setelah mendapatkan nomor kode aktivasi atau PIN sekali pakai, isikan pada tempat yang disediakan. Lalu klik tombol Submit. Dengan begitu peserta akan resmi memiliki akun pada halaman resmi BPJS. Akun ini nantinya dapat digunakan tidak hanya untuk klaim JHT saja namun terdapat beragam pilihan menu atau fitur di dalamnya.

3. Pilih Menu E-klaim

   Jika sudah berhasil masuk, mereka harus memilih menu e-klaim JHT. Langkah ini hanya akan dilalui oleh peserta yang akun barunya sudah terverifikasi oleh pihak BPJS Ketenagakerjaan. Sehingga mungkin akan butuh waktu beberapa menit untuk mendapat pilihan menu e-klaim ini.

4. Melengkapi Data-data

   Setelah memilih, peserta yang akan melakukan klaim JHT diharuskan mengisi data-data lagi. Kali ini akan ada formulir khusus, yaitu formulir Pengajuan Klaim Elektronik. Formulir ini lebih kompleks sebagai persyaratan melakukan klaim JHT. Didalamnya karyawan Anda harus memilih salah satu alasan melakukan klaim. Dari situ sudah terlihat bahwa hanya ada sebagian alasan yang diberi izin melakukan klaim JHT.

5. Dokumen yang Disiapkan

   Kemudian karyawan Anda akan diminta mengunggah beberapa file pendukung yang harus disiapkan sebelumnya. Dokumen tersebut adalah KTP, Kartu Peserta BPJS Ketenagakerjaan/JAMSOSTEK, Kartu Keluarga, Paklaring (surat keterangan berhenti bekerja yang dibuat dan diberikan perusahaan tempat mereka bekerja sebelumnya), dan buku tabungan bank milik karyawan. Disinilah tugas Anda sebagai HR, di mana Anda berkewajiban untuk memberikan dokumen yang dibutuhkan karyawan seperti surat paklaring.

   Minta karyawan Anda untuk men-scan terlebih dahulu dokumen-dokumen di atas agar ketika akan melalui langkah ini, mereka tidak perlu harus keluar dari akun tersebut. File yang disiapkan sudah tinggal mengunggah saja. Setelah mengunggahnya, mereka akan mendapat email berisi data pengajuan pencairan melalui e-klaim. Serta informasi mengenai kantor cabang BPJS Ketenagakerjaan terdekat untuk melakukan validasi data secara manual.\

6. Validasi Data Manual

   Kemudian karyawan Anda tinggal menunggu panggilan untuk datang ke kantor cabang BPJS tersebut. Biasanya hal ini membutuhkan waktu maksimal 1 minggu sejak mereka selesai mengunggah kelengkapan administrasi diatas. Ketika validasi data secara manual ini, para karyawan harus memastikan membawa dokumen asli yang sudah diunggah saat mendaftar e-klaim BPJS Ketenagakerjaan. Jangan sampai ada yang tertinggal agar mereka tidak perlu mengulangnya dari awal. Keuntungan menggunakan e-klaim BPJS adalah peserta BPJS tidak perlu mengantre terlalu lama.

7. Pencairan Dana BPJS

   Selanjutnya, karyawan Anda akan dipanggil untuk mengurus proses transfer saldo JHT atau BPJS tersebut ke rekening mereka. Setidaknya hal ini akan membutuhkan waktu normal 10 hari kerja sampai saldo tersebut dikirim ke rekening mereka. Sehingga Anda juga harus menghimbau mereka untuk tidak terburu-buru menanyakan kapan saldonya akan cair.

Meskipun langkah-langkah di atas tetap mengharuskan karyawan Anda datang ke kantor BPJS Ketenagakerjaan, setidaknya karyawan Anda tidak perlu membutuhkan banyak waktu untuk mengantre. Serta mereka dapat memastikan kelengkapan administrasinya secara lebih hati-hati di rumah. Sedangkan Anda juga perlu memastikan tugas administrasi karyawan bulanan Anda selesai tepat waktu dan tidak menumpuk di akhir bulan.

Untuk memudahkan Anda dalam mengelola administrasi karyawan, khususnya melakukan potongan iuran BPJS Karyawan, Anda dapat menggunakan aplikasi HR Talenta. Dengan Talenta, seluruh urusan administrasi perusahaan Anda lebih cepat dan aman. Selain itu, data dalam Talenta juga telah terintegrasi, sehingga mempermudah Anda dalam melakukan proses payroll. Ketahui tentang Talenta lebih lanjut di sini.